u -J
raadsnotuleri
Een ander voorbeeld van een onduidelijke
status zijn de notulen van een raads
vergadering in Utrecht uit 1997. Uit de
eigenschappen van het Word-document
blijkt dat het is gemaakt in 2007!
Vermoedelijk heeft er in 2007 een
migratie plaatsgevonden van WordPerfect
(Corel) naar Word (Microsoft) of iets
dergelijks. Maar dit is niet het authen
tieke document uit 1997. Bij historisch
onderzoek zou dit archiefstuk de
bronnenkritiek niet doorstaan.
Nog een voorbeeld waarbij de status van
het document voor de burger onduidelijk
is: gedigitaliseerde notulen van de raad
van Maassluis uit 1995. Het betreft hier
overduidelijk een papieren, getypt
document dat gescand is. Wat is de status
ervan? Heeft er substitutie
plaatsgevonden? Is het papieren
document er ook nog? Welk document
zal uiteindelijk bewaard worden? Kan de
burger erop vertrouwen dat deze scan
compleet is?
Metadata
De gemiddelde burger (en archivaris?)
zal weinig ophebben met metadata.
Maar de eis met betrekking tot meta
gegevens in de Archiefregeling 2009
staat er niet voor niets. Dit is waar ze
voor nodig zijn: om te kunnen bepalen
wat de status is van een digitaal
document!
Alleen door metagegevens kun je
controleren wat het document is,
wanneer het gemaakt is, door wie
en met welke applicatie. Zonder deze
minimale metagegevens is niet na te
gaan of het document authentiek is en
in het slechtste geval is het zelfs niet
te lezen.
We hebben in ons onderzoek de
gemeenten niet gevraagd naar de
metadata die zij over deze digitale
documenten kunnen leveren. Mogelijk
Suggesties
We realiseren ons heel goed dat onze
steekproef weinig meer is dan een
steekproef. Maar het is zeker aanleiding
om een dergelijk onderzoek uit te breiden
naar meer gemeenten en andere
overheidsorganen. Wij verwachten dat
de resultaten vergelijkbaar zullen zijn.
Een belangrijk vervolgstap zou zijn om in
het onderzoek ook expliciet te vragen
naar de metagegevens die de overheid
heeft over haar digitale documenten.
Noten
1 De test en de resultaten van het
onderzoek zijn voor het eerst
gepresenteerd en besproken op de
jaarbijeenkomst van de Koninklijke
Vereniging van Archivarissen in Nederland
(KVAN), op 7 juni 2011 in Leeuwarden.
2 Dit is uit artikel 26, algemene eisen
aan opslagformaten voor digitale
archiefbescheiden.
3 Dit is uit artikel 19, metagegevens
schema en metagegevens.
Bronnen
Digitaal archief van de gemeente
Maassluis d.d. 26 juni 2011:
http://www.maassluis.nl/index.php?sima
ction=content&mediumid=2&pagid=1425&
pagina_id=9&methode=items&archiefso
rt=1.
14
WKt* K-IÏ ■ltjij1. HR am rtpafar» wgmr«.r^
™F> PTM# 4«C flIMMé Ei
ii"-?jnn SF- dLFÉOif VI jmswu-j Lb»
f E.OB aw n .-ibS «tflA* p-r-T i -1 if. 5
.r hl ÖS1 t« HbUIJULi.
VmnLtcu taWM J. n ■rV^^bu^-Vui^LiLi
",jr 4f bur T. ih'-Jmiï lAH-fmf'.MicntirLi
zijn die gegevens er wel. Wij concluderen
alleen dat we als burger en onderzoeker
deze gegevens niet automatisch krijgen,
maar dat we ze wel nodig hebben om
de status van een document te kunnen
bepalen.
De onduidelijkheid over de status van
digitale documenten kan misschien het
best samengevat worden door het
mailtje van gemeente De Bilt bij het
opvragen van bepaalde notulen. Het
antwoord: bij deze de notulen van de
laatste raadsvergadering van 2008. Dit is
dus een niet-getekend, niet-gearchiveerd
document...."
1 HUfOhlH
J-fmmtfoMM-
I h k tinTta hhia HBa tr
HUB ll.UjJr pU -^Cli HSlm JUiB
PL I - *m II W !N mm
«piriF.M
Uit deze steekproef blijkt dat gemeenten
ernstig tekortschieten bij de beschik
baarstelling van digitale gemeente-
raadsnotulen: onduidelijke presentatie;
nauwelijks open en gedocumenteerde
standaarden; een aantal onleesbare
documenten; en een onduidelijke status.
De resultaten werpen nogal wat vragen
op over hoe het gesteld is met het
recordmanagement van digitale
documenten bij de gemeentelijk
overheid. Die vraag hebben we niet
onderzocht. We concluderen alleen dat
er nog heel wat moet gebeuren voordat
de overheid relatief eenvoudige digitale
documenten, zoals gemeenteraads-
notulen, deugdelijk beschikbaar stelt voor
de burger.
Erfgoedinspectie, Een dementerende
overheid? De risico's van digitaal
informatiebeheer bij de centrale overheid,
ISBN 90-77510-001. Te downloaden via:
http://www.erfgoedinspectie.nl/
archieven/publicaties/detail/-een-
dementerende-overheid-de-risico-s-van-
digitaal-informatiebeheer-bij-de-centrale-
overheid/14.
Hillenius Gijs, 'Governments could save
millions by reducing their dependence on
a single desktop PC software vendor' in:
European Journal of ePractice.
E-Government for the Economic Crisis
(March 2011).
Björn Lundell and Brian Lings, 'How
Open Are Local Government Documents in
Sweden? A Case for Open Standards' in:
Open Source Software: New Horizons,
Book Series Title: IFIP Advances in
Information and Communication
Technology (Springer: Boston 2010).
Björn Lundell and Brian Lings, 'Openness
to Standard Document Formats in Swedish
Public Sector Organisations' in: Anthony
Wasserman (eds.), Open Source
Ecosystems: Diverse Communities
Interacting, IFIP Advances in Information
and Communication Technology (Springer:
Boston 2009).
Gijsbert Kruithof adviseur digitale
innovatie bij het Nationaal Archief.
2011 nummer 7
