De elektronische overlijdensakte
Een nieuwe ontwikkeling na 200
jaar Burgerlijke Stand
Al 200 jaar worden er overlijdensakten opgemaakt door de ambtenaar van de Burgerlijke Stand.
De getuigen zijn er sinds 1950 niet meer bij, maar verder is bijna alles bij het oude gebleven. Sinds
1 februari 2011 kan bij de Gemeente 's-Hertogenbosch de voorheen tijdrovende aangifte digitaal,
vanachter het bureau, geregeld worden. De gemeente is hiermee de eerste in Nederland.
Tot nu toe
Al twee eeuwen maakt de ambtenaar van
de Burgerlijke Stand overlijdensakten op.
De getuigen zijn er sinds 1950 niet meer
bij, maar verder is bijna alles bij het oude
gebleven. De aangever komt met een
overlijdensconcept - de doktersverklaring
waarin de dokter zelf heeft geconstateerd
dat de overledene dood is - en een
zogenaamd 'B-couvert' naar de ambtenaar
van de Burgerlijke Stand. Het B-couvert is
een verklaring van diezelfde arts, maar dan
bedoeld voor een arts van het Centraal
Bureau voor de Statistiek (CBS). Daarin
staat het verloop naar het overlijden in
medische termen.
Voor het doen van de persoonlijke aangifte
kan de begrafenisondernemer een afspraak
maken, dat scheelt tijd. Verder moeten alle
gegevens in de computer door de
ambtenaar worden ingeklopt. De akte
wordt geprint en getekend door de aan
gever én de ambtenaar. De ambtenaar
print ook nog even het verlof tot begraven
of cremeren en het uittreksel uit het
overlijdensregister. De aangever rekent af
en mag weer gaan. De ambtenaar zet het
aktenummer op het concept, de dokters
verklaring en het B-couvert. Vervolgens
wordt alles netjes opgeborgen en daarmee
is de procedure klaar.
Eén keer per maand worden de B-couverts
gebundeld en verzonden naar het CBS. Ook
één keer per maand wordt er een uitdraai
gemaakt van alle overledenen die maand
(gemiddeld ongeveer 100-150) en
verzonden naar de Belastingdienst,
onderdeel Registratie en Successie. Per
overledene telkens 20-25 minuten werk,
alles bij elkaar. Maar voor de aangever nog
veel meer werk. Die is bij één aangifte
ongeveer een uur kwijt: concept maken,
doktersverklaring ophalen, parkeren,
aangifte doen, terug naar de klant, weer
naar kantoor et cetera.
Nieuwe ideeën
De al genoemde brainstormsessie leverde
tal van ideeën op. De meeste waren
onbruikbaar, maar het idee van machtigen
werd uitgewerkt en doorgegeven aan de
minister van Justitie, 'baas' van de
ambtenaar van de Burgerlijke Stand. Maar
dat machtigen mocht niet van de minister.
Toen hebben we wat anders verzonnen,
met dank aan de ICT-afdeling. De basis van
dit plan was onze service aan deur
waarders, advocaten en notarissen die al
enige jaren met groot succes draait: 'Linea
Recta'. In 2010 heeft de Gemeente
's-Hertogenbosch volop meegedacht in een
viertal werk-groepen die waren opgezet
door het ministerie van Justitie. Dit
resulteerde tot een voorstel tot wijziging
van wet die bijna door de Tweede Kamer
is. In dit voorstel wordt het mogelijk
gemaakt dat een aangifte van overlijden
elektronisch plaats kan vinden.
Tijdwinst
bijlage toegevoegd. In dezelfde handeling
kan er alvast een uittreksel uit het
overlijdensregister worden besteld én
betaald! Nadat de akte is opgemaakt wordt
het uittreksel en het verlof als bijlage per
mail teruggestuurd naar de uitvaart
ondernemer. Het voordeel voor de
ondernemer is, bij één aangifte, netto een
uur tijdwinst. Bij de gemeente ligt de winst
in het tijdstip waarop de akte wordt
opgemaakt. Dit kan buiten kantooruren
gebeuren. Tweede winstpunt is de
gekweekte goodwill bij de beroepsgroep,
en natuurlijk pure administratieve
lastenverlichting!
Met de ketenpartners bij de aangifte is in
2010 uitgebreid gesproken. Dit heeft onder
andere geleid tot het automatisch
genereren van het belastingformulier
'Registratie en Successie'. Met ingang van
1 april 2011 is het niet meer nodig om
maandelijks 150 formulieren te printen en
op te sturen. Ook de B-verklaring (het
document van de arts met de doods
oorzaak en tal van bijkomstige informatie
over het overlijden) waarbij de ambtenaar
als een soort van postbode fungeert tussen
de arts en het Centraal Bureau voor de
Statistiek, staat op het punt van
verdwijnen. Er is volop overleg tussen het
CBS en de Gemeente 's-Hertogenbosch om
een landelijke oplossing te vinden. Met
Centric, de leveranciers van Key2Burger-
zaken - de software waarmee de GBA
wordt beheerd en de akten van de
Burgerlijke Stand worden vervaardigd -
wordt ook al gesproken. Momenteel moet
een akte nog handmatig worden
opgemaakt, maar oplossingen liggen ook
hiervoor in het verschiet.
Gerard Velders
Het begon vier jaar geleden met enkele
klachten van begrafenisondernemers over
parkeren. Uit een brainstormsessie hierover
met de uitvaartondernemers kwamen de
eerste ideeën los. Bijvoorbeeld dat de
ondernemer iemand machtigt van de
afdeling Burgerzaken om aangifte te doen.
Het leek zo simpel.
Vooruitlopend op dit voorstel is Gemeente
's-Hertogenbosch gestart met een pilot van
digitale overlijdensaangiftes. Vanachter het
bureau wordt een formulier ingevuld, en
een scan van de doktersverklaring
(verplicht om een verlof tot begraven/
cremeren af te geven) wordt digitaal als
Gerard Velders senior medewerker
Burgerlijke Stand en vreemdelingen bij de
Gemeente 's-Hertogenbosch.
nummer 8 201 1 37
