r
r
Uiteindelijk komt het
neer op onze plicht als
archiefbewaarplaats en als
overheidsorgaan om wet
en regelgeving juist en
zorgvuldig uit te voeren.
Verantwoordelijkheden
Omdat ten tijde van de wijziging van de
Archiefwet 1995 nog niet veel archieven
met beperkingen op de openbaarheid
werden overgebracht, was die scheiding
van verantwoordelijkheden niet urgent.
Als gevolg hiervan bleef in een aantal
gevallen bij overbrenging van archieven
door rijksorganen de voorwaarde gehand
haafd dat voor inzage toestemming
moest worden gevraagd aan de
oorspronkelijk zorgdrager. Tegenwoordig
is het voor de verzoeker om inzage in
beperkt openbare archiefbescheiden
duidelijk dat hij bij het Nationaal Archief
aan het juiste adres is voor inzage.
In het verlengde hiervan maken we bij
het Nationaal Archief ook duidelijk onder
scheid tussen de verantwoordelijkheid
voor het verlenen van inzage, en de
verantwoordelijkheid voor het gebruik
van de gegevens door de verzoeker.
Tot de voorwaarden voor inzage, die door
zorgdragers werden gesteld, hoorde
namelijk de ondertekening van een
verklaring dat verzoeker zorgvuldig met
de gegevens zou omgaan. Ook werd
gesteld dat publicaties voorgelegd zouden
moeten worden, ter controle dat bepaalde
gegevens niet zouden worden gepubliceerd.
Dat deze voorwaarden werden gesteld
had onder andere te maken met het feit
dat ten tijde van de totstandkoming van
de Archiefwet 1995 de toenmalige Wet
persoonsregistraties niet van toepassing
was op (bijzondere) persoonsgegevens
in de archiefbewaarplaatsen. Omdat men
toch de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer wilde waarborgen, werd die
gevonden in de voorwaarden voor inzage.
En die voorwaarden betroffen niet alleen
een zorgvuldige verlening van inzage,
maar ook een zorgvuldig gebruik door
degene die inzage had verkregen.
De verantwoordelijkheid van een archief
bewaarplaats strekt zich uit tot een
verantwoorde en zorgvuldige inzage.
Degene die de persoonsgegevens heeft
kunnen inzien, is verantwoordelijk voor
het gebruik van de persoonsgegevens.
Dat betekent dat een bezoeker niet meer
hoeft te tekenen voor een zorgvuldig
gebruik. Burgers zijn voor de wet zelf
verantwoordelijk en aansprakelijk indien
zij onzorgvuldig omgaan met de gegevens.
Het Nationaal Archief kan die verant
woordelijkheid niet van hen overnemen.
Bescherming van wie en wat?
Burgers zijn voor de wet
zelf verantwoordelijk en
aansprakelijk indien zij
onzorgvuldig omgaan met
de gegevens.
Noten
3 Tweede Kamer, vergaderjaar
1993-1994, 22 866, nr. 17, p. 2.
4 Artikel 17 Archiefwet en prof. dr. F.C.J.
Ketelaar, Archiefrecht A15-15.
in de praktijk niet scherp wordt
getrokken. Bij de totstandkoming van de
Archiefwet zijn deze verantwoordelijk
heden duidelijk gescheiden: "Het derde
en vierde lid van artikel 16 (nu art. 15)
ontnemen de zorgdragers voor over te
brengen archiefbescheiden hun
verantwoordelijkheid, in het bijzonder
ten opzichte van bronnen en externe
contacten."3
Dat wil zeggen: de zorgdrager voor de
overgebrachte archieven c.q. de beheer
der van de archiefbewaarplaats, is als
enige verantwoordelijk voor het verlenen
van inzage bij de archiefinstellingen. Dit
is met name van belang voor de rijks
overheid, omdat bij overbrenging het
zorgdragerschap overgaat. Bij gemeenten
en waterschappen blijven deze organen
zorgdrager voor én na overbrenging.
Wel geldt voor alle bestuurslagen dat bij
overbrenging de beheerder van de
archiefbewaarplaats als enige bevoegd is
tot het verlenen van inzage in archief
bescheiden. Daar kan geen ander
overheidsorgaan tussen gaan zitten.4
Dat geldt alleen niet als er inzage wordt
gevraagd in archiefbescheiden waarvan
op grond van het belang van de staat en
bondgenoten de openbaarheid is beperkt.
Het funderen van de inzage op de wet
telijke normen voorkomt ook dat bij het
verlenen van inzage allerlei andere zaken
mee gaan spelen dan wenselijk en nood
zakelijk. Zo kan worden voorkomen dat
overwegingen van emotionele aard, of
op grond van de gevoeligheid van
de informatie in de dossiers, een rol
spelen bij het vaststellen van het recht
op inzage.
Het gebruiken van persoonsgegevens,
waaronder ook het verlenen van inzage,
kan met emoties omgeven zijn. Emoties
die samenhangen met individuele
geschiedenissen die mensen persoonlijk
raken. Veel van die geschiedenissen zijn
te vinden in archieven bij het Nationaal
Archief en andere archiefbewaarplaatsen.
Het emotionele belang van deze dossiers
voor individuen, groepen en de samen
leving wordt onderkend. Daarom worden
deze dossiers ook bewaard en uiteindelijk
overgebracht naar een archiefbewaar
plaats. En dus moet er ook zorgvuldig
worden omgegaan met deze gegevens.
Het oog hebben voor de effecten die de
informatie kan hebben op een individu
behoort tot het professionele handelen
van archivarissen, maar het beleid rond
openbaarheid van en inzage in persoons
gegevens zal gebaseerd moeten zijn op
de grondslagen van wet- en regelgeving.
Alleen dan kan er op een eenduidige
manier inzage worden verleend. Het is
dan ook mogelijk onze aandacht meer te
richten op het ontwikkelen van een aan
de wet- en regelgeving en jurisprudentie
aangepast beleid. De casuïstiek wordt
door ons gebruikt om de kennis over de
inzage en openbaarheid van persoons
gegevens te vergroten.
Het een en ander betekent niet dat een
verzoeker niets meer hoeft te doen bij
een verzoek om inzage. In de meeste
gevallen moet worden aangetoond dat
de persoon wiens dossier het betreft is
overleden, of dat men toestemming
heeft van een betrokkene. Een andere
aanpassing is dat bij weigering van
inzage verzoekers nu altijd een besluit op
schrift krijgen, waarbij gewezen wordt
op de mogelijkheid tot het maken van
bezwaar.
Zoals hiervoor beschreven kunnen
burgers aan de wet- en regelgeving
de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer en het recht op inzage
ontlenen. En alle formulieren en voor
waarden ten spijt, uiteindelijk komt het
neer op onze plicht als archiefbewaar
plaats en als overheidsorgaan om
wet- en regelgeving juist en zorgvuldig
uit te voeren.
1 Archievenblad 114 (2010) nr. 10,
p. 35 e.v.
2 Zie artikel 2a Archiefwet.
Noor Schreuder juridisch adviseur
Nationaal Archief.
34 2011 nummer 8
