Documenteren van de
Samenleving
Het leeft
Opborrelende vragen
In de programmalijn 'Documenteren
van de Samenleving' van het
programma Archief 2020 staat een
'Betere en meer efficiënte veilig
stelling van behoudenswaardige
particuliere archieven' centraal. Als
resultaat van deze programmalijn is
gedefinieerd: 'Documenteren van de
samenleving als (complementaire)
taak wordt door samenwerkende
archiefinstellingen uitgewerkt tot een
praktische aanpak voor veiligstelling.'2
nieuwe vragen (organisatorisch, juridisch,
ethisch et cetera), waarbij de centrale
vraag is: 'Wat komt er op je af, als je dit
soort activiteiten organiseert? Ben je
hierop voorbereid? Weet je wat je moet
doen?'
De vragen die de drie praktijkorganisaties
stellen zijn niet uniek. Ook andere
archivarissen en niet-archivarissen
houden zich bezig met de vraag of en
hoe het 'documenteren van de samen
leving' te realiseren is. Het Nationaal
Archief heeft in de jaren 2012-2014 in
het project Maatschappijbrede Trend
analyses verschillende domein-analyses
uitgevoerd. Het doel: de nieuwe
methodiek uit Gewaardeerd verleden
testen en archieven van de rijksoverheid
uit de periode 1976-2005 volgens deze
methodiek te waarderen, selecteren en
overbrengen.3 In het project Trendmo
nitor van het Nationaal Archief wordt nu
onderzocht of de trends ook in de
archiveringssystemen bij de archiefvor
mers in te bedden zijn. Of de domein
analyses ook de basis gaan vormen voor
een nieuw beleid richting particuliere
archiefvormers is ons niet bekend. De
VNG heeft, ter voorbereiding van de
nieuwe gemeentelijke selectielijst, een
systeemanalyse gepubliceerd en is van
plan dit jaar een trendanalyse te laten
uitvoeren.4 Die gemeentelijke trendana
lyse moet voorzien worden van een
handreiking waarmee lokale overheden
de trendanalyse actueel kunnen houden
en lokale trends en hotspots kunnen
benoemen.5 In België zijn vier catego
riale instellingen van plan een gezamen
lijk acquisitiebeleid te formuleren, waarin
ook afspraken staan welke instelling
welk 'type' archieven zal gaan beheren.
Ideeën rondom het 'documenteren van
de samenleving' gaan bovendien niet
alleen uit van archiefdiensten die via
een acquisitieplan 'waardevolle archieven
veiligstellen' door ze zelf te gaan
beheren. Karin van der Heiden gaat uit
van het idee dat particuliere archiefvormers
zélf hun eigen digitale archieven vormen
en beheren. Haar publicatie Bewaar als
geeft aan particuliere archiefvormers
vier tips hoe zij dit het beste kunnen
doen en benoemt vijf dingen die
particuliere archiefvormers echt moeten
weten om de archivering goed te kunnen
doen.6
Ook Filip Boudrez hanteert het uitgangs
punt dat particuliere archiefvormers zelf
aandacht moeten besteden aan digitale
archivering. Zijn argument is dat er
anders voor de archiefdiensten op
termijn niets te acquireren overblijft.
Hij ziet als belangrijke taak voor archi
varissen dat zij 'sensibiliseren': aan
particuliere archiefvormers uitleggen dat
digitale archieven bijzondere aandacht
behoeven en welke maatregelen dat
voor de archiefvormer dan met zich
meebrengt.7
In een hele andere omgeving denken
bedrijfsarchivarissen, verenigd in de
Nederlandse Vereniging voor Bedrijfs
matig Archiveren (NVBA) ook na over dit
onderwerp. Uitgaande van het idee dat
bedrijven hun eigen bedrijfsarchieven
beheren, om te voldoen aan wettelijke
vereisten maar ook als kennisbron en
soms als historisch bedrijfsarchief, heeft
de NVBA een selectielijst voor bedrijfs
archieven opgesteld. Deze lijst wordt in
2014 geactualiseerd, waarbij ook
gekeken wordt naar de nieuwe ideeën
rondom waardering en selectie.
Vanuit bovenstaande situatieschets
hebben vertegenwoordigers van de
archiefopleidingen in Amsterdam en
Leiden met vertegenwoordigers van
Streekarchief Midden-Holland, Stads
archief Amsterdam en Archief Eemland
gediscussieerd over de vragen die
samenhangen met het onderwerp
Documenteren van de Samenleving.
Daarbij werd al snel vastgesteld dat het
niet de archivaris is die de samenleving
documenteert. De samenleving
documenteert zichzelf wel (of misschien
ook niet). Het is eerder de wens van
archivarissen om daarin een rol te
spelen, een wens die bijvoorbeeld tot
uitdrukking komt in (of volgt uit) het
rapport Gewaardeerd verleden. En die
ook zichtbaar is in de acquisitie
activiteiten van de praktijkorganisaties.
Waarbij dan de vraag opkomt 'wat die
rol dan is, hoe die uitgevoerd kan
worden en of 'de samenleving' wil dat
archivarissen die rol vervullen.' Deze
Studenten van de Reinwardt Academie in het restauratieatelier van Stadsarchief Rotterdam (foto part. coll.).
