Verbeteren kun je leren
BRAIN helpt archieven bij
zelfevaluatie kwaliteitszorg
BRAIN en haar leden maken al een aantal jaar serieus werk van kwaliteitszorg. Iedere organisatie is zelf
verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van haar dienstverlening, de bedrijfsvoering en het werk dat
de instelling verricht. De sectie Kwaliteit van de branchevereniging ondersteunt archiefinstellingen met
instrumenten, hulpmiddelen en studiedagen.
Leereffecten door samenspraak
Rens Frommé I
In 2013 zette BRAIN een aantal belang
rijke stappen om zelfregulering in de
branche te bevorderen. Het Kwaliteits
handboek Archieven en de bijbehorende
Quick Scan werden in het voorjaar
verspreid onder alle leden van BRAIN.
De Quick Scan is een korte vragenlijst
om de kwaliteit van allerlei aspecten
van de organisatie en dienstverlening in
kaart te brengen. Het Kwaliteitshand
boek bevat een set van kwaliteitsnormen,
deels ontleend aan generieke kwaliteits
zorgsystemen, deels aan archiefspecifieke
wetten en normen. Om deze kwaliteits
instrumenten landelijk meer bekendheid
te geven, organiseerde BRAIN in de
zomermaanden vier regionale informatie
bijeenkomsten. Hier maakten veel
archieven kennis met de instrumenten.
In de zomer werden vervolgens het
Handboek en de Quick Scan gedigitali
seerd en onderling gekoppeld. Alle
BRAIN-leden ontvingen in september
een oproep om de Quick Scan online in
te vullen. Het Kwaliteitshandboek en
de Quick Scan zijn primair bedoeld voor
zelfevaluatie; dat wil zeggen dat een
archiefinstelling zelf de kwaliteit van de
organisatie en de dienstverlening in
kaart brengt en op basis daarvan
actiepunten formuleert om de kwaliteit
verder te verbeteren. Een zelfevaluatie is
Studiedag 'De instrumenten voorbij' (foto's part. co!!.)
per definitie enigermate subjectief. Door
er meerdere mensen - liefst uit verschil
lende lagen van de organisatie - bij te
betrekken en de vragenlijst onderwerp
van gesprek te maken, maakt subjectivi
teit plaats voor intersubjectiviteit, zijn de
resultaten veelzeggender en is vooral
het (leer)effect van het werken met de
Quick Scan groter.
De Quick Scan levert geen gegevens op
over (de kwaliteit van) de output van
organisaties, maar van de kwaliteit van
nummer 5 2014 27
