Voor papieren archiefstukken bestaan
vanaf 1918 voorschriften voor veilige
depots. Er is onderscheid in archief
bewaarplaatsen voor permanente
bewaring, met strengere eisen, en
archiefruimten voor bewaring van
stukken tot aan de overbrenging, met
minder strenge eisen. De laatste versie
van deze eisen is te vinden in de
ministeriële regeling 2010. Er worden
eisen gesteld aan onder andere de
constructie, brandveiligheid, klimaat,
relatieve vochtigheid en temperatuur.
Door consequente toepassing van deze
wettelijke eisen is er een goed
georganiseerd stelsel van veilige depots
opgebouwd. Voor de duurzame
bewaring van digitale archieven wordt
momenteel hard gewerkt aan het
inrichten van e-depots voor de gehele
overheid.
Archeologie
Component 4:
Digitalisering
voor de beproefde analoge bestanden
gelden. De uitvoering schiet evenwel
tekort. Hoewel de overheids
administraties nagenoeg digitaal
verlopen, is in de praktijk analoge
archivering meestal 'leidend' en worden
daarnaast digitale archieven gevormd en
beheerd. Dit leidt tot de ongewenste
maar tevens nog onvermijdelijke
'hybride' archivering.
Struikelblokken voor een volledig
digitaal proces zijn onder meer het
ontbreken van een centrale aansturing
op de volledige informatievoorziening,
waardoor relevante bestanden vaak
buiten het archief blijven; onvoldoende
ervaring met het toekennen van
'metadata' als ontsluitings- en selectie-
kenmerken, waardoor digitale selectie
erg moeizaam gaat; het ontbreken van
een duurzaam e-depot, waardoor bij de
vorming de noodzakelijke kenmerken
voor het permanent bewaren niet
kunnen worden toegekend.
Wie websites van archiefdiensten
raadpleegt, zal zien dat er voor de
openbare archieven enorme prestaties
zijn geleverd bij het digitaal ontsluiten
en aanbieden van gescande
documenten. Dit heeft tot gevolg dat
het digitaal gebruik enorm is toe
genomen en het gebruik in de studie
zalen is veranderd. Digitaal kan meer
vooronderzoek worden gedaan, in de
studiezaal vervolgens onderzoek in de
diepte en breedte van de beschikbare
bronnen.
Archiefzorg
De archeologie maakt gebruik van
unieke tastbare documenten uit de
materiële nalatenschap van
mensengroepen. Inmiddels vraagt de
KNA tevens om digitale aanlevering van
documentatie. Provinciale depots voor
bodemvondsten hebben meestal nog
hun eigen, niet altijd uitwisselbare
registratiesysteem, ontstaan tijdens de
digitaliseringsgolf van enkele jaren
geleden. Archeologisch Nederland is nu
op zoek naar de oplossing voor de
centrale en permanente opslag van
digitale bestanden. Het e-Depot
Nederlandse Archeologie (EDNA) -
onderdeel van het instituut Data
Archiving and Networked Services
(DANS) en gedragen door de KNAW en
NWO - vormt momenteel de beste
waarborg voor een onbelemmerde
data-uitwisseling.
Stellingkast met archiefdozen in depot RHC
Groninger Archieven (foto Marij Kloosterhof).
archiefstukken.
In de archiefwetgeving is steeds
aandacht geweest voor het gebruik van
duurzame materialen als dragers voor
archiefstukken en voor veilige
beheersomgevingen. Dit is uitgewerkt in
voorschriften voor bijvoorbeeld papier,
schrijfstoffen en toners, archiefdozen,
microfilm en optische gegevensdragers.
De ministeriële regeling 2010 sluit
zoveel mogelijk aan bij NEN-ISO normen,
bijvoorbeeld voor papier bij NEN nr.
2728. Voor aspecten van het behouden
van digitale stukken, zoals door
conversie, wordt aangesloten bij NEN en
ISO normen zoals nr. 15489.
Bij de archeologie is het sluitstuk van
een opgraving het deponeren van
vondsten en de bijbehorende
documentatie, zoals veldtekeningen, in
een depot voor bodemvondsten. De
wetgever maakte de provincies in 2007
verantwoordelijk voor het beheer. Alle
vondstmateriaal dient zodanig te
worden aangeleverd dat een goed
beheer mogelijk is, dat betekent in een
gestabiliseerde conditie. De depot
beheerder draagt er zorg voor dat die
conditie minimaal gehandhaafd blijft.
Voor de overdracht van het vondst
complex aan een depot hebben al
verscheidene selecties plaatsgevonden.
In het veld beslist de opgravende partij
met het programma van eisen in de
hand welke vondsten worden
meegenomen. Niet iedere baksteen
hoeft bewaard, terwijl de documentatie
wel van belang kan zijn. Van
grondmonsters blijft na laboratorium
onderzoek doorgaans slechts de
documentatie over. Van kwetsbare
categorieën zoals grote houten objecten
vergt het opwerken naar een stabiele
toestand zoveel kosten dat de afweging
'behoudwaardig' ruim wordt geïnter
preteerd. De selectie betreft dus steeds
de vondsten zelf, niet de documentatie
van het proces tussen blootleggen en
opslag in het depot. Eigenaar van de
vondsten is de provincie van onderzoek
en wel vanaf het moment dat het
voorwerp uit de grond komt. De selectie
in het veld blijft evenwel de verant
woordelijkheid van de opgravende
partij. De richtlijnen voor het deponeren
zijn in 2011 vastgelegd in de Kwaliteits
norm Nederlandse Archeologie (KNA),
een flankerend beleidsinstrument bij de
Wamz uit 2007.
Ontsluiten van de informatie uit een
opgraving is een tweede functie van het
archeologisch depot. Klanten zijn
onderzoekers (studenten, beroeps- en
vrijetijdsarcheologen), marktpartijen
(opgraaffirma's) en musea. Toegankelijk
maken van de collectie betekent ook
een ruimhartig uitleenbeleid, voor
musea een voorwaarde om de ruwe
archeologische informatie te kunnen
vertalen voor een breed publiek.
Digitale archiefbestanden vormen,
selecteren, toegankelijk maken en
duurzaam bewaren behoort volgens
dezelfde principes te verlopen als die
14
2012 nummer 6
