Nieuws
uit het
veld
Subsidieoverzicht
2011-2012
Randstedelijke
digitale archivering
onder druk
Alle mensen
Burgerservice
nummer geen
pasnummer
Voor het zesde jaar op rij heeft DEN een
handig overzicht samengesteld van
subsidieregelingen en -fondsen voor
digitaal erfgoed.
Het overzicht voor 2011-2012 is nu online
beschikbaar via www.den.nl/
pagina/226/Subsidiewijzer. Met het
overzicht van subsidiemogelijkheden voor
digitaal erfgoed wil DEN de erfgoed
instellingen helpen de weg te vinden naar
fondsen en subsidiemogelijkheden. De
beschrijvingen zijn in juni 2011 geactua
liseerd, in overleg met de subsidiënten.
Het provinciale archieftoezicht heeft tot
goede resultaten geleid: 93% van alle
gemeenten in de Randstad zijn eind
2010 aangesloten bij professionele
archiefdiensten of hebben een eigen
archivaris benoemd. De publieke belang
stelling voor archieven is de laatste jaren
flink toegenomen, gestimuleerd door de
nieuwe publieksfuncties en websites bij
veel archiefdiensten. Wel zijn er zorgen
over de voortdurende problemen in de
digitale informatiehuishouding bij de
overheden, en over de onvoldoende
financiering voor e-depots.
Dat en meer blijkt uit het derde
gezamenlijke verslag van de provinciale
archiefinspecteurs van Noord-Holland,
Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland over
2009-2010 (het verslag is te downloaden
via www.noordholland.nl). Het verslag
Sinds april 2011 is Arda Scholte
hoofdinspecteur Collecties en
Archieven. Zij werkt al vanaf 2005 bij
het ministerie van OCW in verschil
lende functies op het terrein van het
cultuur en cultureel erfgoed, zowel in
de beleidsontwikkeling als in de
uitvoering. Het werken in het toezicht
sluit deze keten.
Afgelopen april heeft Arjen van der
Kuijl afscheid genomen als waar
nemend hoofdinspecteur van de
Erfgoedinspectie, afdeling Collecties
en Archieven. Arjen heeft een
krachtige impuls gegeven aan de
invoering van programmatisch hand
haven bij de Erfgoedinspectie.
Lancering van de website Gooienvechthistorisch.nl door
gedeputeerde Baggerman, de burgemeesters Rehwinkel
(Naarden) en Horseling (Weesp) en wethouder Boog
(Hilversum) in februari 2009 (foto Gemeente Hilversum).
geeft een overzicht van de situatie van de
publiekstoegankelijkheid van historische
archieven en de kwaliteit van het infor
matiebeheer bij de overheden in de vier
provincies, aangevuld met vergelijkende
kerngegevens.
Positief is dat het archiefwezen in de
Randstad bloeit. Steeds meer gemeenten
en waterschappen zijn, mede dankzij
provinciale stimulering, aangesloten bij
het netwerk van archiefinstellingen. Het
aantal gemeenten zonder benoemde
archivaris daalde van 16 eind 2008 tot
13 eind 2010. Ondanks deze groeiende
samenwerkingsvormen bleef ook in
de Randstad de versnippering van het
archiefwezen bestaan: veel (te) kleine en
daardoor kwetsbare archiefdiensten, met
een diversiteit aan websites van lokale en
regionale instellingen met elk eigen
zoeksystemen. Er werd in de verslagjaren
veel gebouwd aan voorzieningen om
archieven veilig te huisvesten: een aantal
archiefbewaarplaatsen met goede
publieksvoorzieningen kwam in de
provincies tot stand.
Naast de verbeteringen vermeldt het
verslag ook zorgpunten. Uit inspecties
blijkt dat veel overheden hun wijze en
organisatie van hun recente archivering
onvoldoende aanpassen aan de overgang
van een papieren naar een digitale
informatiehuishouding. Daarnaast
ontbreekt helaas nog de nodige
financiering voor e-depots.
Inspectierapportages zorgen wel voor een
groeiend besef bij bestuurders en
managers van het belang van goed en
gecontroleerd informatiebeheer, maar een
dreigend informatie-infarct is daarmee
zeker niet afgewend.
In dit kader is het zorgwekkend dat het
horizontaal archieftoezicht binnen
gemeenten en waterschappen vrijblijvend
in de Archiefwet blijft geregeld en dat de
wettelijke basis van het interbestuurlijk
provinciaal toezicht uit de Archiefwet gaat
verdwijnen, en in meer generieke vorm in
de Gemeentewet terechtkomt. Hierdoor
dreigen gaten in het toezicht te ontstaan,
terwijl juist in deze overgangstijd van
papier naar digitaal sterk en professioneel
archieftoezicht nodig is. In de Randstad is
gelukkig wel, mede door de actieve
provinciale stimulering, een tendens tot
versterking van het horizontale
archieftoezicht te zien.
Op maandag 4 april heeft het programma
TROS Radar aandacht besteed aan het
gebruik van het burgerservicenummer
(BSN) door allerlei instanties. Aanleiding
was onder meer een klacht van een
bezoeker van het Westfries Archief, die
bezwaar had gemaakt tegen opname
van zijn burgerservicenummer in de
bezoekersregistratie.
Het Westfries Archief heeft onderzocht of
het gebruik van het BSN als pasnummer/
bezoekersnummer ook voor een over
heidsinstelling als het Westfries Archief is
toegestaan. De rechtmatigheid van
registratie van persoonsgegevens door
een openbare archiefdienst stond hierbij
niet ter discussie. Uit het onderzoek is
gebleken dat het Westfries Archief het
BSN niet mag gebruiken als pasnummer.
Er is dan ook besloten om het BSN niet
langer in de bezoekersadministratie op te
nemen. In plaats daarvan krijgen nieuwe
en reeds ingeschreven bezoekers een
eigen administratief nummer dat op de
bezoekerspas vermeld zal worden. Voor
het overige verandert de bezoekers
registratie niet. Reeds ingeschreven
bezoekers krijgen zo spoedig mogelijk een
nieuwe bezoekerspas.
nummer 7 201 1 11
