Er zijn ook instellingen die het digitaliseren
van archiefmateriaal verder doorvoeren om
hun publiek optimaal te kunnen bedienen.
Dat gebeurt bijvoorbeeld door het integraal
overtypen van documentteksten en er
schone PDF's van te maken, of deze aan te
bieden in een computerleesbare taal als
HTML. Zo'n tekst biedt als extra voordeel dat
deze kan worden voorzien van marke
ringen die het bewerken en analyseren van
de inhoud vergemakkelijken. Voorbeelden
van een dergelijke benadering zijn - om in
de sfeer van de aangehaalde thematiek te
blijven - te vinden op de site van het
Luxemburgse Centre Virtuel de la
Connaissance sur l'Europe (CVCE).3
Meer dan een tekst
In een dergelijke benadering is de uitein
delijke leesbaarheid van de tekstuele
informatie bepalend voor het traject van
digitalisering. Maar een archiefstuk is
meer dan een tekst. Fysieke kenmerken
kunnen voor de onderzoeker eveneens
van belang zijn. We hebben het dan niet
alleen puur over de staat waarin stukken
worden bewaard, maar over kenmerken
die wijzen op gebruik door de historische
actoren zelf. Zo kan het voorkomen dat het
papier van mechanisch gereproduceerde
archiefstukken niet of niet goed is los
gesneden. Zoiets is natuurlijk lastig aan te
geven op een digitale kopie, maar zegt de
gebruiker wél iets over de omgang met
het document door tijdgenoten van de
maker. Ervaren onderzoekers zien bij
openen van een archiefmap vaak al aan
het aangetroffen soort papier of deze
meer of minder interessante informatie
zal bevatten. Ze passen hun werkstrategie
hierop aan. Zo werden tot circa 1975
stukken afkomstig van de Europese instel
lingen (Europese Commissie, Raad van
Ministers et cetera) in de regel gereprodu
ceerd op grof stencilpapier. Een onder
zoeker die vooral op zoek is naar brieven
Strikte regels
Maar ook voor documenten zelf geldt dat
informatie niet alleen besloten ligt in de
tekst. De lezer kan hier immers op meer
dere wijzen sporen hebben achtergelaten.
Zulke sporen kunnen bestaan uit margi
nalia, parafen, doorhalingen en verbete
ringen, maar ook uit brand-, koffie- en
andere vlekken waaruit iets valt op te
maken over de ontvanger. Bij ambtelijke
documenten kan ook de kleur van het
papier iets zeggen over de afzender. Vanaf
1950 hanteerde het ministerie van Buiten
landse Zaken strikte regels voor het
produceren van interne memo's. Zo was
bepaald dat de minister of staatssecretaris
zijn memo's op blauw papier zou schrijven,
de secretaris-generaal op roze, de
directeur-generaal op bruin of oranje en
een chef of medewerker van een directie
op groen papier. Ook bestonden er regels
ten aanzien van de kleur van het potlood
of de pen waarmee een minister of amb
tenaar in de marge commentaar leverde
op een beleidsdocument. Tezamen met de
paraaf van de betrokken persoon kan een
onderzoeker hiermee de status van het
stuk afleiden en vaststellen welke rol het
advies van de steller van het document is
gaan spelen binnen het beleidsproces.
Een gedigitaliseerd document - zeker als
de tekst is overgetikt - mist vaak deze toe
gevoegde kenmerken, is dan ook incom
pleet en kan zelfs inhoudelijk misleidend
zijn: mogelijk werd de essentie van de
tekst bepaald of juist onderuit gehaald
door een enkele opmerking in de marge.
Verweesde groentjes
depots van de ministeries - waren de
documenten nog voorzien van bevestigings
hulpmiddelen, zoals paperclips, nietjes,
elastiekjes, lijm, plakband of zegels. Voor
een onderzoeker die na toestemming van
het betrokken ministerie inzage in deze
niet-openbare dossiers kreeg, was meteen
duidelijk welke vellen papier tezamen een
document vormden. Soms waren er aan de
documenten memovelletjes - bij Buiten
landse Zaken naar de kleur 'groentjes'
genoemd - aangehecht, waarop soms ook
inhoudelijke opmerkingen stonden
geschreven.4 Bij het gereedmaken voor
overdracht aan het Nationaal Archief
worden echter de nietjes, paperclips
etcetera. verwijderd, waardoor deze
groentjes verweesd raken. Enkel door
nauwkeurig onderzoek - vergelijkbaar met
de manier waarop in 2000 in Florida
stemmen werden geteld - is dan nog vast
te stellen bij welk document een memo
velletje hoort. Na digitalisering van zo'n
archiefdossier is zulk minutieus vergelijkend
onderzoek echter niet meer mogelijk.
Alleen een inhoudelijke verwijzing kan dan
nog de link leggen naar het bijbehorende
document.
Toegang
Noten
4 Mari Smits, 'Verweesde groentjes', zie:
http://www.historici.nl/Nieuws/Actueel/
verweesde_groentjes (geraadpleegd mei
2013).
Fysieke kenmerken van dossiers kunnen de
onderzoeker extra informatie verschaffen
(foto part. coll.)
bepaald dossier één of enkele papieren
te selecteren en te bewaren in de eigen
computer.
en andere documenten kan deze
'Brusselse' stukken dan ook ongezien
terzijde leggen.
Oorspronkelijk - dat wil zeggen in de tijd
dat archieven nog lagen opgeslagen in de
(o
yf.Ü,J'
Een digitaliseringsproject dat optimaal is
toegesneden op de gebruiker, zal er niet
aan ontkomen een goede zoektoegang
aan te bieden en recht te doen aan
tekstuele aspecten van een document,
maar dient daarnaast ook informatie te
verschaffen over fysieke aspecten van het
gepresenteerde die van belang zijn voor
een goede begripsvorming.
1 Zie http://www.historici.nl/Onder-
zoek/Projecten/Europaeenwording of de
Engelstalige pendant www.europadocs.eu.
2 http://tinyurl.com/mf6vbwj
3 Zie http://www.cvce.eu.
Marc Dierikx senior onderzoeker
Huygens ING.
Mari Smits onderzoeker Huygens ING.
Voorbeeld van een 'groentje' (met paraaf) uit
het archief van Buitenlandse Zaken.
nummer 7 2013 23
