Archief 2020
Inhaalslag bewerking papieren archieven
ME: 'Hoe meer je het over die spagaat hebt, des te groter de
spagaat wordt. Ik probeer deze zaken juist te verbinden en ga
uit van het continuüm. De informatiehuishouding op orde is van
belang voor toekomstige generaties. Zo is de VOC ooit ook met
haar informatie omgegaan. Iedereen realiseert zich goed dat
digitale werkprocessen op orde moeten zijn en daarbij vraagt
men zich terecht af 'what's in it for me?'. Het maakt je werk
eenvoudiger. Wij archivarissen zijn als ontvangers gebaat bij
'informatie op orde', maar we zijn niet verantwoordelijk voor
het primaire proces van inrichting van de informatiehuishou
ding. Die verantwoordelijkheid ligt in mijn geval bij het Rijk zelf.
Daarnaast zijn er ondersteunende zaken zoals een programma
als Doc-Direkt voor het wegwerken van archiefachterstanden.'
'Naast informatie op orde vergt met name het documenteren van de
samenleving aandacht' (foto Anne Reitsma).
kader van het programma Archief 2020). De omloopsnelheid
van informatie is kort. Waardering en selectie is niet eenvoudig.
Je moet als archivaris personen/instellingen helpen om duurzaam
te archiveren. Om te bepalen wat je in huis wilt halen kun je
een trendanalyse doen, zoals het Stadsarchief Amsterdam heeft
gedaan. Van welke 'stakeholders' wil je in de toekomst
archieven verwerven? Die partijen moet je nu al benaderen
anders ben je te laat. Het archiefwezen is niet echt snel met
deze ontwikkelingen.'
Archief 2020 is een innovatieprogramma waarin de
archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Neder
land samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijk
heid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste
archieffunctie. Dit gebeurt in opdracht van het ministerie
van OCW waarbij het Nationaal Archief de opdrachtnemer is.
Het programmabureau is daarom ook bij het Nationaal
Archief gehuisvest. Het programma is medio 2013 formeel
van start gegaan en loopt tot en met 2016. Gedurende de
looptijd werkt het programma aan vijf doelen:
1) Digitale duurzaamheid. De overheid borgt op een duur
zame manier de toegankelijkheid van overheidsinformatie.
2) Openbaarheid. De overheid maakt overheidsinformatie
beter inzichtelijk en beschikbaar voor iedereen.
3) Toegankelijkheid. De samenleving haalt maximaal
maatschappelijk rendement uit gezamenlijke archieven.
4) Documenteren van de samenleving. Naast de primaire
archieftaak zorgt de archiefsector gezamenlijk voor
veiligstelling van belangrijke particuliere archieven.
5) Kwaliteitszorg en bestelversterking. Samen vormen we
een kennisnetwerk van toekomstvaste
archiefinstellingen.
Bron: www.archief2020.nl
RS: 'De spagaat tussen zorg voor de recht- en bewijsfunctie van
archieven en de erfgoedfunctie (publiekskant) zit ook al
ingebakken in uw functies: u bent algemene rijksarchivaris en
algemeen directeur van het Nationaal Archief. De zorg voor de
informatiehuishouding van het Rijk met al die verschillende
ministeries lijkt me geen eenvoudige opgave, of komt dat wel
goed?'
Het Rijk werkt steeds meer digitaal, maar heeft nog een
flinke klus om de 'papieren' archieven uit de periode 1975
2005 veilig te stellen. Zo'n 175 strekkende kilometer moet
de komende jaren worden bewerkt. De bewerkingsorgani
satie Doc-Direkt voert het werk in opdracht van de departe
menten uit. De ministerraad heeft daartoe in 2009 extra
middelen beschikbaar gesteld. In 2019 moeten de werk
zaamheden zijn voltooid.
Het departement BZK treedt namens alle departementen op
als gemandateerd opdrachtgever en heeft de regie over het
project. Departementen, Doc-Direkt en het Nationaal Archief
maken afspraken over de concrete uitvoering in het
ketenoverleg.
Het ministerie van BZK is niet alleen eigenaar van Doc-
Direkt. BZK treedt namens de departementen ook op als
opdrachtgever aan Doc-Direkt bij het wegwerken van de
achterstanden. Om die taak goed te vervullen is een stuur
groep ingericht, de Stuurgroep Archief Achterstanden
(SGAA). Daarin zitten de gemandateerd opdrachtgever
(BZK), de directeur van Doc-Direkt, de directeur van het Nationaal
Archief en een vertegenwoordiger (BUZA) namens de
departementen. De stuurgroep bepaalt de strategie en
planning.
In het verlengde van de stuurgroep opereert de Werkgroep
Archief Achterstanden (WGAA). De werkgroep is eveneens
samengesteld uit vertegenwoordigers van BZK, Doc-Direkt,
Nationaal Archief en departementen. De werkgroep advi
seert de stuurgroep met name over de prioritering en plan
ning van het werk en signaleert knelpunten in de keten voor
de SGAA.
Bron: www.archieven.nl
RS: 'In De Volkskrant van 12 november 2014 uitte u uw zorg dat
de 'afgelopen twintig jaar zomaar de slechtst gedocumenteerde
periode uit de geschiedenis kan worden'. Hoe erg is dat? Niet
alle geschiedperioden zijn even goed gedocumenteerd. Toch
vormen historici zich een beeld van het verleden.'
ME: 'De kans bestaat dat over 1000 jaar blijkt dat we van onze
periode net zo'n beperkt archief hebben als van laten we
zeggen de 17e eeuw. Ik doe er geen uitspraak over of dat erg is
of niet. Archiveren in het digitale tijdperk, denk aan sociale
14 2015 nummer 1
