Aan de slag
Beperkte beleidsruimte
Nieuwe kennis nodig
gevolg hebben dat een archiefinstelling
de prioriteiten noodgedwongen
drastisch moet bijstellen, ook al staat
dat haaks op de eigen visie. Met name
organisaties die onderdeel uitmaken van
een gemeentelijke organisatie, worstelen
met rol- en bevoegdheidsvraagstukken
en hebben behoefte aan ondersteuning.
BRAIN is met Archief 2020 in gesprek
om adequate ondersteuning tot stand te
brengen voor instellingen die serieus
werk willen maken van kwaliteitszorg
en de verbetercyclus op gang willen
brengen. Dat kan veel instellingen een
beslissend zetje in de goede richting
geven. Het getuigt van lef om je als
instelling kwetsbaar op te stellen door
jezelf door een buitenstaander positief
kritisch te laten spiegelen. Een gesprek
met een externe adviseur, zoals de heer
Den Eerzamen deze heeft gevoerd bij
een drietal archieven, biedt echter wel
de basis voor het identificeren en oppakken
van verbetermaatregelen. Het risico van
zelfevaluaties is dat, doordat je zo
intensief inhoudelijk met de materie
bezig bent, je zelf niet altijd de gevaren
en kansen ziet (bedrijfsblindheid). Maar
ook zonder die steun kunnen instellingen
best aan de slag. Daarvoor is nu al een
handige en inspirerende best practice
van een middelgroot archief beschik
baar. Leden van BRAIN kunnen deze
gratis downloaden via: http://www.
archiefbrain.nl/downloads/toetsing_
kwaliteitszorg_archief_2013_leeg.doc.
Behalve een mooie handreiking voor
kwaliteitszorg is dit ook een prachtig
voorbeeld van de manier waarop
instellingen elkaar binnen een branche
vereniging kunnen versterken, en van
de manier waarop BRAIN al jaren werkt:
door, met en voor leden.
Rens Frommé bureaumedewerker BRAIN.
Frisse ideeën opdoen in de buitenlucht.
goed op de hoogte zijn van de ontwik
kelingen binnen de overheidsinformatie
voorziening en van de nieuwste ICT-
ontwikkelingen. Tegelijkertijd moeten
ook de archivistische kennis en de
inhoudelijke kennis van de collectie en
de lokale samenleving op peil blijven.
Door het sterke verloop en de vergrijzing
van personeel komt juist deze kennis in
het gedrang. Ook adviesvaardigheden
van medewerkers en het vermogen van
de organisatie om via de sociale media
helder en klantgericht te communiceren
moet beter ontwikkeld worden. Dat
vergt in veel instellingen niet alleen een
investering in de ontwikkeling van
individuele medewerkers, maar ook in
de cultuur van de organisatie als geheel.
Ontwikkelings- en veranderingsbereidheid
zijn belangrijke randvoorwaarden om
archiefinstellingen toekomstbestendig te
maken.
Overheidsarchiefinstellingen opereren
vaak in een politieke context die sterk
veranderlijk is en onduidelijk beïnvloed
baar. Sommige instellingen geven aan
weinig ruimte te hebben voor eigen
langetermijnbeleid. Wisselingen van
bestuurders en/of veranderingen in de
organisatorische ophanging kunnen tot
waardering en selectie, ordenen en
structureren van informatie en (actieve)
openbaarheid. Om die waarde
daadwerkelijk te kunnen verzilveren,
moeten ze beter in positie komen.
2. De aansluiting op de veranderende
vraag van klanten: meer maatwerk,
meer interactie, meer kanalen (fysiek,
Facebook, Twitter, blogs, fora, chat et
cetera), meer doelgroepen met meer
verschillende behoeften en vragen,
wisselende rollen en verhoudingen
(klant wordt leverancier; gaat zelf ook
toegangen maken, bronnenverzame
lingen aanleggen, digitale toepassingen
realiseren).
3. Het formuleren van eigen informatise-
ringsbeleid en het treffen van de juiste
voorzieningen daarvoor. Veel archief
instellingen maken deel uit van grotere
gehelen en zijn daarvan in sterke mate
afhankelijk op het gebied van auto
matisering. Dat sluit echter vaak slecht
aan bij de behoeften van de
archiefinstelling.
Om op deze punten daadwerkelijke
verbeteringen te kunnen realiseren, is
veel nieuwe kennis nodig en moeten
archiefmedewerkers nieuwe vaardig
heden leren. Archiefinstellingen moeten
nummer 5 2014 29
