Hoe positioneer je een archief?
De casus Eemland
Herpositionering van openbare archiefdiensten komt de laatste tijd steeds vaker aan de orde, niet
zelden in het kader en onder druk van bezuinigingen. Bestuurders dringen aan op verzelfstandigingen
of fusies. In die situatie is het van belang om als archivaris een goed beeld te hebben van wat (on)
mogelijk en (on)wenselijk is.
Status quo
Staalkaart van mogelijkheden:
archiefinstellingen in soorten
en maten
Margreet Windhorst1
Het regiemodel van de gemeente
Amersfoort stoelt op het adagium
'extern, tenzijHet is dan ook niet
verwonderlijk dat Archief Eemland in
2010 door het gemeentebestuur van
Amersfoort geconfronteerd werd met
de vraag of de instelling zou kunnen
verzelfstandigen en zo ja: of en onder
welke condities dat wenselijk zou zijn.
Directeur Alice van Diepen pakte de
handschoen op en ging aan de slag met
de vragen: wat kan er allemaal en wat
moeten we willen?
Archief Eemland is een op zichzelf
staande gemeentelijke dienst die
rechtstreeks onder de gemeente
secretaris van Amersfoort valt. Daardoor
is de beleids- en handelingsvrijheid van
het archief aanzienlijk. De formatie telt
14,56 fte. Krap de helft daarvan wordt
ingezet op het specialistische, groten
deels archivistische werk. De overige
formatie gaat op aan projecten, publieks-
taken, management en ondersteuning.
Het personeel van Archief Eemland heeft
de status van ambtenaar van de gemeente
Amersfoort. De gemeente verzorgt
inkoopondersteuning, juridische
ondersteuning, personeelszaken en
opleidingen, de ICT en een deel van de
financiële administratie.
Diverse regiogemeenten en een water
schap hebben dienstverlenings
overeenkomsten (dvo's) afgesloten met
Archief Eemland. Deze overeenkomsten
bevatten een standaardpakket afspraken
met betrekking tot beheer, toezicht en
reguliere studiezaaldienstverlening.
Daarvoor wordt onder andere een prijs
per strekkende meter in bewaring
genomen archief gerekend. Het pakket is
naar keuze uit te breiden met educatie-
en andere cultuurhistorische taken.
Voor enkele andere gemeenten voert
Archief Eemland, eveneens op basis van
een dvo, alleen het toezicht uit op de nog
niet overgebrachte archieven van de
gemeentelijke diensten.
De participanten in Archief Eemland
zitten aan het roer voor wat betreft de
inkoop van hun eigen dienstenpakket,
maar hebben verder, anders dan in een
gemeenschappelijke regeling, geen
zeggenschap over het beleid van de
archiefdienst.
Stand alone archief: verzorgt
uitsluitend het beheer van en het
toezicht op de archieven van het eigen
overheidsorgaan.
Centrumgemeenteconstructie: 'lichte
gemeenschappelijke regeling' waarbij
de centrumgemeente fungeert als
gemeenschappelijk orgaan dat het
beheer en het toezicht van naburige
overheidsorganen overneemt.
Participerende overheden hebben
zitting in een archiefcommissie met
adviesfunctie. Gemeenteraad
centrumgemeente is het besluit
vormend orgaan.
Gemeenschappelijke regeling:
verschillende overheden, met daarbij
soms ook een particuliere partij,
sluiten een regeling voor de
gezamenlijke uitvoering van het
archiefbeheer en het archieftoezicht.
De regeling is een openbaar lichaam
met een eigen bestuur waarin de
partnerinstellingen vertegenwoordigd
zijn. Achteraf wordt verantwoording
afgelegd aan de deelnemende
overheden.
Archiefdienst met dienstverlenings
overeenkomsten: centrumgemeente
of regionale archiefdienst werkt op
contractbasis voor andere overheden;
archivaris wordt ook bij de contract
partij als zodanig benoemd en voert
de in de overeenkomst afgesproken
taken uit.
Archiefdienst gefuseerd met andere
gemeentelijke onderdelen, vaak
verwante diensten zoals een
gemeentelijk museum, een
bibliotheek en/of de afdeling
monumentenzorg en archeologie.
Veelal intern verzelfstandigd.
Archiefdienst in zelfstandige
stichting: er is (in alle nu bekende
gevallen) sprake van een fusie met
andere cultuur(historische)partners; de
gemeentearchivaris blijft vanwege zijn
wettelijke taken onderdeel uitmaken
van de gemeentelijke organisatie.
nummer 3 2012 19
