Component 5:
De rol van particuliere
collectievormers
Archiefzorg
Voor de bewaring van archieven van
particulieren, bedrijven, verenigingen et
cetera, geldt dat de archiefdiensten van
de overheid deze graag opnemen als die
in hun collectie passen en een
aanvulling vormen op overheids
archieven. Daarnaast bestaan een groot
aantal categorale diensten, zoals het
IISG en het NIOD, die graag archieven
opnemen. Zij zijn vrij in het toepassen
van de overheidsselectiemethoden. Een
aangeboden archief wordt vaak geheel
opgenomen, tenzij de stukken niet
bruikbaar zijn bij het realiseren van de
doelstelling van de dienst. Uiteraard zijn
er ook bij talloze particulieren,
historische verenigingen en
dorpsarchieven collecties opgebouwd.
De archiefwetgeving geldt niet voor
particuliere- en bedrijfsarchieven, al
heeft de beroepsvereniging voor
bedrijfsarchivarissen wel eigen
selectielijsten ontwikkeld om de
gegevensstroom in de bedrijven goed te
reguleren. In tegenstelling tot de
overheid zijn deze niet dwingend. Als
gevolg van de groei van de archief
collecties bij de overheid en de
gewenste samenhang met het
verzamelbeleid van categorale diensten
en particulieren, is binnen het
archiefwezen een discussie gaande over
een betere afstemming bij selectie en
de vorming van een Archiefcollectie.NL,
een samenhangende collectie archieven
van overheden en particuliere
organisaties.
Component 6:
Ontzamelen
Archiefzorg
Component 7:
Het toezicht en een
stimulerende rol
Archiefzorg
De archiefwetgeving kent een fijnmazig
stelsel van toezicht op de zorg en het
dagelijks beheer van de archieven. Voor
het Rijk voert de erfgoedinspectie het
toezicht op de archiefzorg door de
rijksorganen, in samenhang met het
toezicht op de collecties van rijksmusea
en andere instellingen, op de
monumenten en op de archeologie.
Voor het toezicht op de archiefzorg bij
de gemeenten, waterschappen en de
beheersaspecten bij de provincies is
namens de colleges van Gedeputeerde
Staten de provinciale archiefinspecteur
aangesteld. Bij gemeenten is de
gemeentearchivaris belast met het
intern toezicht op het dagelijks
archiefbeheer van zijn organisatie maar
als die ontbreekt, zoals bij de kleinere
noordelijke gemeenten, voert de
provinciale inspecteur ook het
beheerstoezicht uit.
Provincies voeren, afhankelijk van de
financiële middelen, een actief beleid
gericht op het versterken van de
professionaliteit van de gemeentelijke
archieven door aanstelling van een
archivaris en vergroting van het
publieksbereik. In het kader van het
nieuwe Inter Bestuurlijke Toezicht vanaf
2013, zal het provinciaal archieftoezicht
generiek en integraal samen gaan
werken met de toezichtfuncties Milieu
en Ruimtelijke Ordening en zal het
interne toezicht bij gemeenten worden
versterkt.
Particuliere verzamelaars hebben in de
archeologie altijd een essentiële rol
gespeeld. Zij attenderen vaak op
omstandigheden die direct ingrijpen van
professionals nodig maken.
Amateurarcheologen heten niet voor
niets 'de ogen en oren van de
archeologie'. De innige samenwerking
behelst meer dan het aanleveren van
gegevens. Naarmate de depots verder
professionaliseren, stijgt ook het aantal
overdrachten van particuliere collecties.
Die bestaan overwegend uit
oppervlaktevondsten.
Landbouwmechanisatie en
ontwikkelingen in de metaaldetectie
Overzicht studiezaal RHC Groninger Archieven (foto Marij Kloosterhof).
hebben hun weerslag op de samen
stelling van zulke verzamelingen en het
is van belang dat de sterk op de
materiële cultuur gerichte archeologie
zulke trends vastlegt. Een belangrijke
voorwaarde voor collectieoverdracht is
een goede vindplaatsregistratie.
Bij de archiefzorg is door de hierboven
beschreven en met veel trial en error
opgebouwde selectiepraktijk een tot nu
toe beheersbare hoeveelheid archieven
overgebracht naar archiefbewaarplaatsen.
Er is geen ervaring met een ontzamel-
beleid. Het is een gulden regel dat
archiefstukken van de overheid niet
worden verkocht of weggegeven.
Anderzijds worden door de overheid ook
geen archieven of archiefstukken
gekocht, tenzij deze eerder werden
gestolen uit overheidsdepots.
In de archeologie is ontzamelen een
relatief nieuw begrip. De keuzes in het
veld zijn al aan de orde geweest. Depots
zijn ook doende hun oude bestanden te
ordenen op representativiteit en blijvende
beschikbaarheid voor onderzoek. Dit geldt
voor grote materiaalvolumes (aardewerk,
vuursteen) in sterkere mate dan voor
minder volumineuze vondstcategorieën
als edelmetaal. Is de documentatie van
laag niveau, dan kan het materiaal een
andere functie krijgen (als demonstratie
materiaal) of volgt destructie. Ontzamelen
is in de archeologie echter nog een taboe
vanwege de breed gevoelde vrees unieke
stukken te verliezen. Naarmate de
factoren ruimtebeslag, bewerkingskosten
en beheerskosten meer aandacht
opeisen, zal ook het ontzamelen een
gevestigd begrip worden in de
archeologische archivering.
Provincies hebben in het nieuwe
archeologiebestel het primaat van de
archivering gekregen. Ze zijn eigenaar
van de in hun gebied opgegraven
vondsten. Bestaande gemeentelijke
depots moeten erkenning aanvragen en
nummer 6 2012
15
