Wanneer de inspecties
leiden tot daadwerkelijke
kwaliteitsverbetering, kan
op termijn zelfs volstaan
worden met het uitvoeren
van een zelfevaluatie
door de archiefvormende
organisatie.
De inspecteur kan worden
gezien als een objectieve
en onafhankelijke
beoordelaar van
de kwaliteit van
beheersing van de
informatiehuishouding.
van het informatiebeheer en mogelijke
oplossingsrichtingen (zonder daadwerkelijk
te adviseren). Zodoende draagt de
inspecteur bij aan de gewenste en
benodigde voortdurende verbetering,
als bedoeld in de Plan-Do-Check-Act-
cyclus.
Voor het kunnen uitoefenen van
systeemtoezicht4 door de provincie is
het dus nodig dat horizontaal toezicht
wordt doorgevoerd. Ook is het van
belang dat door iedere gemeente
gerapporteerd wordt over dezelfde KPI's.
Samen met de verslaglegging door de
inspecteur over de kwaliteit van de
interne beheersing op basis van de
auditmethodiek wordt daartoe een
solide basis geleverd. Wanneer de
inspecties leiden tot daadwerkelijke
kwaliteitsverbetering, kan op termijn
zelfs volstaan worden met het uitvoeren
van een zelfevaluatie door de archief
vormende organisatie.
Conclusie
bijzonder of mensen, middelen,
procedures, apparatuur en programmatuur
overeenkomstig de regelgeving worden
ingezet dan wel zich daarnaar gedragen.
Een aantal inspecteurs voert een
kwaliteitsinspectie uit, waarbij het
management inzicht wordt geboden in
het functioneren van het informatie- en
archiefbeheer, sterke en zwakke punten
worden gesignaleerd, risico's worden
aangegeven en aanbevelingen voor
kwaliteitsverbetering worden gedaan.
Het significante verschil met internal
auditing is dat de inspecteur de risico's
aangeeft, in plaats van een opdrachtgever
binnen de organisatie, en dat de
inspecteur een normenkader hanteert
vanuit een eigen discipline, gebaseerd
op Archiefwet- en regelgeving.
De overeenkomst tussen auditing en
inspectie is dat het een onafhankelijke,
objectieve onderzoeksfunctie betreft,
gericht op kwaliteitsverbetering binnen
de organisatie. Met revitalisering
generiek toezicht worden de auditor en
de gemeentelijke archiefinspecteur
beiden op de derde lijn gepositioneerd
in het model van de four lines of
defence. De archiefinspecteur stuurt een
verslag over het uitgevoerde toezicht
aan het college van burgemeester en
wethouders. Het college legt dit ter
verantwoording voor aan de raad. De
gemeente is vervolgens verantwoordelijk
om de rapportage aan de externe
toezichthouder (de vierde lijn) te
verstrekken, in dit geval de provincie.
In het licht van horizontale verantwoording
is vooral de kwaliteit van de inrichting van
de informatiehuishouding van belang.
Het accent van de inspecteur verschuift
van de feitelijke werking van het
archiveringssysteem naar het toetsen
van de beheersingskaders en
beheersingsmaatregelen. Deze situatie
gaat er vanuit dat horizontaal toezicht
volstrekt transparant en volledig is
doorgevoerd. In de praktijk is een
dergelijke situatie natuurlijk nauwelijks
aanwezig; reden dat de inspecteur naast
het steunen op het systeem ook de
werking van het systeem zal
controleren. De manager van de
geïnspecteerde organisatie krijgt
aanvullende zekerheid over de kwaliteit
Ten slotte vraagt de heer Koopmans of ik kan ingaan op de kritiek dat het
horizontaal toezicht in het kader van de Archiefwet tekortschiet. In het wets
voorstel wordt het specifiek toezicht door de provincie op de gemeentelijke
archiefzorg, dat wordt uitgeoefend op grond van de Archiefwet, vervangen door
toezicht op archieven door de provincie op grond van generieke wetgeving van de
Gemeentewet. Daarmee komt de nadruk te liggen op het belang van de interne
verantwoording en controle binnen de gemeentelijke organisatie, en de demo
cratische, horizontale verantwoording van college aan raad. Inmiddels zijn in
nauw overleg tussen het IPO en de VNG archiefprestatie-indicatoren tot stand
gekomen, die gemeenten kunnen gebruiken voor de horizontale verantwoording;
een en ander in het kader van het project van de VNG ter verbetering van de
horizontale verantwoording dat tevens betrekking heeft op de uitvoering van
de Archiefwet. Derhalve meen ik dat de kritiek die op dat terrein geldt, wordt
ondervangen
Antwoord van minister Donner op 14 september 2011 bij de behandeling van de
Wet revitalisering generiek toezicht (Rgt).
Kort samengevat zijn de voordelen van
de auditmethodiek:
er wordt draagvlak gecreëerd door
wederzijdse afstemming;
de scope wordt bepaald aan de hand
van een risicoanalyse. Door de risico's
van onvoldoende informatiebeheer
samen met verschillende
organisatiemedewerkers te
benoemen, wordt meer effect bereikt;
het referentiekader levert een heldere
omschrijving van wat getoetst wordt
en waaraan voldaan moet worden;
het toepassen van een
onderzoeksmodel levert een
gestructureerde rapportage op
waardoor de boodschap duidelijk
overkomt.
Bij toepassing van horizontaal toezicht
zullen de inspectierapporten het resultaat
zijn van de toetsende onderzoeken die de
inspecteur uitvoert. Daarbij zal hij een
oordeel geven op basis van een
vergelijking tussen norm (soll) en realiteit
(ist). Doel is om het management
aanvullende zekerheid te verschaffen over
de kwaliteit van beheersing van de
informatiehuishouding.
De inspecteur kan worden gezien als een
objectieve en onafhankelijke beoordelaar
van de kwaliteit van beheersing van de
informatiehuishouding. De archiefinspectie
wordt hiermee behalve een verantwoor
dingsinstrument ook een verbeter
instrument of 'tool of management'.
nummer 5 2012
