Bescherming van persoons
gegevens bij de Protestantse
Kerk in Nederland
w
Kerken hebben zich, vooral in het verleden, vaak intensief bemoeid met het wel en wee van hun leden.
Als gevolg daarvan bevindt zich in de kerkelijke archieven veel privacygevoelige informatie. Ook in die
van de Protestantse Kerk in Nederland1, zowel landelijk, regionaal als plaatselijk. Beslissingen over het
al dan niet toelaten van onderzoekers tot deze archieven worden daarom met zorgvuldigheid genomen.
Onderzoek
Openbaarheid
Fennie Duursema I
Bij de archivaris van de Protestantse Kerk
komen geregeld verzoeken binnen van
onderzoekers die landelijke archieven
willen raadplegen. Hoewel veel van deze
archieven bij Het Utrechts Archief in
bewaring zijn gegeven, beslist de
archivaris van de Protestantse Kerk over
de inzage van de jongste gedeelten van
die archieven; dit ter bescherming van
de privacy van de mensen die in de
archieven vermeld worden. Doel van de
onderzoekers is meestal het vastleggen
van gegevens in bijvoorbeeld een scriptie,
een proefschrift of een artikel in een
tijdschrift. Soms is het doel van de inzage
heel persoonlijk. Zo vroeg de zoon van
een oud-zendeling inzage in het dossier
van zijn vader. Na intern overleg
verleenden wij deze man toestemming
het dossier in te zien. De vader bleek zich
in een ver land misdragen te hebben.
Voor de zoon vielen veel puzzelstukjes
op hun plek.
Een andere onderzoeker schreef de
biografie van een hem bekende
predikant. Wij wisten dat bij een
benoeming in de loopbaan van deze
dominee verschillende personen een
negatieve rol hadden gespeeld. De vraag
is dan of een onderzoeker volledig inzage
Overlijdensdoek (coll. Protestants Landelijk
Dienstencentrum).
in het archief gegeven kan worden.
Een derde voorbeeld betreft de aanvraag
van iemand die een artikel moest
schrijven voor een historisch tijdschrift.
Hij wilde het archief inzien van het
gereformeerd huwelijkscontactbureau uit
de jaren vijftig en zestig van de vorige
eeuw. Het archief bevat gegevens van
personen die op zoek waren naar een
partner en thans nog in leven kunnen zijn.
De algemene regel voor de openbaarheid
van kerkelijke archieven is dat ze na vijftig
jaar zonder beperkingen toegankelijk zijn
voor onderzoekers. De eigenaar (in ons
geval de Protestantse Kerk) kan hier
uitzonderingen op maken door bepaalde
delen van die archieven hiervan uit te
zonderen tot een maximale termijn van
honderd jaar (of niet over te dragen).
Omdat soms sprake is van zeer
TT .VZW-
vertrouwelijke informatie is een extra
beveiliging ingebouwd. In twijfelgevallen
kan de archivaris een commissie
inschakelen, die daarvoor door het
moderamen (dagelijks bestuur) van de
generale synode in het leven is geroepen.
Deze commissie, waarvan ook de
archivaris lid is, is gemandateerd om te
beoordelen of toestemming kan worden
verleend tot raadplegen van c.q.
publiceren uit het archief.
In alle gevallen moet de onderzoeker een
verklaring ondertekenen waarin hij
belooft niets te zullen publiceren zonder
schriftelijke toestemming van de
archivaris van de Protestantse Kerk. Dit
om te voorkomen dat de privacy van in
de archieven genoemde personen wordt
geschaad.
Bij het nemen van een beslissing over
inzage in een archief staan twee
maatschappelijke belangen tegenover
24 2011 nummer 8
