'Er is juist sterke aanwas
van nieuwe vrijwilligers
en daar zijn we erg blij
mee' (Regionaal Archief
Alkmaar).
'Sterke aanwas vrijwilligers'
'Het sociale aspect niet vergete
'Sociaal-maatschappelijke functie'
Annemarie Ettekoven van het
Regionaal Archief Alkmaar: 'Wij werken
momenteel met 39 vrijwilligers. Van die
39 werken er 36 vanuit hun eigen huis
vanaf de eigen computer, en 3 zijn met
regelmaat fysiek op het archief aanwezig.
De vrijwilligers voeren ter nadere
ontsluiting gegevens uit repertoria
(notarieel archief), burgerlijke stand,
bevolkingsregister, doop-, trouw-, en
begraafboeken in Memorix Maior in.
Drie vrijwilligers voeren bestanden in
ten behoeve van de beeldbank en zijn
fysiek af en toe op het archief aanwezig.
Als mensen aangeven dat zij vrijwilligers
werk willen doen, vindt eerst een
kennismakingsgesprek plaats bij het
archief. Daarin wordt een beeld
geschetst van de werkzaamheden en
kijken we of dat voldoet aan het beeld
dat de vrijwilliger heeft van het werken
voor een archief. Belangrijke voorwaarde
is dat men vanuit huis, dus op afstand,
de werkzaamheden verricht. Vervolgens
vindt een korte demonstratie plaats van
het werken met Memorix Maior. Dan
krijgt de vrijwilliger een coördinator
toegewezen die vanaf dat moment de
vrijwilliger begeleidt. De eerste twee
maanden betreft een proeftijd. Op die
manier kunnen zowel vrijwilliger, archief
en coördinator bekijken of alles naar wens
verloopt. Momenteel werken we met
4 coördinatoren. Dat zijn allen vrijwilligers
die al jarenlang zelf bestanden invoeren.
Zij hebben ieder een groep van minimaal
7 vrijwilligers om te begeleiden. De coör
dinatoren begeleiden de invoer van hun
vrijwilligers en kunnen meekijken in de
accounts. Als bijvoorbeeld een register
klaar is, kijkt de coördinator dat eerst na
alvorens het bij de contactpersoon van
het archief klaar te melden. De contact
persoon zorgt dan dat er weer een
nieuw register wordt uitgedeeld.
De medewerker van het Regionaal Archief
Alkmaar die het vrijwilligerswerk in haar
takenpakket heeft, voert de eerste
gesprekken met nieuwe vrijwilligers,
stuurt de coördinatoren aan en vergadert
eens per kwartaal met hen om de
lopende zaken door te spreken, zorgt
voor handleidingen, lost eventuele
problemen tussen coördinatoren en
vrijwilligers op, deelt in te voeren
registers digitaal uit, houdt bij wat nog
ingevoerd moet worden, bewaakt de
kwaliteit van de invoer, onderhoudt
contact met Picturae inzake de techni
sche kant van de invoer en organiseert
de jaarlijkse vrijwilligersdag op het
Regionaal Archief Alkmaar. Die dag
worden de vrijwilligers in het zonnetje
gezet, is er een lezing, een uitgebreide
lunch, een bezoek aan een museum of
een andere activiteit. Aan het eind van
het jaar krijgen alle vrijwilligers een
attentie in de vorm van een cadeaubon.
De vrijwilligers hebben een vrijwilligers
contract. Zij mogen, als zij dat willen,
alle cursussen die het Regionaal Archief
Alkmaar geeft gratis volgen. Er zijn dus
in het geheel geen plannen om met de
vrijwilligers te stoppen. Er is juist sterke
aanwas van nieuwe vrijwilligers en daar
zijn we erg blij mee.'
Bij het Historisch Centrum Leeuwarden
zijn 76 vrijwilligers fysiek actief, en 10
virtueel. Vrijwilligerscoördinator Wim
van Driel vertelt: 'De aard van de werk
zaamheden betreft indiceren en inven
tariseren; scannen; beschrijven van
beeldmateriaal; transcriberen; assistentie
bij receptiediensten in het weekend
(naast ons centrum ook van de door ons
beheerde Oldehovetoren en het Pier
Pandermuseum; assistentie bij rondlei
dingen; assistentie bij educatieve
projecten (scholen); assistentie bij
stadswandelingen, lezingen enzovoorts.
Wij hebben een vrijwilligersbeleid en er
zijn twee vrijwilligerscoördinatoren
(deeltijd). Vrijwilligers zijn verzekerd en
circa twee keer per jaar is er een
vrijwilligersbijeenkomst (uitje).
Er zijn geen plannen om met vrijwilligers
te stoppen. Wel wordt overwogen,
gezien de bezuinigingen die ons vast
personeel kosten, goed te kijken hoeveel
van de begeleidingstijd door de coör
dinatoren en contactpersonen nog
acceptabel is. Naar aanleiding daarvan
zullen eventueel geen projecten gelijk
tijdig worden gestart waarvoor extra
vrijwilligers zouden moeten worden
aangetrokken.
Naar aanleiding van de 'Eindhoven-actie':
naast een goede intake moet je er tijd
in willen investeren en vooral ook het
sociale aspect niet vergeten. Wanneer je
vrijwilligers als een last gaat zien, heb je
ze geen goede plek gegeven binnen je
organisatie. Je zult dan eerder het
probleem willen oplossen door ze 'maar
te ontslaan' omdat er geen werk meer
is (onbegrijpelijk argument!). Naast
vrijwilligers bieden wij ook plaats aan
werklozen om werkervaring op te doen,
of aan uitkeringsgerechtigden waarvan
de gemeente vindt dat ze 'iets' moeten
doen voor hun uitkering. Deze mensen
vragen meer tijd van de vaste mede
werkers, maar het verdient daarentegen
veel lof bij 'de politiek' dat wij deze
mensen in de HCL-organisatie opnemen.
(Ons bestaansrecht wordt daardoor toch
geaccentueerd in deze tijden van
bezuinigingen!)
Aly de Boer, teamleider Informatie
verstrekking bij Tresoar, geeft een
Friese update: 'Wij werken met veel
vrijwilligers; 54 werken met een
vrijwilligerscontract in het gebouw en
54 mensen werken thuis via verschil
lende systemen. Over het algemeen is
het aanvullend werk, zoals materiaal
verpakken en klanten bij de balie helpen
met eerste vragen. De 'thuiswerkers'
doen veel invoerwerk. Ikzelf voer de
eerste opvanggesprekken. Op elke
afdeling is iemand aangewezen als een
inhoudelijk aanspreekpunt en de
vrijwilligers weten wie dat is. Stoppen?
Dat is absoluut niet aan de orde. Er zijn
wachtlijsten maar er kunnen niet meer
vrijwilligers worden geplaatst in het
gebouw. Alleen als er iemand ophoudt,
is er plaats voor een volgende. Heel veel
mensen vragen het zelf aan. Je merkt
dat mensen de tijd willen overbruggen
als zij thuis komen te zitten. Het
vrijwilligerswerk doet ook wel dienst als
werkervaringsplaats (het staat goed op
het curriculum vitae). Daarnaast is er
sprake van een zekere verschuiving naar
digitale werkzaamheden (die de
vrijwilligers ook thuis kunnen doen). Het
vrijwilligerswerk bij Tresoar (en bij het
HC Leeuwarden, we werken op dit punt
veel samen) heeft een belangrijke en
gewaardeerde sociaal-maatschappelijke
functie.'
Alexander Tuinhout werkt als archivaris
bij de gemeente Boarnsterhim: 'Wij
16 2013 nummer 7
