PreservationTechnologies
DE REE
VJ
archiefsystemen
Archieven in het veld
A WORLD LEADER IN PAPER PRESERVATION
Open data
Verwachtingen
internet is een site snel verouderd."
De Ree stelt dat archivarissen zich
drukker lijken te maken over de vorm
dan de inhoud: "Het archiefwezen is
druk bezig met vorm en structuur. Hoe
kan het anders? Vorm en structuur zit in
de genen van de Nederlandse archivaris.
Sinds Muller, Feith en Fruin wordt een
archieftoegang volgens strakke regels
opgesteld. Registreren wat het is, de
juiste datering voor de volgorde, maar
ver weg van de werkelijke inhoud. Door
deze wijze van ontsluiten wordt een
archief maar zeer ten dele ontsloten.
De (web)onderzoeker van deze eeuw
verwacht meer te vinden. Wanneer
is besloten de binnenstad autovrij te
maken, welke argumenten werden
ervoor gebruikt, wie waren destijds
voor- en tegenstanders?"
"Natuurlijk is structuur belangrijk. Een
forse uitbreiding van EAD als standaard
voor het vastleggen van alle archivalia is
nastrevenswaardig, maar voor een
betere dienstverlening aan de burger
lijkt meer nadruk op de inhoud van nog
groter belang. Meer inhoud lijkt
noodzakelijk voor de archiefontsluiting
van deze eeuw."
Ook als we expliciet vragen naar de
trend die op dit moment het meest
genoemd lijkt te worden - open data -
benadrukt De Ree het belang van de
inzet op ontsluiting.
"Open data is kort gezegd de mogelijkheid
om op verschillende manieren data te
gebruiken omdat deze zonder veel
moeite uit een systeem kunnen worden
gehaald. Als leverancier van software
staan wij neutraal ten opzichte van open
data. De data die wij namens onze
klanten beheren zijn immers niet van
ons. Daar waar klanten data aan
anderen ter beschikking willen stellen,
zorgen wij voor adequate software."
"Wel vragen wij ons af of website
bezoekers gebaat zijn met informatie
die op zeer veel verschillende plekken
in een net iets andere vorm beschikbaar
komt. 'Is dit nieuw of heb ik het al
ergens anders gezien?' zien we de
onderzoeker zich afvragen. Open data
is dus niet het probleem, maar de
presentatie van deze data in verschillende
platforms en themawebsites. Wij pleiten
daarom voor goede afspraken over
bronvermelding en zorg voor de juiste
context."
"Een ander kwetsbaar punt is het
ontbreken van goede standaarden voor
veel objecten die binnen archiefdiensten
beheerd worden. Wij zouden graag
willen dat alle verschillende objecten
in even zoveel beschrijvingen zijn
gestandaardiseerd. Doordat standaarden
ontbreken zie je dat de data voldoen
aan de meest algemene standaard
(de grootste gemene deler). Uitwisseling
van data, dus heen èn terug, leidt
daardoor tot informatieverlies en dat
moet dan worden afgeraden."
"Een kort bezoekje aan opendataoverheid.nl
leert dat open data zoals de overheid
dat lijkt te bedoelen weer iets anders is
dan wat we in het Archievenblad van
april hebben kunnen lezen. Wij hebben
dan ook het vermoeden dat niet met alle
winden behoeft te worden meegewaaid
en we het beste niet vooraan kunnen
lopen. Wat ons betreft blijft de
inhoudelijke ontsluiting topprioriteit. Het
openstellen van data wordt in overleg
met de klant van geval tot geval
bekeken. Mocht iedereen het over de
vorm eens zijn, dan wisselen we volgens
dat formaat uit. Om met Koot en Bie te
spreken: net zo makkelijk!"
DEVENTit stelt zich minder neutraal op
ten opzichte van open data: "Dat een
informatiesysteem open data ondersteunt
is tegenwoordig vanzelfsprekend.
Leveranciers zien zich geplaatst in een
werkveld waar samenwerking en
uitwisseling onontbeerlijk is. Het is voor
een organisatie niet meer één
leverancier/één systeem, maar het beste
voor iedere toepassing als het gaat om
opbouwen en beheren. Ieder systeem
hierin zal dusdanig open moeten zijn dat
de organisatie in staat is om de informatie
uit verschillende systemen geïntegreerd
aan te kunnen bieden aan derden, zoals
het publiek, en binnen samenwerkings
verbanden."
"De methoden en protocollen zijn
voorhanden en beproefd, dus geen
enkele leverancier heeft een excuus om
niet aan open data te kunnen voldoen.
Het spreekt dus vanzelf dat een
informatiesysteem op basis van Atlantis
past in deze architectuur. Ook als portaal
dat via open data informatie verzamelt
en beschikbaar stelt is Atlantis zeer
geschikt."
In de relatie met een leverancier stelt
een archiefdienst natuurlijk eisen aan
het product en de bijgeleverde service.
Maar wat verwacht een leverancier van
de archivaris?
Adlib wil graag een langdurige relatie
met zijn klanten aangaan, en hoopt dat
ook klanten in die relatie willen investeren:
"Het is belangrijk om te blijven
communiceren. Niet alleen bij de
implementatie van een Adlib-applicatie,
maar ook daarna. Gebruikers worden
bijvoorbeeld aangemoedigd om lid te
worden van de gebruikersgroep. Deze
onafhankelijke vereniging behartigt de
belangen van alle gebruikers en vormt
een actief communicatieplatform met
Adlib. Dit is een van de manieren
waarop wij voeling houden met het
archiefwezen."
In sommige gevallen worden aan de
leverancier eisen gesteld die betrekking
hebben op de relatie met andere
informatiesystemen in de organisatie.
16 2011 nummer 5
