m a i I p r o f s*
Archieven in het veld
V
Ontsluitingssystemen
Trends
een punt dat het niet meer om het
digitaliseren alleen gaat. Belangrijke
vraag die gesteld dient te worden, is
wat de klant van het digitale archief wil.
Mensen gaan niet meer naar de
studiezaal, maar verwachten alle
benodigde informatie op een website
te vinden. Ze willen kunnen zoeken door
alle informatie, met slechts één
zoekvraag."
gingen in op de uitnodiging van de
redactie. Beide verhuren ruimte voor
blijvend te bewaren archiefbescheiden.
Ze zien het huren van ruimte bij
commerciële instellingen als trend en
vinden dit een goede zaak. In het licht
van de bezuinigingen is dat gunstig voor
VADA, WAD en andere verhuurbedrijven.
Dure nieuwbouw of verbouw is niet
nodig. Bovendien bespaart het
personeelskosten.
Wel merken ze op dat veel archivarissen
het uitbesteden van het archief niet als
alternatief beschouwen. WAD uit dit het
sterkst. In het Leidsch Dagblad van 3 juli
2010, katern Rijn- en Vechtstreek, sprak
directeur Pels Rijcken in het kader van
de nieuwbouw van een archief voor de
samenvoeging van de archiefdiensten
Rijnlands Midden en Midden-Holland:
"Ik ben een buitenstaander, een
commerciële man, een vastgoed
ondernemer. Voor archivarissen is het
een onbekende wereld waarin zij weinig
vertrouwen hebben. Ze zien me als een
spelbreker, als een heel vervelende man."
De verwachting van zowel VADA als van
WAD is dat archivarissen en archief
diensten meer open zullen staan voor
het uitbesteden van hun archief. Zowel
VADA als WAD gebruiken in dit verband
de term 'open mind'. De redactie vraagt
zich af of de wens de vader van de
gedachte is. Maar het is moeilijk aan
te geven waar de weerstand zit en hoe
inhoudelijk deze is. Nog geen enkele
archivaris heeft zich in dit blad willen
uitlaten over de onwenselijkheid of
zelfs wettelijke onmogelijkheid van
commerciële archiefbewaarplaatsen.
Adlib information systems, De Ree
Archiefsystemen B.V., DEVENTit B.V. en
Pictura Imaginis BV zijn de grote
aanbieders van ontsluitingssystemen in
Nederland. Of het nu gaat om archieven,
afbeeldingen of objecten, deze bedrijven
bieden systemen voor en hulp bij de
ontsluiting ervan. Dat kan zowel intern
zijn (beheer) als extern (publiek). Nadat
deze vier leveranciers de trends en
verwachtingen hadden geformuleerd,
stelde de redactie een vervolgvraag:
hoe kijken zij naar de discussie rond
open dataHierop reageerden alleen
DEVENTit en De Ree.
DEVENTit ziet "volledig webbased
ontsluitingssystemen die collecties
geïntegreerd beheren en aanbieden"
als belangrijkste technologische trend.
"Ook collecties van derden worden
samengebracht. De objecten zijn
toegankelijk voor de reguliere
zoekmachines op internet en
gespecialiseerde portalen via standaard
protocollen. Social media zijn het middel
om informatie over objecten te verrijken
of objecten te delen. Objecten worden
bovendien onbeperkt met elkaar
verbonden, ook met semantische relaties.
Bewegend beeld, audio/video en 3D
presentatie maakt onderdeel uit van de
informatie. Deze kunnen op fragment
niveau worden beschreven, gevonden
en afgespeeld. Ook het gebruik van GIS
technieken om vanuit kaarten te zoeken
en zoekresultaten te presenteren [hoort
hierbij, red.]."
Deze nieuwe technologie biedt het
publiek nieuwe kansen: "Bezoekers
krijgen de mogelijkheid om eigen
archieven en collecties op te zetten en
de informatie van de instellingen te
verrijken. Het publiek wordt steeds meer
betrokken door thema's en spelvormen.
Informatie uit archivistische bronnen
wordt steeds meer toegepast voor
onderwijs, toerisme, onderzoek en
mobiele toepassingen." Kernwoorden
zijn: collectiebeheer, integratie met
systemen/collecties van derden,
beschikbaarstelling en portaalbouw.
Het leggen van relaties tussen objecten
wordt ook door anderen als een
belangrijke trend beschouwd. "De trend
die wij bij Pictura in het archiefwezen
zien, is de ontwikkeling in het contextueel
publiceren van gedigitaliseerde archieven
en het integraal zoeken door deze
digitale informatie. Archieven staan op
"Verder merken wij dat mensen zich
graag willen identificeren met hun eigen
regio. Het project AlleFriezen.nl is hier
een goed voorbeeld van: een centrale
plek op het internet waar men alle
informatie over zijn of haar Friese
voorouders kan vinden. Een nieuwe
trend die we zien is crowdsourcing,
waarbij archieven op grote schaal
onderling samenwerken, maar ook met
hun gebruikers."
Adlib signaleert dat archieven steeds
professioneler worden in de aanpak van
automatiseringsprojecten. "We zien dat
steeds vaker om internationale
standaarden wordt gevraagd en dat
deze ook steeds vaker worden toegepast.
Archieven worden steeds mondiger.
Er worden hogere eisen aan leveranciers
gesteld en het is dus belangrijk om goed
te luisteren naar de wensen en behoeften
van archieven. Dit heeft natuurlijk
gevolgen voor de ontwikkeling van onze
software, omdat wij deze altijd bij de
archiefpraktijk willen laten aansluiten."
"Een andere trend is het koppelen van
archiefsystemen aan andere applicaties
zoals portalen of webwinkels. Het moet
mogelijk zijn om dit te doen, zodat je de
sterke punten van verschillende
applicaties kunt combineren. Bij ons
gaat er daarom veel aandacht uit naar
de API [Application programming
interface, red.] waarmee leveranciers
onderling kunnen samenwerken en hun
systemen aan elkaar kunnen koppelen."
Daarbij geeft Pictura nog de praktische
raad: "Maak elke drie jaar budget vrij
voor het opnieuw ontwikkelen van uw
website. Met de huidige razendsnelle
ontwikkelingen op het gebied van
m
u
RA
nummer 5 201 1 15
