De assen van het positioneringsmodel
E. Externe oriëntatie
Het model is gebaseerd op een concept
dat Berenschot gebruikt voor maat
schappelijke organisaties. Deze
organisaties maken verschillende keuzes
in de invulling van hun rollen en
activiteiten voor de diverse doel
groepen, en dit model toont die
invulling. Het model brengt in eerste
instantie het huidige profiel in beeld
(zelfbeeld), maar het leent zich
evengoed voor verkenningen van het
beeld dat buitenstaanders hebben van
de organisatie (extern beeld) en voor
het bepalen van de gewenste toekom
stige positionering (wensbeeld).
Gemiddelde score van 60 instellingen
A. Publieksbereik
1ll
ar
6r
4r
E. Externe oriëntatie yS
l. Collecties
20
D. Informatiebeheer
C. Advies en toezicht
In samenspraak met bestuursleden van BRAIN en het
programmabureau van Archief 2020 hebben wij geformu
leerd op welk soort functies en taken een archiefinstelling
zich kan onderscheiden. Het profiel van een archiefinstelling
wordt in een model met vijf assen gevisualiseerd. We
hebben hiertoe de assen benoemd en voor elk van de assen
hebben we rollen, verantwoordelijkheden en activiteiten
uitgewerkt. Iedere instelling zal per definitie en op grond van
de Archiefwet op elk van de assen tenminste enkele
activiteiten verrichten. Verschillen in de profielen ontstaan
door de mate waarin bij de besteding van tijd, aandacht en
geld prioriteit wordt gegeven aan een of meer van de vijf
assen.
A. Publieksbereik
Het betreft hier de functies die specifiek zijn gericht op de
particulier, de burger en andere private klanten. Het gaat
onder meer om het bieden van een fysieke en/of digitale
studiezaal, het organiseren van lezingen en tentoonstel
lingen, het inzetten van publieke en sociale media en het
organiseren van ontmoeting en samenkomst.
B. Collecties
Deze as omvat de functies rond het verwerven en beheren
van historische en actuele archieven en collecties (biblio
theekcollectie, documentatie, beeldmateriaal). Acquisitie,
conservering en restauratie, materieel verzorgen, verpakken
en depotbeheer van zowel private archieven en collecties als
overheidscollecties maken hiervan deel uit.
C. Advies en toezicht
Het gaat bij deze as om het bedienen van de overheid, dus
de strategische functies ten behoeve van overheidsklanten
zoals het Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen. Het
betreft met name het wettelijk toezicht op en de advisering
van zorgdragers. Aandachtsgebieden zijn onder meer
overbrenging, informatiemanagement, digitale archivering,
waardering en selectie, openbaa8h eid (privacy en WOB),
agenderen van en deelnemen aan Strategisch Informatie
Overleg.
D. Informatiebeheer
Deze as betreft de interne en vaak informatietechnische
functies met beheersmatig karakter. Hieronder vallen
DIV-werkzaamheden ten behoeve van zorgdragers, selectie
en vernietiging van archieven, digital born databeheer,
backoffice archieftaken, afhandeling van interne en over-
heidsvragen, beheer van private archieven, ontsluiting en
metadatering van archiefbronnen en de uitvoering van
digitalisering (bulk scanning, scanning on demand et cetera).
Deze as betreft de invulling van dee externe relaties en de
vormen van samenwerking. Het gaat er hierbij om in
hoeverre de archiefinstelling actief deelneemt aan
netwerken, partnerschappen vormgeeft, samenwerkt en
kennis uitwisselt met andere ar4hief- en erfgoedinstellingen,
commerciële partijen, overheidsorganisaties en publieks
groepen. Ook wordt gekeken in w elke mate een archief
instelling shared services en andere dienstverlening heeft
ingericht, taken heeft uitbesteed en of er wordt gewerkt met
service level agreements en prijsinstrumentarium. Deze as
brengt in beeld in welke mate een archiefinstelling auto
noom dan wel alt; partner in een breed netwerk functioneert.
Via een vragenlijst hebben 60 archiefinstellingen het huidige
zelfbeeld in kaart gebracht, waarmee de mate waarin elk
archief nu belang hecht aan en activiteiten uitvoert op elk
van de assen duidelijk wordt. Eerst is gevraagd naar
algemene kenmerken, verder naar specifieke kenmerken en
prestatie per as, en ten slotte om verdeling en prioritering per as.
De scores kunnen variëren tussen 20 en 100 punten. De score
geeft aan hoe intensief de instelling invulling geeft aan de
functies bij die as. Zo levert dit voor elke instelling een
visueel profiel van het zelfbeeld op.
nummer 9 2014 11
