4
mi mm
/m
urn/ mat
Zweedse onderzoek
Aanleiding voor ons steekproefje zijn
de artikelen van twee Zweedse onder
zoekers, Björn Lundell en Brian Lings van
de universiteit Skövde. Het duo test al
enige jaren in hoeverre de Zweedse
overheid kan voldoen aan haar eigen
beleid met betrekking tot open en
gedocumenteerde standaarden.
Zij maken daarbij handig gebruik van de
Zweedse wet die alle overheden verplicht
antwoord te geven op alle vragen van
burgers. Het leverde de academici een
respons op van 99 procent bij hun
onderzoek uit 2009, wanneer ze bij alle
290 gemeenten de notulen opvragen van
de gemeenteraadsvergaderingen.
Het verzoek:
1. de digitale notulen van de laatste
raadsvergadering uit 2008;
2. de digitale notulen van de eerste
raadsvergadering uit 1999;
3. de oudste digitaal beschikbare notulen.
Van alle gemeenten kon 40 procent niet
langer bij de notulen uit 1999. Een
gemeente stelde geen digitale
documenten te bewaren. Andere
bekenden de digitale documenten gewist
te hebben, wisten niet meer waar ze
waren opgeslagen of lieten weten dat ze
door technische problemen niet langer
toegankelijk waren.
Documenten van een meer recente
datum waren er meer, maar in veel
gevallen niet langer leesbaar in de meest
recente versie van de software waarmee
de documenten waren vervaardigd.
Zeker Lundell maakt zich ongerust over
de enorme verwevenheid van de
dominante IT-leverancier met overheden.
"Overheden vergeten de langetermijn-
belangen wanneer ze software aan
schaffen", concludeert hij eerder dit jaar,
na een volgende test bij de Zweedse
gemeenten.
Nederlandse steekproef
Voor onze Nederlandse steekproef
vroegen wij dezelfde documenten op:
de digitale notulen van de laatste
raadsvergadering uit 2008; de notulen
van de eerste raadsvergadering uit 1999;
de oudste digitaal beschikbare notulen.
We prikten willekeurig 12 Nederlandse
gemeenten uit een lijst van Nederlandse
gemeenten: Landsmeer, Eemnes,
Haarlemmerliede, Katwijk, De Bilt,
Barneveld, Utrecht, Maassluis, Tilburg,
Geldrop, Aalten en Coevorden.
De resultaten waren schokkend:
1. we ontvingen slechts 20 van de
36 gevraagde documenten digitaal;
2. slechts 10 van de 20 digitale
documenten waren in een open en
gedocumenteerd format;
3. al 2 van de 20 documenten waren niet
meer leesbaar;
4. de presentatie van digitale bestanden
op de websites van gemeenten was
vaak onduidelijk en onvolledig;
5. van veel van de digitale documenten
was de status niet duidelijk.
Geen open formaten
Onduidelijke presentatie
Niet meer leesbaar
Al twee van de twintig documenten zijn
niet meer goed leesbaar, zoals
de onleesbare notulen van een raads
vergadering in Tilburg hieronder
(november 2005). Dit is het resultaat
bij opening van het document in onze
werkomgeving. Vermoedelijk is dit
document opgemaakt in een verouderde
versie van Microsoft Word. Dit document
is overigens wel perfect leesbaar als
je het opent met Open Office en Libre
Office, twee publiekelijk beschikbare
suites van kantoortoepassingen.
lMÈttïïÊMM8(
Mil
II HIM
Onduidelijke status
nauwelijks in de gaten en zal dit pas over
tien a twintig jaar gaan merken, als de
overheid de digitale archiefstukken moet
gaan overdragen. In onze steekproef
laten we zien wat de burger nu al merkt
als de overheid digitale documenten
beschikbaar stelt.
De meerderheid van documenten die
we ontvingen, waren aangeleverd in het
formaat van Microsoft Word. Dit is geen
open documentformaat. De Archiefwet
schrijft voor dat archiefbescheiden
uiterlijk bij overbrenging moeten worden
opgeslagen in een valideerbaar en
volledig gedocumenteerd
bestandsformaat. Formeel gezien kunnen
de gemeenten nu nog Word-documenten
leveren aan de burger. Ze maken het
zichzelf daarmee wel erg moeilijk, want
ze zullen vroeg of laat die documenten
moeten migreren naar een open format
zoals PDF/A en zullen bovendien die
migratie uitgebreid moeten
documenteren en verantwoorden in de
metadata van de digitale archief
bescheiden. Het is bovendien niet erg
vriendelijk voor de burger. Hij wordt
gedwongen met een commercieel
pakket te werken om de documenten
te kunnen bekijken.
De meest recente gemeenteraadsnotulen
worden vaak door gemeenten beschik
baar gesteld op hun website. Dat is
natuurlijk een mooie dienstverlening
maar we merkten ook dat er vaak nogal
wat aan schort. We ondervonden dat er
meestal niet duidelijk wordt gemaakt
wat er nu wel en niet digitaal is en wat
er wel of niet op de website beschikbaar
wordt gesteld. Vaak bleek er meer
digitaal te zijn dan op de website staat.
Bij de digitale notulen die wel
beschikbaar werden gesteld, is niet of
nauwelijks metadata te vinden. Bij het
nagaan of een digitaal document
authentiek is, is metadata onontbeerlijk.
Je zou de presentatie van digitale
documenten op de websites van
gemeenten kunnen vergelijken met het
toeschuiven van een aantal dozen met
nog niet-geïnventariseerd archief.
Bij veel documenten die de gemeenten
leverden, was de status onduidelijk. We
ontvingen onder andere gemeenteraads-
notulen van gemeente De Bilt, met
bovenin het document de aanduiding
'concept'. Bij navraag bleek men niet in
staat het 'definitieve' document te leveren.
nummer 7 201 1
13
