Versterking
horizontaal
archieftoezicht
Het toezicht op informatiemanagement verandert. De Wet revitalisering komt eraan en de daarbij
eerder besproken Kritische Prestatieindicatoren (KPI's) zijn onvoldoende om het horizontale toezicht te
versterken.1 Dat spraken Irmgard Broos, Marianne Loef en Ria van den Heuvel in Archievenblad 2011/9
en Peter Diebels in Od/11 al uit. Stinie Frankce en Jacqueline Schuurman Hess schrijven in twee elkaar
aanvullende artikelen in Od en Archievenblad over de beperkingen en het gebruik van de KPI's en wat
van de archiefinspectie verwacht mag worden.
Attitude en cultuur
Maar ook de wijze
van het uitoefenen
van toezicht zou meer
gebaseerd moeten zijn op
breed geaccepteerde en
beproefde methoden en
technieken.
■I 25
Stinie Francke en Jacqueline Schuurman Hess I
In dit artikel gaan we er vanuit dat de
term interbestuurlijk toezicht gelijk is
aan verticaal toezicht, dat wil zeggen
het formele toezicht dat vanuit een
hogere bestuurslaag wordt uitgeoefend
op de 'onder toezicht gestelde'.
Horizontaal toezicht staat voor de mate
waarin deze laatste organisatie maat
regelen heeft genomen om de mate van
intern toezicht en interne controle op
een zodanig niveau van beheersing te
brengen dat de toezichthouder daar in
hoge mate op kan vertrouwen en
steunen.2 Met het horizontaal toezicht
bij gemeenten wordt gedoeld op de
verantwoording van het college aan de
gemeenteraad, conform de wettelijke
spelregels zoals deze in het kader van
het duaal bestuur in Nederland ingang
hebben gevonden.
In een brochure van de VNG over het
in 2005 door de Belastingdienst bij de
gemeenten ingevoerde horizontaal
toezicht valt het volgende te lezen:
Horizontaal toezicht is naast een
kwestie van spelregels nadrukkelijk
ook een kwestie van attitude en
organisatiecultuur. Het gemeentebestuur
en het gemeentelijke management
moeten deze houding zichtbaar
uitstralen en uitdragen,
organisatiebreed uitrollen en ook
organisatorisch en personeel beleggen."
Verantwoord horizontaal toezicht heeft
betrekking op het gehele systeem van
checks en balances binnen de
bedrijfsvoering, in het bijzonder de
communicatieve, de culturele en de
ethische standaarden waaraan de
organisatie zich conformeert. Het
organisatorisch en personeel beleggen
houdt in dat er binnen de gemeente een
goed functionerend systeem bestaat
waarin risico's, normen, beheers
maatregelen, producten, werkprocessen
en interne controle zijn vastgelegd en
beschreven.
Ten aanzien van het toezicht op de
archieven (lees: de informatiehuishouding)
ontstaat er bij doorvoering van
horizontaal toezicht een uitzonderlijke
positie. De gemeentearchivaris is
namelijk belast met het toezicht op de
niet naar een archiefbewaarplaats over
gebrachte archiefbescheiden.
In artikel 32 tweede lid van de Archief
wet 1995 staat: "Ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen, voor zover
deze archiefbescheiden niet zijn
overgebracht naar een archief
bewaarplaats, is, onder de bevelen van
burgemeester en wethouders, met het
toezicht op de naleving van het
bepaalde bij of krachtens deze wet
belast de gemeentearchivaris. Met
betrekking tot dit toezicht stelt de
gemeenteraad een verordening vast,
welke aan gedeputeerde staten wordt
medegedeeld."
We hebben met de gemeentearchivaris
dus al te maken met een interne
toezichthouder. De toezichthoudende
taak wordt namens de gemeentearchivaris
uitgeoefend door de gemeentelijke
archiefinspecteur. Naar onze mening kan
de interne toezichthouder een essentiële
rol vervullen in de totstandkoming van
en de controle op het interne beheers
systeem. Daarmee zou in belangrijke
mate voldaan kunnen worden aan de
wettelijke eisen ten aanzien van de
gemeentelijke informatiehuishouding.
Bedacht moet worden dat de interne
toezichthouder zelf ook deel uitmaakt
van dit systeem. Zoals gezegd is een
nummer 5 2012
