Methodiek internal auditing
De inspecteur verricht de onderzoeken aan de hand van zes fasen:
1. Planning
2. Vooronderzoek
- Organisatie: NEN-ISO 15489;
Noten
- Proces: KAD-model;
- Digitaal informatiebeheer: RODIN;
- Applicatie: NEN 2082.
Voor de rapportage wordt een model
gehanteerd dat gebruikt wordt als
kapstok, zoals het INK-model of de
Managementcyclus. Via www.
valuebasedmanagement.net zijn talrijke
managementmodellen te vinden.
Ook worden de medewerkers van de
betreffende organisatie voorbereid op
de inspectie.
3. Veldwerk
2 Harry de Looff en Arie Molenkamp
3 Met de term 'operational auditing'
wordt hetzelfde bedoeld.
4 Met systeemtoezicht wordt hier
bedoeld het toezicht dat de provincie
uitoefent op het horizontaal toezicht
bij de gemeente.
4. Rapportage
5. Evaluatie
6. Follow-up
De jaarplanning wordt opgesteld,
gebaseerd op risicoprioritering en
vragen vanuit de te inspecteren
organisatie. Hierin staan - indien
bekend - het object van onderzoek,
de te inspecteren organisatie (auditee),
de auditdoelstelling, wanneer en door
wie de inspectie wordt uitgevoerd,
opgesomd.
De inspecteur verzamelt informatie over
het beleid, kaderstellingen, processen
en producten van de organisatie en stelt
een plan van aanpak op. Dit bevat de
scope en focus van de inspectie, de
aanpak, planning en een referentiekader.
De scope kan in samenspraak met het
management bij de te inspecteren
organisatie worden bepaald, waardoor
meerwaarde voor beide partijen
ontstaat. Het referentiekader wordt niet
bepaald door het management, maar de
prestatie-indicatoren kunnen wel
worden afgestemd met de betreffende
organisatie. De aard van de organisatie,
van het te onderzoeken proces en de
kwaliteitscriteria waaraan de producten
van het proces moeten voldoen, zijn
bepalend voor de toetsingscriteria van
de inspecteur. Voor het referentiekader
kan een passende norm gehanteerd
worden, afhankelijk van de scope van de
inspectie. Voorbeelden zijn:
1 De KPI's zijn opgesteld in de vorm
van een vragenlijst en zijn
hoofdzakelijk gebaseerd op
archiefwet en -regelgeving. De
antwoorden op deze vragen zijn
bedoeld voor de verantwoording
van B&W aan de raad en aan de
externe toezichthouder
(de provincie).
Tot deze fase horen alle activiteiten die
nodig zijn voor het verzamelen van
voldoende gegevens om tot
verantwoorde bevindingen, conclusies
en aanbevelingen te kunnen komen.
Hiertoe worden bijvoorbeeld een kick-off
bijeenkomst georganiseerd, interviews
gehouden volgens het principe van
'hoor en wederhoor', documentatie
bestudeerd, steekproeven en
dossieronderzoek gedaan. Dan volgt een
analyse waarbij de inspecteur aan de
hand van bewijsmateriaal kan
vaststellen dat de risico's zoals
opgenomen in het referentiemodel,
worden beheerst met maatregelen. Hier
vloeit een bevinding uit voort,
bestaande uit een beschrijving van een
aangetroffen situatie aan de hand van
de vooraf bepaalde norm of criterium en
een beschrijving van de oorzaak voor de
afwijking tussen de situatie en de norm,
(2007), De veranderende rol van
toezichthouden.
alsmede het effect van die afwijking
op de beheersing. De oorzaak is veelal
de basis voor de uit de bevinding
voortvloeiende aanbeveling. Een
bevinding wordt gevolgd door een
conclusie en eventuele aanbevelingen.
Op basis van de vergelijking tussen het
referentiemodel en de aangetroffen
beheersingsmaatregelen worden de
conclusies en bevindingen geformuleerd
in een conceptrapport, dat wordt
besproken met de auditee. Na het
verkrijgen van committment stelt
de geïnspecteerde organisatie een
actieplan op. Dit wordt opgenomen
in het eindrapport.
Zowel het inspectieproces als de
feitelijke inhoud van het onderzoek
kunnen geëvalueerd worden. Aspecten
hierbij zijn het gedrag, de kennis,
ervaring en houding van de inspecteur
en het effect van het onderzoek op de
verbetering van de beheersing van de
organisatie. De effectiviteit van de
inspectie wordt bepaald door inhoud,
procedure en relatie.
Na 3-6 maanden wordt een follow-up
onderzoek uitgevoerd, waarbij de timing
wordt bepaald door risico's, tijd, kosten
en complexiteit van de herstelactie.
Stinie Francke archiefinspecteur
Noord-Hollands Archief.
Jacqueline Schuurman Hess
archiefinspecteur Gemeente Rotterdam.
Op 30 juni worden de artikelen van
Stinie Francke en Jacqueline
Schuurman Hess in Od en
Archievenblad u digitaal
aangeboden op Archief
2.0 en BREED.
28 2012 nummer 5
