Scripties Archivistiek B
Afgestudeerde archivarissen
aan de HvA in 2010
In 2010 voltooiden elf studenten de bacheloropleiding Media,
Informatie en Communicatie aan de Hogeschool van Amsterdam,
en studeerden tevens af met het diploma Archivistiek B.
Hieronder volgen de samenvattingen van hun scripties.
Hans Boersma
Leechburch Auwers was actief in
verschillende organisaties (waarvan hij
als archiefvormer optrad) rondom
Mariaverschijningen. Boersma geeft per
archief een verantwoording over de
archiefvorming, waardering en selectie
van de archieven. Daarnaast heeft hij
onderzocht welke doelgroep belang
stelling heeft voor deze archieven.
Toegankelijkheid van de archieven is
onderzocht aan de hand van een
literatuurstudie, waarbij de focus ligt op
het definiëren van de doelgroep
(archiefonderzoeker), het in kaart
brengen van diverse standaarden op het
gebied van toegankelijkheid en wet- en
regelgeving. In het bijzonder is aandacht
geschonken aan de bescherming van
persoonsgegevens, omdat de archieven
veel persoonsnamen vermelden.
Willem Brouwer
Hoe gaan gemeentelijke organisaties
om met het archiveren van e-mail-
berichten? Willem Brouwer heeft in de
periode november 2009 tot en met mei
2010 van alle 56 Gelderse gemeenten
de e-mailprotocollen onderzocht, een
enquête gehouden en interviews
afgenomen met medewerkers die
verantwoordelijk zijn voor de documen
taire informatievoorziening in hun
gemeente.
Het protocol legt vast hoe verkeer langs
elektronische weg geregeld is, wat is
toegestaan en aan welke voorwaarden
dat verkeer dient te voldoen om
betrouwbaar en authentiek te zijn.
Uit het onderzoek blijkt dat veel van de
e-mailprotocollen niet "op orde" zijn,
verouderd en kwalitatief onder de maat.
In menig protocol ontbreekt belangrijke
wet- en regelgeving en het gebruik van
webformulieren.
Gemeenten scheiden de inkomende
e-mail in formele en informele e-mail,
op identieke wijze als ze gewend zijn te
doen voor de papieren post. Formele
e-mails komen decentraal binnen bij de
medewerkers van de gemeente; ze
worden niet centraal geregistreerd en
gearchiveerd bij de afdeling DIV. Alle
medewerkers zijn zelf verantwoordelijk
voor de naleving van het e-mailprotocol.
De Gelderse gemeenten drukken
e-mails op papier af. Tegelijkertijd
worden - bijna altijd meerdere - digitale
versies van de e-mailberichten opge
slagen in het Document Management
Systeem (DMS), meestal in PDF en
PDF/A formaat; XML wordt weinig
gebruikt. Dit betekent ten eerste dat
gemeenten substitueren zonder
machtiging van Gedeputeerde Staten
van de provincie. De Provinciale
Archiefinspectie gedoogt deze
werkwijze. Ten tweede vindt
meervoudige archivering plaats. Ten
derde gaat bij reproducties op papier of
in PDF, metadata verloren. Daardoor is
de authenticiteit van de e-mails in het
geding.
Duurzame digitale archivering blijft een
zorgpunt. De digitale opslag in het DMS
garandeert geen duurzame archivering
op de langere termijn. Iedere gemeente
heeft een specifieke cultuur, techniek,
organisatie en kennis. De onderlinge
verschillen worden bepaald door de
volgende factoren: geld, capaciteit bij
DIV en Informatie en Automatisering,
(re)organisatie van de backoffice,
bewustwording bij de medewerkers,
Marieke de Haan I
Adviesrapport over en inventaris van
de archieven vanJ.A.A. Leechburch
Auwers
Boersma geeft het Meertens Instituut in
Amsterdam een advies over de toe
gankelijkheid van de verschillende
particuliere archieven die Leechburch
Auwers heeft gevormd. Het Meertens
Instituut heeft Boersma gevraagd een
klassieke inventaris te maken. in zijn
rapport geeft Boersma aan hoe de
toegankelijkheid van de toegang
verbeterd kan worden.
Boersma geeft een advies over de beste
presentatie van het archief.
E-mail op orde? Onderzoek naar
de archivering van e-mail bij
gemeentelijke organisaties
22 2011 nummer 3
