r
r
r
De wereld is hybride en
multimediaal.
Blinde vlek
Waardering en selectie
zullen grotendeels
geautomatiseerd
uitgevoerd moeten
kunnen worden.
Omslagpunt
Overbrenging
We kunnen niet meer
spreken in termen van wij
en zij. Samenwerken is
een gedeelde onder
neming tussen archief
vormer en -beheerder.
Noodzakelijke voorwaarde
Noten
het ons ook aan herinnert, is dat de
verplichtingen die gelden voor papieren
informatie net zo goed gelden voor
digitale informatie en dat de urgentie
om aan die verplichtingen te voldoen
groter zou moeten zijn. Om hier iedereen,
mee te nemen in die urgentie haal ik
een aantal conclusies uit het rapport
naar voren.
Een belangrijke bevinding is dat digitaal
archief bij sommige kerndepartementen
lijkt te worden beperkt door de omgeving
waarbinnen informatie wordt beheerd:
digitaal archief is alleen datgene wat
binnen een DMS wordt beheerd. Andere
digitale informatie wordt niet gerekend
tot het archief. Dat is een gevaarlijke
blinde vlek, wordt geconstateerd. Zeker
omdat ook terecht wordt gesteld dat de
papieren aanwas nog niet ten einde is.
Die constatering is een belangrijke.
De afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd
en bereikt op het gebied van digitale
informatievoorziening en archivering.
De aandacht gaat uit naar digitaal, want
wie betaalt, bepaalt. De aanname is
altijd geweest dat er een soort wedijver
bestaat tussen papieren en digitale
informatie. Er komt een omslagpunt
waarna we verlost zijn van onze papieren
last. De EGI laat ons echter zien dat er
vooralsnog en waarschijnlijk altijd sprake
zal zijn van meerdere informatievormen
en dat de aandacht uit moet gaan naar
alle daarbij behorende verschijnings
vormen. Het is niet 'of-of', maar 'en-en'.
Dat is een belangrijke constatering.
We kunnen onze uitdaging niet alleen in
termen van digitaal of papier formuleren.
De wereld is hybride en multimediaal.
Wanneer we archief als procesgebonden
informatie definiëren, dan is er geen
omslagpunt en hebben we altijd te
maken met meerdere vormen van
informatie die niet los van elkaar gezien
kunnen worden.
Soms moeten we echter wel radicaal
afrekenen met ons verleden en is er
sprake van een omslagpunt. Dat blijkt
uit de bevindingen ten aanzien van
waardering en selectie. Om de digitale
aanwas van informatie te kunnen
beheersen, is er veel werk verzet om de
waardering- en selectie-instrumenten
geschikt te maken voor deze digitale
tijd. De EGI signaleert dat ondanks deze
innovatie het werken met nieuwe
vormen van selectielijsten nog niet
gereed is, zolang we waarderingsbeslis
singen niet kunnen koppelen aan het
moment van de creatie van informatie.
Waardering en selectie zullen groten
deels geautomatiseerd uitgevoerd
moeten kunnen worden. Daarnaast
dienen we te beschikken over een
fijnmaziger instrumentarium. Met onze
huidige instrumenten bewaren we of te
veel of te weinig. Ze roept op om snel
'een op de digitale omgeving toegesneden
selectiemethodiek' beschikbaar te
stellen. Een oproep waar creatieve
geesten vast wel een oplossing voor
weten te vinden.
De creatieve geesten moeten sowieso
aan de slag, want het rapport maakt ook
duidelijk dat archiefinstellingen (en ik
extrapoleer hier naar alle bestuurslagen)
niet alleen hun archiefvormers moeten
aansluiten, maar ook zichzelf. Het laatste
thema 'Overbrenging' is voor archief
vormers en archiefinstellingen in het
digitale tijdperk nog 'terra incognita'.
Op dat koppelpunt lijken archiefvormers
en archiefbeheerders elkaar nog onvol
doende te ontmoeten. Dat is ook niet
opmerkelijk, want hoewel er eerder
werd geconstateerd dat een applicatie
niet de definitie van archief kan
beperken, lijken de grenzen van een
applicatie wel de grenzen van de
samenwerking tussen archiefvormer en
archiefbeheerder te bepalen. Overbren
ging is namelijk van nature geen
functionaliteit die wordt aangeboden.
Als gevolg van 'eiland-automatisering'
kan informatie uitstekend worden
gecreëerd, beheerd en uitgewisseld,
zolang het maar binnen het eigen
ecosysteem gebeurt. Wat bij ons thuis
tussen Microsoft en Apple gebeurt,
gebeurt in het groot tussen de verschil
lende systemen van de overheid:
uitwisseling en daarmee overbrenging is
alleen mogelijk via workarounds,
kunstgrepen of doorontwikkeling. Iets
waarvan je verwacht dat het met een
druk op de knop (in ieder geval
technisch) geregeld kan worden, blijkt
een enorme (en daarmee kostbare) klus
te zijn.
Het Nationaal Archief is de uitdaging
met vijf kerndepartementen aangegaan
om een oplossing te realiseren binnen
het programma DWR-Archief. Dat is ook
de route die de EGI aanbeveelt:
samenwerken is een noodzakelijke
voorwaarde om informatie tussen de
departementen te kunnen delen. Het
samenwerken krijgt hierdoor een geheel
andere dimensie. Waar samenwerking
voorheen startte op het moment van
overdracht, is het startpunt inmiddels
het moment van inrichting van het
informatieproces. We kunnen niet meer
spreken in termen van wij en zij.
Samenwerken is een gedeelde onder
neming tussen archiefvormer en
-beheerder. Voor tegenstrijdige
belangen die soms met overheidsinfor
matie lijken te zijn gemoeid, is geen
plaats meer. En dat is misschien de
grootste omslag of aansluiting die
gemaakt moet worden.
1 Voor het rapport zie: http://www.
erfgoedinspectie.nl/archieven/
publicaties/detail/duurzaam-duurt-het-
langst/674.
2 Voor de reactie van de minister zie:
http://www.rijksoverheid.nl/documenten-
en-publicaties/kamerstukken/2014/01
/15/aanbiedingsbrief-bij-rapport-duur-
zaam-duurt-het-langst.html.
Ruud Yap redacteur Archievenblad en
contractmanager bij het Nationaal Archief.
nummer 5 2014 23
