KVAN
Nieuws
3 SNAAI Lab
De virtuele
organisatie nader
verkend
Coördinatiemechanismen
Vertrouwen en kennis
Hebben virtuele organisaties
de toekomst?
Noten
SNAAI geeft actueel onderzoek
de volle aandacht. Student Archief
wetenschap en archivaris bij het
Rijksbureau voor Kunsthistorische
Documentatie (RKD) Ramses van
Bragt onderzocht de virtuele organisatie.
In het kader van het vak 'Informatie
en Organisaties' deed hij literatuur
onderzoek. Van Bragt constateert
dat de virtuele organisatie en
keteninformatisering grote overeen
komsten vertonen.
Ramses van Bragt
De geselecteerde zes artikelen1 voor mijn
individuele eindopdracht zijn - achteraf -
te typeren als de bestudering van een
fenomeen in de pre-internettijd. Het is
nog maar kort geleden dat bedrijven hun
informatie binnen de organisatie zonder
de vanzelfsprekende inzet van internet
moesten zien te regelen. Het bijzondere
van de artikelen is dat ze vooruitblikken
naar een nabije toekomst waarin virtuele
deelnemers met behulp van virtuele
helmen aan digitale vergaderingen
deelnemen. Tegelijkertijd bevatten de
artikelen veel vooruitblikken die voor ons,
dankzij de acceptatie van internet, al
heden en daarmee realiteit zijn geworden.
In de artikelen worden de eerste
oplossingen geformuleerd voor het
coördineren van informatie binnen virtuele
organisaties.
Tekening Marie van Voiienhoven (www.daiiydrawing.ni).
In iedere organisatie is sprake van
basismanieren of 'coördinatie
mechanismen' om informatie te
organiseren; idealiter moet de coördinatie
zo klein mogelijk zijn.2 Henry Mintzberg
onderscheidde in zijn The Structuring of
Organizations (1979) de volgende
mechanismen: direct toezicht; standaar
disatie van werkprocessen; standaar
disatie van resultaat, standaardisatie van
vaardigheden en onderlinge afstemming.
In een virtuele organisatie ontbreken deze
gebruikelijke coördinatiemechanismen en
moet gezocht worden naar nieuwe
verbindingstechnieken om informatie
goed te kunnen coördineren.
In de zes artikelen vervullen twee nieuwe
verbindingstechnieken een centrale rol:
vertrouwen en het delen van kennis. De
manager ziet de werknemer in de virtuele
organisatie immers niet altijd meer,
waardoor de vertrouwensrelatie
werknemer-manager belangrijker wordt.
Vertrouwen lijkt in de plaats te komen van
het coördinatiemechanisme 'direct
toezicht'. Vertrouwen en controle vormen
eigenlijk een continuüm. Dit wordt de
'social exchange'-benadering genoemd.3
Vertrouwen is een noodzakelijke
voorwaarde voor het delen van kennis en
innovatie, één van de essentiële
onderdelen van de virtuele organisatie.
Het moet dan wel om structurele
innovatie gaan waarbij nieuwe kennis
wordt gecreëerd.
In recente (vak)literatuur komt de term
virtuele organisatie niet meer voor.
Keteninformatisering lijkt de huidige term
voor wat een jaar of tien geleden virtuele
organisatie heette. Ze kampen met
hetzelfde probleem: wie heeft in de
virtuele organisatie de zorg over de
archivering van de gedeelde kennis, en
hoe is dat in de keteninformatisering
geregeld? Bij wie is de zorg voor de
administratie en de archivering belegd in
die dynamische virtuele organisaties, die
ook nog regelmatig van samenstelling
wisselen?
Deze vraag is helemaal relevant als het
overheidsinstanties betreft die onder de
Archiefwet vallen. Sturing van informatie
en standaardisering om uitwisseling van
kennis mogelijk te kunnen maken, spelen
bij virtuele organisaties een grote rol, en
bij keteninformatisering niet minder. In
het julinummer van het Archievenblad
sombert Theo Kremer dan ook: "Inmiddels
is het beheer van de informatie versplinterd
en verspreid over medewerkers van het
primaire proces." En: "Informatie delen is
een cultuur."4 Vertrouwen en kennis delen
lijken nog steeds de sleutelwoorden om
tot een integrale oplossing te komen.
1 Christopher Barnatt; Charles Handy;
Abbe Mowshowitz; G. DeSanctis en Peter
Monge; W. Jansen, G.C.A. Steenbakkers,
H.P.M. Jagers en Victor Bekkers.
2 R.T.M. Bots en W. Jansen, Organisaties
en informatie (Groningen/Houten 2005)
62e druk, 207.
3 W. Jansen, G.C.A. Steenbakkers en
H.P.M. Jagers, De Virtuele Organisatie:
balanceren tussen identiteit en innovatie
(Amsterdam 2000) 7-8.
4 Theo Kremer, 'Gezamenlijke
verantwoordelijkheid. Masterclass Digitale
Duurzaamheid', Archievenblad 115 (2011)
nr. 6, 29.
Ramses van Bragt archivaris bij het RKD
en ex-student Archiefwetenschap (totdat hij
21.000 heeft om aan de master
Archiefwetenschap te kunnen beginnen).
nummer 7 201 1 45
