61
In de Memorie van Toelichting bij
de Wet GBA en de Nota van Toelichting
bij het Besluit GBA wordt aangegeven
waarom het "stelsel van verstrekkingen
zoals neergelegd in de Wet GBA" tot
2070 van toepassing moet zijn op de
persoons- en archiefkaarten. In het kort
gaat het om het administratieve belang
voor de organisatie, het kunnen uit
oefenen van toegekende rechten door
de burger en de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer. Het advies van
de Rijkscommissie voor de Archieven om
een onderscheid te maken in kaarten
van levende en overleden personen is
niet overgenomen, simpelweg omdat
daar "niet in is voorzien". Het belang
van het ter beschikking komen van de
gegevens van overleden personen voor
wetenschappelijk en genealogisch
onderzoek wordt echter wel onderkend.
Daarvoor wordt verwezen naar de
gegevensverstrekking zoals die wordt
toegestaan aan het Centraal Bureau voor
Genealogie. Het CBG verstrekt tegen
vergoeding kopieën van persoons
kaarten van overleden personen met
afdekking van de velden waarin
bijzondere persoonsgegevens vermeld
kunnen zijn. Van de gegevens van
overleden personen sinds 1994
geregistreerd in de GBA, levert het CBG
op verzoek van derden vergelijkbare
uittreksels, bekend als 'persoonslijsten'.
De hierboven geciteerde bepalingen uit
de Wet GBA lijken te impliceren dat tot
het jaar 2070 het specifieke regime van
gegevensverstrekking uit de GBA ook
van toepassing is op de persoons- en
archiefkaarten, en dat de kaarten pas in
dat jaar formeel (conform artikel 12 van
de Archiefwet) mogen worden over
gebracht naar de archiefbewaarplaats.
Dat zou betekenen dat ook pas in dat
jaar de regelgeving met betrekking tot
beperkingen op de openbaarheid van
de Archiefwet van kracht zijn. Gevolg
hiervan zou zijn dat de gegevens op de
archiefkaart van een persoon die in
1940 is overleden pas in 2070 door de
archiefbewaarplaats aan derden ter
beschikking mogen worden gesteld,
terwijl diezelfde soort gegevens op een
persoonslijst van iemand die in 1995 is
overleden al in 2016 door de
archiefbewaarplaats ter beschikking
mogen worden gesteld. Echter, de
persoonskaart van deze zelfde, in 1995
overleden persoon - die tot 30
september 1994 is bijgehouden in zijn
woonplaats - mag pas weer in 2070
worden overgebracht naar de archief
bewaarplaats. Gegevens van overledenen
ten tijde van de GBA zouden dus eerder
bekend zijn, dan gegevens van personen
die zijn overleden ten tijde van het
oudere systeem van registratie. En
de persoonslijst van iemand die op
2 oktober 1994 is overleden, mag
eerder aan derden worden verstrekt dan
de persoonskaart met diezelfde
gegevens van deze persoon.
Geautomatiseerd systeem
In Amsterdam verzorgt de Dienst
Persoons- en Geo-informatie (DPG) de
bevolkingsadministratie. Als één van de
landelijke voorlopers is Amsterdam al in
1991 overgestapt op een geautomatiseerd
systeem voor bevolkingsregistratie,
genaamd het Gemeentelijk Bevolking
administratie Systeem (GBS). Dit systeem
kan beschouwd worden als een voorloper
van de GBA. De archiefkaarten waren
eind vorige eeuw al gereproduceerd op
microfilm of via een fotografisch
procedé. Daarom waren de kasten met
de originele persoons- en archiefkaarten
en de hulpsystemen opgeslagen in een
opslagruimte op een industrieterrein.
Deze situatie voldeed echter geenszins.
De reproductie op microfilm was niet
volledig en veel in het verleden
verkeerd in het alfabetische systeem
retour geplaatste kaarten (ten tijde van
de Tweede Wereldoorlog ook
opzettelijk!) waren onvindbaar.
De microfilms waren bovendien lastig
toegankelijk voor de ambtenaren van
DPG. Ook het materiële beheer van de
originele kaarten in de opslagruimte liet
veel te wensen over: er was geen
klimaatcontrole en de ruimte leek niet
vrij van ongedierte. Met name de
fotografische reproducties van
archiefkaarten verkeerden in zeer
slechte staat en dreigden verloren
te gaan.
Op verzoek van DPG heeft het Stads
archief daarom de bestaande registers
gescand, laten indexeren en via een
online zoeksysteem in hun geheel
toegankelijk gemaakt voor de ambtenaren
van DPG. Vervolgens is de registratie, die
inmiddels in goede, geordende en
toegankelijke staat verkeerde, formeel
overgedragen aan het Stadsarchief.
Daarbij is in de verklaring van over
brenging bepaald dat de directeur van
DPG zijn taak als gemandateerde van
het college van B&W inzake de uit
voering van de Wet GBA kan blijven
uitvoeren.
In de afgelopen jaren zijn aldus in totaal
de volgende bestanden overgebracht
naar het Stadsarchief:
- Archiefkaarten (1939-1994),
1977 dozen, 2.592.046 scans;
- Persoonskaarten (1939-1994),
566 dozen, 776.164 scans;
- Woningkaarten (1922-1989),
813 dozen, 780.727 scans;
- GBS (1991-1994), 1 database, bewerkt
tot 590.894 tiffs met mutatieregels.
Bakker,AaltJe 1888
aan wie, verstrekt mogen worden. Dit zijn
min of meer dezelfde voorwaarden die
gelden voor de gegevensverstrekking aan
derden uit de GBA zelf.
Archiefkaart gemaakt bij het overlijden van Aaltje Bakker in 1963. Van 1960 tot 1964 werden de
archiefkaarten in Amsterdam gemaakt via een fotografisch procedé. Deze fotoafdrukken zijn niet
langdurig houdbaar en een deel verkeert al in vrij slechte staat.
Dit lijkt een inconsequentie die de Wet
GBA niet zo kan hebben bedoeld.
Wellicht moeten daarom de genoemde
artikelen anders geïnterpreteerd
worden. Dat is gedaan door de
Gemeente Amsterdam.
De bevolkingsadministratie uit de
periode voorafgaand aan de invoering
van de persoonskaarten, bestaand uit
gezinskaarten en vastbladige registers,
is al eerder overgedragen. Overigens
zijn, op een dertigtal na, de originele,
papieren gezinskaarten in Amsterdam in
de Tweede Wereldoorlog vernietigd bij
een aanslag op het Bevolkingsregister.
Omdat voor de oorlog de gezinskaarten
nummer 8 2011
29
Iti X
