Steekproef wijst uit
het digitale
archief van gemeenten faalt
Gemeenten falen met het digitaal opslaan van documenten. Dat blijkt uit een minimale steekproef onder
twaalf Nederlandse gemeenten. Veel van de gevraagde elektronische bestanden zijn niet meer te openen,
slecht leesbaar of opgeslagen in foute, fabriekseigen formaten.
Anno 2011 blijken Nederlandse
gemeenten nog steeds veel moeite te
hebben met het duurzaam archiveren
van digitale documenten. Dat merkt in
ieder geval de burger die aanklopt voor
digitale bestanden, wijst onderzoek uit.
Dit artikel beschrijft de resultaten van een
minimale steekproef bij Nederlandse
gemeenten.1 Eerst wordt kort het beleid
en de wet- en regelgeving op het gebied
van digitale archivering beschreven. Er
volgt een korte samenvatting van het
Zweedse onderzoek dat aanleiding was
voor de steekproef. De rest van het
artikel bespreekt onze Nederlandse
proefneming, met als slot de conclusies
en een aantal suggesties voor verder
onderzoek.
Enige Europese context
gedwongen of aangemoedigd moeten
worden om de technologie van een
bepaald bedrijf te gebruiken om toegang
te krijgen tot overheidsinformatie." Dit
zegt Neelie Kroes in 2008 als Europees
Commissaris voor de Mededinging. Ze
noemt met opzet geen namen, maar uit
het vervolg van haar toespraak blijkt
duidelijk waarop ze doelt: "We moeten
niet vertrouwen op één leverancier, we
moeten gesloten standaarden afwijzen
en we moeten weigeren ons vast te
pinnen op één bepaalde technologie
waarmee we grote risico's lopen het
volledige beheer te verliezen over onze
eigen informatie."
Precies op dit terrein blijven overheden
volledig in gebreke. Een recente
inventarisatie (zie G. Hillenius, 2011)
wijst uit dat van alle vijftien miljoen
ambtenaren in Europa (zorg en onderwijs
niet meegerekend) er slechts een
schamele tienduizend werken op een
systeem dat onafhankelijk is van
IT-leveranciers. Alle andere overheden
werken met desktop software gekocht
van die ene dominante IT-leverancier
waarvoor Kroes waarschuwde.
Het gevolg hiervan is dat, alle archief-
regels ten spijt, overheden in praktijk
gevangen blijken in fabriekseigen
Archiefwet nog niet nagevolgd?
De doorsnee burger zal zich niet
bekommeren om de Archiefwet, maar
de Nederlandse archiefsector heeft al
heel vroeg beseft dat goede regelgeving
voor digitale archivering onontbeerlijk
is om blijvende toegankelijkheid van
overheidsinformatie te kunnen
garanderen. Sinds 2009 is er een nieuwe
archiefregeling van kracht die specifieke
eisen stelt aan het archiveren van digitale
archiefbescheiden. De belangrijkste
punten daaruit zijn:
digitale archiefbescheiden worden,
uiterlijk op het tijdstip van
overbrenging, opgeslagen in een
valideerbaar en volledig
gedocumenteerd bestandsformaat dat
voldoet aan een open standaard;2
de zorgdrager koppelt aan
archiefbescheiden metagegevens.3
Archivarissen weten dat er een enorme
kloof gaapt tussen regelgeving en
praktijk. De burger en historisch
onderzoeker heeft dit nog niet of
Gijsbert Kruithof
Dat de overheid moeite heeft met het
beheer van digitale documenten is al
decennia bekend. De Algemene Reken
kamer en de Erfgoedinspectie
waarschuwden reeds diverse malen voor
de risico's van digitaal archiveren. Het
meest bekend is het onderzoeksrapport
Een dementerende overheid? De risico's
van digitaal informatiebeheer bij de
centrale overheid (1995).
"Geen enkele burger of organisatie zou
documentformaten van deze leverancier.
Dat blijkt in ieder geval uit de resultaten
van het onderzoek uit Zweden, en die
conclusie wordt versterkt door de
resultaten van onze praktijkproef.
12 2011 nummer 7
