Marketing pr
bij archiefinstellingen
Niet voor het eerst en zeker niet voor het laatst bestookten
redacteuren van het Archievenblad archiefinstellingen met een
aantal vragen, dit keer inzake hun pr- en marketingbeleid, of
juist het gebrek daaraan. Hoeveel fte heeft men beschikbaar, is er
een beleidsplan of zijn er in elk geval concrete doelstellingen? Is er
een budget, richt de pr zich exclusief op lokale media of wordt ook
landelijke publiciteit nagestreefd? Last but not least: wat zijn de meest
in het oog springende resultaten in het lopende of afgelopen jaar?
RHC Groninger Archieven
We starten in het noorden met de RHC
Groninger Archieven. Het RHC heeft
geen aparte medewerker(s) voor pr/
marketing. Wel hebben een aantal
medewerkers taken op dit terrein. Het
aantal beschikbare of hieraan bestede
uren wisselt door het jaar heen. Er is
geen overkoepelend pr/marketing
beleidsplan, maar wel op onderdelen,
per project of activiteit. Steeds meer
wordt gewerkt met een brede mediamix.
De doelstelling is vooral: het vergroten
van de naamsbekendheid en nieuw
publiek bereiken voor bestaande
activiteiten. Gemeten worden onder
meer het aantal Facebook-likes, het
aantal Twitter-volgers, het aantal
verzendadressen voor de nieuwsbrief en
ook bekijkt het RHC iedere keer hoe
bepaalde acties uitwerken. Een
geoormerkt budget is er niet. Wel is er
geld voor incidentele acties en
producten. Het RHC Groninger Archieven
drijft op 'free publicity'. De aandacht
richt zich vooral op lokale en regionale
media, ook al worden persberichten
mede aan landelijke media gestuurd.
Worden er ondanks de beperkingen in
fte en budget resultaten geboekt?
Jazeker! Verleden kalenderjaar was er
relatief veel aandacht voor fysieke
presentaties rond nieuwe toegangen en
veel aandacht voor de rondleidingen-
week (voor een groot deel van de
aanmeldingen afhankelijk van de
berichtgeving in de gedrukte media en
door lokale/regionale RTV). Dit jaar
bereikt het RHC Groninger Archieven
met een project in samenwerking met
twee musea andere media, zoals
aankondigingen achter op bussen en de
berichtgeving van de VVV/Marketing-
Groningen. Vooral die laatste organisatie
wilde tot nu toe geen aandacht aan de
activiteiten besteden. Wel is het zo, dat
Redactie Archievenblad I
Foto: Sjoerd Knibbeler.
Ter overdenking: steeds meer instellingen
werken samen met andere partijen aan
projecten die op zich veel media-aandacht
krijgen. Het project staat in de belang
stelling, meer dan de deelnemende
instellingen. De vraag is of dit erg is.
Door samenwerking vergroot je de
'exposure'. De rol van jouw instelling als
medeorganisator dan wel leverancier
van kennis/materiaal raakt wellicht wat
op de achtergrond in de ogen van het
publiek/de media, maar bij slimme
rapportages (website, nieuwsbrief,
jaarverslag) niet in de ogen van de
bestuurders. Met name politici gaan
glimmen bij het woord 'samenwerking.'
In plaats van zoveel mogelijk bezoekers
naar je website en/of studiezaal te lokken
(en die eindeloos te turven), zorg je nu
voor de benutting van je kennis en
materialen door een veel breder publiek.
Het materiaal van een archiefinstelling
dat gebruikt wordt in een documentaire,
publicatie, lespakket, tentoonstelling,
voorstelling enzovoort wordt gezien
door heel wat meer mensen dan alleen
de vaste bezoekers. Dat bereik is niet
altijd goed te kwantificeren, maar wat
zou dat? Het geeft in elk geval aan dat
een archiefinstelling geen pakhuis is,
maar actief op zoek gaat naar mogelijk
heden om kennis en materialen onder
de aandacht te brengen van verschillende
doelgroepen, waarbij samenwerking
wordt gezocht met andere partijen uit
overwegingen van efficiency en
publieksbereik.
10 2014 nummer 8
