Van denken via doen naar
delen en borgen
Doe mee!
Een scrum draait om het in korte sprints bereiken van een vooraf gesteld doel, door een team dat met
een duidelijke taakverdeling werkt. Op de foto een scrumsessie tijdens de Heineken Cup 2011 (foto
Pierre Selim, Wikimedia Commons).
Ieder atelier kent drie fasen: denken en
plannen; doen en delen en tot slot
evalueren en, afhankelijk van de
uitkomst daarvan, borgen. Een atelier
start met de fase van denken en plannen.
In deze fase staat het definiëren van het
vraagstuk en het bepalen van mogelijke
oplossingsrichtingen centraal. Dit is
nadrukkelijk geen theoretische exercitie
vanuit een ivoren toren, maar een actief
proces waarbij in overleg met verschil
lende 'stakeholders', waaronder de
atelierpartners, richting gegeven wordt
aan het onderzoek. Het actief werven
van onderzoekers (studenten van de
onderwijsinstellingen, professionals in
het werkveld) en het benaderen van
experts die hun expertise toe kunnen
voegen aan het atelier vindt ook plaats
in deze fase. Ook wordt de projectleider
van het atelier benoemd. Deze fase is
inmiddels gestart en moet medio
augustus 2014 zijn afgerond.
De fase van denken en plannen levert
dus een nader uitgewerkt onderzoeks
plan voor de tweede fase op, met als kern:
- Wat is het vraagstuk, wat gaan we
doen, hoe pakken we het onderzoek
aan, wat leveren we op?
- Welke onderzoekers en experts doen
mee? Medewerkers, studenten en
docenten vanuit andere disciplines
worden nadrukkelijk uitgenodigd te
participeren. Gedacht wordt aan
historici en juristen, maar ook aan
informatieprofessionals, ICT'ers en
communicatiedeskundigen.
- Welke middelen en faciliteiten zetten
we in?
In de tweede fase, die begin september
2014 van start gaat, staat het doen en
delen centraal. Er wordt uitvoering
gegeven aan het onderzoeksplan
volgens een vereenvoudigde 'scrum-
aanpak'. Scrum is een flexibele manier
van werken, 'oorspronkelijk bedoeld om
(software)producten te maken. Er wordt
gewerkt in teams die in korte 'sprints',
met een vaste lengte van 1 tot 4 weken,
werkende producten opleveren'.13 Iedere
sprint start met een bijeenkomst waarin
de onderzoekers aangeven wat zij de
komende drie of 4 weken gaan doen.
De sprint eindigt met een bijeenkomst
waarin de onderzoekers hun resultaten
presenteren, evenals problemen bij
uitvoering. Direct aansluitend aan deze
presentatie volgt de planning van de
nieuwe 3 of 4-weken sprint. Werken via
deze vereenvoudigde scrumaanpak
geeft zowel structuur aan het onder
zoeksproces als flexibiliteit in het
onderzoek. Tijdens iedere scrum wordt
immers bepaald 'waar staan we nu, hoe
staat dit ten opzichte van onze doelen,
hoe gaan we verder?' Het vergemakkelijkt
bovendien de deelname van professionals
uit andere organisaties. Een professional
kan ervoor kiezen gedurende één of
meerdere sprints deel te nemen aan het
atelier. Andere atelierpartners, geïnte
resseerde professionals en experts
kunnen bovendien uitgenodigd worden
om deel te nemen aan de scrumbijeen
komsten om geïnformeerd te worden
over de voortgang, maar ook om via
discussie en feedback een bijdrage te
leveren. Dergelijke 'open scrumbijeen
komsten' fungeren dan als 'open
atelier'. Aan het eind van de tweede
fase vindt een symposium plaats, waar
de resultaten van de ateliers worden
gepresenteerd.
De derde en laatste fase van het atelier
is gericht op evalueren en borgen.
Borging richt zich op het verspreiden van
de resultaten van het atelier, via
presentaties en publicaties, cursussen,
onderwijsmateriaal et cetera. Onderdeel
van evaluatie en borging is ook het
bepalen van de vraagstukken voor
eventueel vervolgonderzoek. Dit vervolg
onderzoek kan uitgevoerd worden in
een nieuw atelier, maar kan ook een
startpunt zijn voor scripties van individuele
studenten.
De ateliers zijn te beschouwen als pilots
voor nieuwe mogelijkheden van kennis
deling, onderwijs en onderzoek in het
archief- en informatiedomein. Dit
betekent dat het werkveld van harte
wordt uitgenodigd volop in de ateliers
mee te doen. In deze samenwerking en
actieve kennisdeling verschilt een atelier
van een regulier project binnen een
organisatie of van een reguliere module
in een opleiding. De vorm voor betrokken
heid van geïnteresseerde professionals
kan heel erg verschillen, bijvoorbeeld:
Als indiener van een voorstel voor
een object van onderzoek of als
onderzoeksomgeving waar (een deel
van het) onderzoek gedaan wordt;
Als 'medeonderzoeker': voert vergelijk
baar onderzoek uit in eigen omgeving;
Als sparringpartner: geeft feedback en
suggesties op onderzoeksvoortgang,
bijvoorbeeld tijdens de open ateliers;
Als expert: bijvoorbeeld door het
verzorgen van lezingen, seminar,
workshop of masterclass;
Et cetera.
In de vakbladen, websites van Archief
2.0, Archief 2020, BREED en/of blogs en
andere media zal geregeld nadere
informatie worden verstrekt met
oproepen voor het leveren van bijdragen
in verschillende vormen. Tussentijdse
resultaten worden gepresenteerd bij de
open atelierbijeenkomsten, waarbij
iedereen uit het werkveld kan binnen
lopen. De eindresultaten worden actief
verspreid en de KVAN heeft aangegeven
samen met de ateliers masterclasses te
willen organiseren. De lectoren Digital
Archiving and Compliance (HvA) en
Cultureel Erfgoed (Reinwardt Academie)
hebben ook aangegeven lezingen of
20 2014 nummer 5
