Papier of digitaal?
Ledenregistratie
In maart 2011 ging het nieuwe landelijke
ledenregistratiesysteem van de
Protestantse Kerk (LRP) van start. Tot dat
moment maakten de protestantse
gemeenten gebruik van hun eigen
systemen voor het registreren en tellen
van hun leden, en van de oude centrale
landelijke ledenregistratie, ondergebracht
bij de voormalige (hervormde) SMRA.
Het doel van de LRP is hetzelfde gebleven:
het kerkenwerk ondersteunen van de
plaatselijke gemeenten. In dit nieuwe
digitale systeem is geen lokale software
meer nodig. Veel werk dat nu nog op
papier gebeurt, kan voortaan digitaal
gedaan worden. En omdat het nieuwe
systeem een internetapplicatie is, hoeven
plaatselijk geen back-ups meer te worden
gemaakt. De informatie is direct actueel
in dat gemeenschappelijk systeem en
beschikbaar voor andere rechthebbenden
binnen de gemeente en kerk.
Noot
Ook landelijk is de LRP van groot nut: het
systeem zorgt voor overzicht en inzicht in
het ledenaantal en in de manier waarop
de leden bij de kerk betrokken zijn.
De cijfers maken het mogelijk relevant
beleid te maken voor en door de
Protestantse Kerk en haar gemeenten.
De beveiliging en de toegang van de LRP
zijn goed geregeld. Alle informatie is
veilig en centraal opgeslagen op twee
verschillende locaties. Als het systeem
crasht, is het snel weer operationeel
te krijgen.
Het LRP-systeem is zodanig ingericht dat
alleen geautoriseerde personen via een
unieke sleutel, een inlognaam en een
wachtwoord toegang hebben tot een
beperkt deel van de informatie.
Bovendien kan niemand persoons
gegevens van een andere dan de eigen
kerkelijke gemeente raadplegen. De
beveiliging tegen hackers is te vergelijken
met die bij telebankieren. Bevoegde help
deskmedewerkers en applicatie
beheerders van het Landelijk Diensten
centrum kunnen op verzoek en met
toestemming van de gemeenten in het
systeem kijken en werkzaamheden
uitvoeren, wanneer dat nodig is.
Het is de bedoeling dat de persoons
gegevens van doopleden en belijdende
leden permanent apart bewaard blijven
in het LRP-systeem. De gegevens van de
leden die zich hebben laten uitschrijven,
zijn overleden of naar het buitenland c.q.
onbekende bestemming zijn vertrokken,
worden twee jaar na dato uit het
operationele bestand verwijderd. De
kerkelijke gegevens (doop, belijdenis,
kerkelijk huwelijk) van die leden worden
dan overgebracht naar een apart archief
bestand dat alleen nog (centraal) door
bevoegden te benaderen is. Dit is ongeacht
de door de gemeente bij te houden
doop-, belijdenis- en huwelijksboeken.
In verband met de digitale ont
wikkelingen in de administratie streven
we er bij het Protestants Landelijk
Dienstencentrum naar om de
documenten die van belang zijn voor de
kerkgeschiedenis op papier te bewaren.
Een professioneel digitaal archiverings
systeem is er nog niet. Het gevaar is
daardoor dat digitale bestanden na
verloop van tijd onleesbaar of onvindbaar
zullen worden. Daardoor dreigen hiaten
te ontstaan in de archieven en zullen de
mogelijkheden tot archiefonderzoek
Doopdoek (coll. Protestants Landelijk Dienstencentrum).
elkaar: enerzijds het belang van de
bescherming van de persoonlijke
levenssfeer van mensen die in de
archieven vermeld worden, anderzijds het
belang van de kerk en de samenleving bij
openbaarmaking van de resultaten van
historisch onderzoek. Deze belangen
moeten zorgvuldig worden afgewogen.
Bij het nemen van een beslissing over
inzage van archieven uit het jongste
verleden prevaleert openbaarheid boven
geheimhouding, maar de privacy van
mensen moet wel gewaarborgd zijn.
De archivaris van de Protestantse Kerk
heeft geen zeggenschap over de
archieven van plaatselijke kerkelijke
gemeenten en regionale organen. In onze
richtlijnen voor plaatselijk kerkelijk
archiefbeheer adviseren wij die kerkelijke
besturen echter wel om op een soort
gelijke wijze als hiervoor beschreven,
te werk te gaan.
De plaatselijke gemeenten zijn volgens
de kerkorde van de Protestantse Kerk
verplicht om ledenregisters bij te houden.
Ook voor deze ledenregisters gelden
beperkingen in verband met de open
baarheid. De Protestantse Kerk volgt
hierbij de regels die door de overheid zijn
gesteld in verband met de openbaarheid
van diverse aktes. Afgeleid daarvan geldt
voor doopregisters een openbaarheids
beperking van 100 jaar, voor belijdenis-
en huwelijksregisters een beperking van
75 jaar en voor overlijdensregisters een
beperking van 50 jaar.
Kluisjes (coll. Protestants Landelijk Dienstencentrum).
worden beperkt. Beleidsmakers en
archiefdeskundigen buigen zich over deze
problematiek in de hoop hiervoor een
oplossing te vinden, zodat ook in de
toekomst archieven - met alle persoons
gegevens die daarin te vinden zijn -
geraadpleegd kunnen worden.
1 De Protestantse Kerk in Nederland is
een voortzetting van de Nederlandse
Hervormde Kerk, de Gereformeerde
Kerken in Nederland en de Evangelisch-
Lutherse Kerk.
Fennie Duursema archivaris en
bibliothecaris Protestantse Kerk in
Nederland (f.duursema@pkn.nl).
Kerkgangers (coll. Protestants Landelijk Dienstencentrum).
nummer 8 2011 25
