Overeenkomsten en verschillen
Resultaten zelfevaluatie
Verbeterpunten
Het opstarten van een verbetercyclus is voor veel instellingen lastig, zo bleek tijdens de studiedag.
de organisatie zelf: in hoeverre werken
organisaties planmatig en bewust aan
de uitvoering van hun taken en maat
schappelijke opdracht, wat meten en
wat weten ze en wat doen ze met die
informatie als het gaat om bijsturen en
verbeteren van organisatie, medewerkers,
relaties en processen.
De Quick Scan is niet bedoeld als enquête
op basis waarvan branchebrede uitspraken
over kwaliteit gedaan kunnen worden.
Toch had het bestuur van BRAIN
behoefte om dwars door de instellings-
specifieke uitkomsten heen te kijken
naar opvallende overeenkomsten en
verschillen. Dit vooral met het oog op
het eventueel inzetten van groepsgewijze
en/of branchebrede verbeteracties, met
ondersteuning vanuit BRAIN en eventueel
het innovatieprogramma Archief 2020.
Daarom werd in oktober aan alle leden
van BRAIN gevraagd de eigen scores op
de Quick Scan in te vullen via de website
van BRAIN. Aan deze oproep gaven
27 archiefinstellingen gehoor: 12 kleine
archieven (tot 8 fte), 8 middelgrote
archieven (8-20 fte), 6 grote archieven
(>20 fte) en 1 waarvan de personele
omvang onbekend is.
Alle 27 archiefinstellingen ontvingen
hun eigen scores, vergeleken met de
gemiddelden van de andere deelnemers.
De gegevens die uit de Quick Scan naar
voren kwamen, zijn bovendien anoniem
op brancheniveau verzameld en
geanalyseerd. Dit zodat er een landelijk
beeld ontstaat van de kwaliteit van
archiefinstellingen en van verbeterpunten
die branchebreed, en wellicht in het
kader van Archief 2020, kunnen worden
aangepakt. In het algemeen vallen de
volgende zaken op:
1. Kleinere instellingen werken het minst
planmatig; grote instellingen het
meest. Enerzijds is de noodzaak
daartoe bij kleinere instellingen
minder groot, omdat de spon of
control kleiner is en er ook zonder
allerlei expliciete afspraken en
metingen overzicht is over wat de
organisatie doet.
Anderzijds is dit tekenend voor de
personele en financiële krapte bij de
kleinere instellingen. Zelfs het meedoen
aan de Kwaliteitsmonitor dienstverlening
is voor sommige instellingen te duur.
2. Archiefinstellingen scoren over de
hele linie beter aan de relationele kant
(samenleving, partners, medewerkers)
en minder goed aan de plan- en
procesmatige kant (strategie, processen,
kernprocessen). Alle laagste scores
zitten in het 'gebied' van de PDCA-
cyclus. De inzet van BRAIN op
kwaliteitszorg is kennelijk hard nodig
en het verdient aanbeveling dat door
te zetten.
3. De scores lopen sterk uiteen. Het zou
goed zijn om te kijken of er manieren
gevonden kunnen worden om
instellingen van elkaar te laten leren,
bijvoorbeeld door in regionaal
verband good practices aan elkaar te
presenteren en/of door instellingen
als een soort buddy aan collega
instellingen te verbinden om elkaar
verder te helpen.
Voor 2014 heeft BRAIN zich ten doel
gesteld de verbetermogelijkheden uit
de resultaten van de zelfevaluatie te
benoemen en de archiefinstellingen
te stimuleren deze daadwerkelijk te
realiseren. Om de resultaten van de
Quick Scan goed te kunnen duiden,
huurde BRAIN eind 2013 audit- en
controlprofessional Filip den Eerzamen
in om de belangrijkste verbetermogelijk
heden bij archiefinstellingen te
identificeren. Den Eerzamen voerde
gesprekken met een kleine, een
middelgrote en een grote archiefinstel
ling om vast te stellen hoe instellingen
met deze verbeterpunten aan de slag
kunnen en welke ondersteuning daarbij
wenselijk is.
Om de resultaten van de Quick Scan te
delen met het veld, organiseerde de
sectie Kwaliteitszorg op 10 maart j.l.
de studiedag 'De instrumenten voorbij'
in Utrecht. Op deze studiedag presen
teerde Den Eerzamen zijn eerste
bevindingen en spraken de deelnemers
over de vraag hoe instellingen de
uitkomsten uit de zelfevaluatie een
praktisch vervolg kunnen geven en om
kunnen zetten in verbeteringen van de
eigen organisatie.
Tijdens die studiedag bleek dat het op
gang brengen van de verbetercyclus
voor veel instellingen een lastige opgave
is. Met name voor de instellingen die nog
weinig planmatig werken, ontbreken de
daarvoor benodigde structuren.
Instellingen geven aan behoefte te
hebben aan praktische ondersteuning en
aan onderlinge uitwisseling ter inspiratie
en aansporing.
De deelnemers van de studiedag
inventariseerden de verbeterpunten
waarmee de branche volgens hen met
voorrang aan de slag moet:
1. De aansluiting op de digitale
veranderingen in de archiefvormende
organisaties. Archiefinstellingen zitten
onvoldoende aan tafel wanneer er
over archivering wordt besloten.
Anderzijds moeten zij ook niet de
illusie hebben dat ze de gemeente
lijke informatiehuishouding op orde
kunnen krijgen. Hiervoor hebben ze
noch de positie, noch voldoende
expertise. Als adviseur van archiefvor
mers bieden ze niettemin veel
toegevoegde waarde op het gebied van
28 2014 nummer 5
