A
R
C
Y
E N
Depots voor cultureel erfgoed
Archieven in het veld
-
•p
H
Ju
Ontwikkelpunten
Stof tot discussie
Opvallende visies ten opzichte van het
vak van archivaris enerzijds en de relatie
tussen leverancier en archiefdienst
anderzijds. Ze vormen voldoende stof tot
discussie. Schroom niet om informele
bijeenkomsten, zoals de KVAN-dagen,
aan te grijpen om elkaar ook over deze
onderwerpen (nog) beter te leren
kennen.
Dat zou kunnen leiden tot teleurstellingen:
"Een archiefsysteem is geen eiland
binnen de organisatie, maar heeft vaak
relaties met andere systemen en
activiteiten in het archief, ook al zijn die
niet altijd direct zichtbaar. Het is daarom
belangrijk om bij automatiseringsprojecten
alle relevante leveranciers te betrekken.
Archieven zouden ook hun leveranciers
moeten aanmoedigen, of dit zelfs van
hen eisen, automatiseringsprojecten in
een breder verband te zien. Dit resulteert
in betere en geïntegreerde oplossingen
in plaats van geïsoleerde applicaties."
DEVENTit ziet de rol van de archivaris
geleidelijk veranderen: "Archiefdiensten
en archivarissen bepalen steeds meer
zelf hoe collecties naar buiten worden
gebracht. Ze stellen zich steeds minder
afhankelijk op van de mogelijkheden
en onmogelijkheden van specifieke
collectiebeheerssystemen. Daarnaast
wordt meer gekeken naar collecties en
informatie die niet direct binnen de
eigen organisatie beschikbaar zijn. Voor
het verrijkende karakter op de eigen
collecties is steeds meer oog."
"De eigen collecties zijn steeds meer
een beginpunt en geen eindpunt om
historie in verschillende vormen naar
buiten te brengen. Hiervoor is de
toepassing van standaarden en
gedachtevorming over hoe informatie
uit diverse collecties te ontsluiten,
soorten collecties en verschillende
invalshoeken op de informatie, van
groot belang."
Pictura ziet daarbij wel enkele
ontwikkelpunten voor archiefdiensten.
Als een archiefdienst beter met haar
klanten omgaat, kan zij beter inspelen
op behoeftes: "Wat wij graag van onze
klanten zien is dat ze voorafgaand aan
projecten een zorgvuldig marktonderzoek
doen. Wanneer een archiefinstelling
helder heeft waar de behoefte van haar
eigen klanten ligt, en deze gegevens
aan de eigen doelstellingen koppelt,
kunnen wij als leverancier van software
ons product gerichter ontwikkelen."
"Verder dienen archiefinstellingen hun
expertise te verplaatsen. Waren de
klanten in het verleden bezoekers van
een studiezaal; tegenwoordig krijgen
archiefinstellingen ook te maken met
mensen die technische vragen hebben
over digitale archiefstukken. Om hun
klanten beter te bedienen, moeten
archieven dus meer kennis in huis hebben."
Ook De Ree gaat in op de relatie tussen
de archivaris en haar klant:
"Archiefdiensten en studiezaal
medewerkers helpen dagelijks actief
onderzoekers bij het vinden van de
juiste informatie voor onderzoek en
waarheidsvinding. Andere medewerkers
zijn op tal van manieren bezig materiaal
toegankelijk te maken voor onderzoek.
Ze doen dit op kundige wijze. Beeld en
genealogie krijgen naar ons idee veel
prioriteit. Een discussie over welk
materiaal op welke wijze toegankelijk
wordt gemaakt, zou wat duidelijker
gevoerd mogen worden. Geen
eenvoudige opgave, maar als de
discussie niet gevoerd wordt blijft de
aandacht voor de vorm onevenredig
groot. De KVAN zou hier wat ons betreft
wel studiedagen aan mogen wijden. Een
betere inhoudelijke ontsluiting van
archiefmateriaal maakt waar dat
archiefonderzoek zonder tussenkomst
van de archivaris kan worden
uitgevoerd. Een wezenlijke stap op weg
naar een digitale studiezaal."
Gabriëlle Beentjes redacteur
Archievenblad en senior adviseur
conservering Nationaal Archief.
Hans Berende hoofdredacteur
Archievenblad en plv. gemeente
archivaris/archiefinspecteur bij de
Gemeente Ede.
René Spork redacteur Archievenblad en
projectleider bij het Gemeentearchief
Rotterdam.
WAD
nummer 5 201 1 17
