Wegwijzer
Zeldzame zelfstandigen
Voetangels en klemmen
Te klein
ARCHIEF
EEMLAND
Naar het antwoord op de vraag of het
archief zou kunnen verzelfstandigen,
hoefde Archief Eemland niet te zoeken.
Natuurlijk kan dat: het Apeldoornse
CODA en het Regionaal Archief Tilburg
zijn er de levende voorbeelden van.
De verzelfstandigde archiefdienst blijft
vooralsnog een zeldzaamheid en komt
alleen voor in gemeenten waar er
behalve van verzelfstandiging ook
sprake is van een fusie met andere
cultuurhistorische partners. Er bestaan
nog geen op zichzelf staande archief
instellingen die verzelfstandigd zijn.
Formeel moet ook dat kunnen, maar feit
is dat het nog niet is gebeurd.
Verzelfstandiging heeft zijn beperkingen.
De archivaris en zijn archiefwettelijke
taken moeten hoe dan ook binnen het
publieke domein blijven en ook de
collectie blijft overheidseigendom. Alleen
de uitvoering van de beheertaken komt
eventueel in aanmerking voor een vorm
van verzelfstandiging. Het gaat dan
bijvoorbeeld om het bewerken en
toegankelijk maken van archieven, het
depotbeheer en de dienstverlening via
de studiezaal en de website.
Arnold den Teulings Wegwijzer voor het
uitbesteden van het beheer van over
gebrachte archieven aan een privaat
rechtelijke organisatie2 geeft een
minutieuze en uitputtende opsomming
van aandachtspunten, mogelijkheden en
onmogelijkheden van verzelfstandiging
van archiefdiensten.
Als dit boekje iets duidelijk maakt, is het
dat elke vorm van herpositionering van
archiefdiensten veel en precieze
afspraken vergt rondom bevoegdheden
en verantwoordelijkheden. De ervaringen
in Apeldoorn en Tilburg bevestigen dat.
In beide instellingen staat de gemeente
archivaris op afstand van de instelling
die het beheer uitvoert. Feitelijk en
formeel heeft de archivaris daar niets te
zeggen over de uitvoering van de
beheertaken. Dat geeft in de praktijk de
nodige problemen. In Tilburg is dat
aanleiding om de gekozen constructie te
heroverwegen.
De begrenzing tussen wettelijke taken
die niet en niet-wettelijke taken die wél
uitbesteed of op afstand geplaatst
kunnen worden, luistert nauw. Voor
verschillende soorten collecties
(bijvoorbeeld overheidsarchieven en
museale collecties) gelden verschillende
juridische kaders waaraan recht gedaan
moet worden.
Voetangels en klemmen zitten er ook in
de niet-archiefspecifieke wetgeving
waaraan voldaan moet worden. Zo
lopen overheden die de uitvoering van
hun archiefbeheer willen uitbesteden
aan een private partij de kans dat zij
hierbij gehouden zijn aan Europese
aanbestedingsregels, met mogelijke
ongewenste effecten van dien. De
literatuur geeft op dit punt bij gebrek
aan casuïstiek nog weinig houvast, maar
Den Teuling waarschuwt in zijn
Wegwijzer wel voor de risico's en geeft
tips om te voorkomen dat de stichting
die de beoogd uitvoerder van de
beheerhandelingen is, achter het net
vist bij een (Europese) aanbesteding.
Het is zaak om de taakopdracht van de
verzelfstandigde organisatie zo specifiek
mogelijk te formuleren. Ook is het
raadzaam dat de gemeenteraad in de
Archiefverordening een bepaling
opneemt waarin de verzelfstandigde
partij met name wordt genoemd als
uitvoerder van de beheerhandelingen.
Verder is het opletten geblazen wat
betreft de btw-plicht van de private
partij die het beheer uitvoert. Kosten
voor bijvoorbeeld kopieën of de
uitvoering van archiefonderzoek vallen
onder de gemeentelijke legesverordening.
Als de baten van deze heffingen bij de
stichting terechtkomen, moet deze
daarover wel btw berekenen, wat
nadelig is voor het publiek en ook voor
de gemeente zelf. Om dat laatste te
voorkomen, kan bij de verzelfstandiging
worden vastgelegd dat alle dienst
verlening aan de archiefvormende
overheden deel uitmaakt van het
uitbestedingscontract en niet afzonderlijk
wordt berekend. Voor de burger is er
echter geen ontkomen aan: hij zal btw
moeten betalen.
Ten slotte luistert ook de personele en
rechtspositionele kant van de zaak
nauw. Het overhevelen van personeel
naar andere CAO's en functiehuizen kan
nadelige gevolgen hebben die een
w>t>i ïüt uilbeitcdcii
van het hflipt! vah
ovti gebrachte archieven
aaneen pr r vaatrcc lit el ii kc
m-jMmr-ntu-
vliegende start van een zelfstandige
archiefdienst danig kunnen bemoeilijken
en de overgang een nare bijsmaak
kunnen geven.
Het verzelfstandigen van Archief
Eemland kan maar het is geen sinecure,
zoals Alice van Diepen aan haar
gemeentebestuur rapporteerde. Het
antwoord op de vervolgvraag naar de
wenselijkheid van de verzelfstandiging
tekende zich ook al vrij snel af. De
gemeente Amersfoort stelt aan
uitbesteding en verzelfstandiging van
overheidstaken als voorwaarde dat er
sprake is van een duidelijke meerwaarde,
zowel in bedrijfseconomisch opzicht als
op het gebied van vakkennis en
innovatief vermogen.
Archief Eemland telt krap 15 fte en leunt
voor alle staftaken zwaar op de gemeente
Amersfoort. Voor een organisatie van
nog geen 15 fte zal het aannemen van
deskundig personeel voor de onder
steunende taken nauwelijks mogelijk
zijn, omdat er dan per discipline te
weinig uren beschikbaar zijn voor een
aantrekkelijke baan. Ondersteuning zal
voor een verzelfstandigd Archief
Eemland grotendeels ingekocht moeten
worden. Daarbij moet rekening
gehouden worden met het feit dat een
zelfstandige stichting geen btw kan
terugvorderen over de aan haar
niet-btw-plichtige activiteiten, toe te
rekenen kosten en investeringen. Dat
maakt inkoop van ondersteunende
diensten extra duur. Of een zelfstandig
Archief Eemland adequate onder-
20 2012 nummer 3
