Landelijke Archieven
Referentie Architectuur
Architectuur voor duurzame
toegankelijkheid van
informatie
Archiefinstellingen hebben een Januskop. Enerzijds kijken ze naar de gebruiker van het cultureel erfgoed.
Anderzijds kijken ze nadrukkelijk richting archiefvormer die ze steeds vaker ondersteunen met specifieke
dienstverlening rondom digitaal archief.
Nieuwe uitdagingen, nieuwe architectuur
Duurzaam beheerd archief
Petra Helwig en Roland Bisscheroux I
Eerder berichten wij in het Archievenblad over de ontwikkeling
van een Enterprise Architectuur voor archiefinstellingen.1 Begin
2013 is deze architectuur als richtinggevend vastgesteld door
het Convent van Nationaal Archief en de Regionale Historische
Centra (RHC's) in de provincies. De architectuur is gericht op de
gezamenlijke ingebruikname van een e-depot: het geheel van
organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer,
personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en
software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale
archiefbescheiden mogelijk maakt.2 Twee jaar later zijn er
ontwikkelingen die vragen om een uitbreiding van die
Enterprise Architectuur: 'uitplaatsing' van archief vóór de
formele overbrenging naar een archiefbewaarplaats én
ontsluiting van die informatie uit het e-depot via een landelijke
infrastructuur. In onderstaande bijdrage wordt vanuit de
Enterprise Architectuur van archiefinstellingen een aanzet
aangedragen voor deze uitdaging: digitale duurzaamheid én
ontsluiting van historische gegevens.
De Enterprise Architectuur 2.0 wordt op dit moment uitgewerkt
onder leiding van het Nationaal Archief met medewerking van
de RHC's. De nieuwe Enterprise Architectuur voor archiefinstel
lingen beoogt op beide uitdagingen een antwoord te geven,
waardoor archiefvormers 'ontzorgd' worden van het digitale
duurzaamheidsvraagstuk en archiefinstellingen van de ontsluitings-
problematiek. Deze kan in potentie een referentiearchitectuur
voor de gehele archiefsector worden, die ook voor niet-over-
heidsinstellingen een oplossing kan bieden: LARA, ofwel
Landelijke Archieven Referentie Architectuur.
Beide kanten van de Januskop zien dus iets nieuws: aan de kant
van de archiefvormer hebben archiefinstellingen de uitdaging
om uitplaatsing en actief openbaar maken van archief mogelijk
te maken. De archiefconsument verwacht van zijn kant steeds
meer dat verschillende vormen van cultureel erfgoed aan elkaar
worden verbonden. Op beide ontwikkelingen, waarop de
architectuur moet aansluiten, gaan we hieronder eerst in.
Het artikel 'Architect, richt de digitale wereld duurzaam in'3
noemt een drietal doelen van duurzaam beheerd archief: zorgen
dat de organisatie kan voldoen aan (Archief)wet- en regelgeving,
verantwoording kan afleggen en transparantie bevorderen.
Archief heeft vanzelfsprekend een functie in de uitvoering van
bedrijfsprocessen. Organisaties moeten om te beginnen voor de
bewaring van informatie voldoen aan wet- en regelgeving, met
een ander woord: 'compliancy'. Voor overheidsorganen zoals
ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen maar ook
bepaalde particuliere instellingen is vooral de Archiefwet en
-regelgeving van belang. De Archiefwet gaat over te vernietigen
informatie, te bewaren informatie en informatie die langdurig
te bewaren is voor vernietiging. Overheidsorganen brengen na
uiterlijk 30 jaar hun te bewaren archief over naar een aange
wezen archiefbewaarplaats, meestal een archiefinstelling.
Ook voor organisaties die niet onder de Archiefwet vallen, is er
wet- en regelgeving die verplichtingen oplegt voor de bewaar
termijn van bepaalde informatie. Dit betreft vooral langdurig te
16 2015 nummer 1
