verantwoordelijkheid
Masterclass Digitale
Duurzaamheid
Anno 2011 is het realiseren van verantwoord informatiebeheer niet langer een exclusief probleem
voor procesverantwoordelijken, naast archivarissen, maar een gezamenlijke uitdaging.
Goede afspraken maken
De middag werd geopend door Marens
Engelhard, voormalig stadsdeelsecretaris
en de huidige directeur van het Stads
archief Amsterdam. Vanuit beide
functies is hij bekend met de urgentie
van deze problematiek.
Digitale informatie is
ongeduldig.
Martin Berendse, de algemeen rijks
archivaris, illustreerde de gemeen
schappelijke verantwoordelijkheden
inzake goed archiveren aan de hand van
het financiële debacle rond het Europese
Sociaal Fonds, waarbij vele miljoenen
terug moesten naar Brussel omdat
informatie over de besteding van
de gelden niet meer toegankelijk was.
Digitale informatie is ongeduldig.
Digitaal werken betekent vooraf goede
afspraken maken, vooraan in het werk
proces. Dit in tegenstelling tot papier
waarbij de archivaris wacht tot de
informatie van geen belang meer is voor
de archiefvormers en er geen bedrijfs
belang meer speelt. Het vak van archivaris
moet opnieuw worden uitgevonden.
Overigens heeft het niet goed regelen
van duurzame digitale informatie als
belangrijk neveneffect een enorme
toename van papier. Omdat iedereen
nog met digitale en papieren informatie
werkt, neemt de jaarlijkse achterstand
op rijksniveau van nog te bewerken
papier met acht tot tien kilometer toe.
Een probleem voor zowel de archief
vormers als archivarissen.
Kwaliteit van informatie
Op rijksniveau neemt de
jaarlijkse achterstand van
nog te bewerken papier
met acht tot tien kilometer
toe.
Theo Kremer
Vanuit dit besef organiseerde het
Stadsarchief Amsterdam in februari
een masterclass digitale duurzaamheid.
Hiervoor waren vertegenwoordigers van
de ambtelijke top van Amsterdam naar
De Bazel gekomen, waaronder de
gemeentesecretaris en toonaangevende
archivarissen en informatiemanagers
en -adviseurs uit binnen- en buitenland.
Centraal stond de vraag wat wij moeten
doen om onze informatievoorziening
toekomstbestendig te krijgen en welke
middelen ons hiervoor ter beschikking
staan. Het Stadsarchief Amsterdam liet
zien dat zij over twee belangrijke
instrumenten beschikt waarmee digitale
duurzaamheid geborgd kan worden.
Enerzijds een technische voorziening
in de vorm van het digitaal depot en
anderzijds een sturingsinstrument voor
procesverantwoordelijken: het informatie
beheersplan, waarmee organisaties
beter dan voorheen hun informatie
beheer kunnen managen, risico's
afwegen en tot eventuele maatregelen
besluiten. Het archief heeft hierbij de
zorg vanuit de tweede lijn.
Ad van Heijst, directeur van VHIC, ging
nader in op de verantwoordelijkheid van
de overheid om de kwaliteit van haar
informatie op orde te hebben voor een
goede taakuitoefening. Aan de hand van
een viertal visies lichtte hij zijn punt toe:
1. Zorg voor Information Governance,
in navolging van Good Governance.
Information Governance betekent op
een verantwoorde wijze omgaan met
informatie. Concrete voorbeelden: wie
mag informatie uit de BAG gebruiken?
Hoe verantwoorden we ons?
Vergelijkbaar met de Code Tabaksblat
gemaakt na de affaires rond Enron en
Ahold. Dat doe je dus door het goed
inregelen van de organisatie.
Overzicht hebben is hierbij cruciaal.
2. Information Framework. Informatie is
een verantwoordelijkheid van het
management. In het bestuur en het
beleid van een organisatie zal het
belang van goed informatie
management steeds meer
28 2011 nummer 6
