De Wet GBA en de overbrenging
van persoons- en archiefkaarten
Gemeentelijke
archiefbewaarplaatsen
Vanaf 1 januari 1850 is in alle gemeenten
in Nederland op min of meer gelijke
wijze de bevolking geadministreerd,
conform een daartoe genomen Koninklijk
Besluit van 22 december 1849. Iedereen
in Nederland staat sinds die tijd in het
bevolkingsregister geregistreerd met
naam, geboortedatum, woonadres, plaats
in het gezinsverband en eventueel
beroep, godsdienst, verhuizingen en
overlijdensdatum. In Amsterdam is
tot 1893 de registratie gevoerd in vast-
bladige registers, daarna is gewerkt met
kaartsystemen tot 1994. In de periode
1893-1939 zijn de gegevens per gezin
vastgelegd op één kaart. Deze kaarten
worden gezinskaarten genoemd. Van
1939 tot 1994 is voor iedere persoon
één kaart gemaakt. Deze kaarten staan
bekend als persoonskaarten. Dankzij
diverse hulpsystemen is de bevolkings
registratie toegankelijk op zowel
persoonsnamen als op adressen. In 1994
is landelijk een systeem van geauto
matiseerde registratie ingevoerd:
de Gemeentelijke Basisadministratie.
Dankzij deze bevolkingsadministratie
kan iedere Nederlandse gemeente vanaf
1850 beschikken over een compleet
historisch overzicht van zijn bewoners.
Bij verhuizing werden tot de invoering
van de persoonskaarten in 1939 de
gegevens van een persoon door
gestreept in het register van de oude
woongemeente en werden in de
nieuwe woongemeente de gegevens
opnieuw genoteerd. Wanneer een
ingeschrevene na 1939 ging verhuizen,
werd zijn persoonskaart doorgestuurd
naar de nieuwe gemeente. Bij overlijden
werd de persoonskaart, na verwerking
door het Centraal Bureau voor de
Statistiek, opgenomen in één landelijke
collectie in beheer van het Centraal
Bureau voor Genealogie in Den Haag
(CBG). Maar voordat de persoonskaarten
van overledenen en van 'verhuizers'
werden doorgestuurd, nam een
gemeente eerst de gegevens over op
een archiefkaart voor het eigen archief.
Zo bleef de bevolkingsadministratie van
iedere gemeente compleet. De volledige
registratie werd en wordt op enig moment
opgenomen in de archiefbewaarplaats
van de gemeente, waar zorgvuldige en
veilige bewaring is gegarandeerd en
waar het publiek recht heeft op inzage
conform de Archiefwetgeving en, voor
zover van toepassing, de Wet bescherming
persoonsgegevens (Wbp).
Ook de Wet GBA onderstreept het
historisch belang van de bevolkings
administratie en kent de gemeenten
een belangrijke rol toe bij het beheren
van en bij de gegevensverstrekking uit
de bevolkingsadministratie, zowel voor
de oude, papieren als voor de nieuwe,
geautomatiseerde administratie. In de
Memorie van Toelichting op de Wet GBA
staat dat de "bestaande registers" het
beste zo vroeg mogelijk kunnen worden
"gedeponeerd" in de archiefbewaar
plaats. En de gegevens van overleden
personen in de GBA moeten 20 jaar na
het overlijden worden overgebracht naar
de archiefbewaarplaats, aldus artikel
148 van de Wet GBA.
Toegang voor derden
De artikelen 136 en 137 van de Wet GBA
en artikel 91 van het Besluit GBA gaan
over de persoons- en archiefkaarten die
zich bij de gemeenten bevinden. In deze
artikelen wordt bepaald dat het college
van Burgemeester en Wethouders van een
gemeente, ten behoeve van de uitvoering
van de wet, de zorg draagt voor de
persoons- en archiefkaarten tot 2070, en
verantwoordelijk is voor de verwerking
van de persoonsgegevens op deze
kaarten. Ook wordt aangegeven welke
gegevens, onder welke voorwaarden en
Ellen Fleurbaay
Bij de overgang van de bevolkings
registratie op papier naar de geauto
matiseerde basisadministratie van
persoonsgegevens werd op 1 oktober
1994 de Wet op de Gemeentelijke
Basisadministratie Persoonsgegevens
(Wet GBA) van kracht. Deze wet regelt
inrichting, beheer en gegevens
verstrekking uit dit geautomatiseerde
systeem. In de wet zijn ook enkele
artikelen opgenomen die betrekking
hebben op de voorafgaande
registratie op persoonskaarten en
archiefkaarten, aangeduid als 'de
bestaande registers'. Maar de
strekking van die artikelen is niet
voor 100% eenduidig. Wat mag er
wanneer openbaar toegankelijk zijn?
Het Stadsarchief Amsterdam geeft
toegang tot de 'bestaande registers'
en volgt daarbij de uitgangspunten
die gelden voor het Centraal Bureau
voor Genealogie wat betreft de
beperkingen op de openbaarheid.
Zoeksysteem op de archiefkaarten
met eerste resultaten van zoekactie
op de naam Bakker Beweeg je met
je muis over de lijst dan verschijnt
een pop-up met eerste informatie.
Na inloggen kunnen openbare scans
worden aangekocht. In het
Informatiecentrum van het
Stadsarchief is inzage gratis.
28 2011 nummer 8
