DEVENT it
Developers Inventors in IT
Document Management Solutions
VJ
Archieven in het veld
Digitalisering van archief
Dit stelt wel eisen aan archivarissen.
Van een inventarisator wordt buiten
de vakopleidingen en archiefkennis
ook uitgebreide kennis van systemen,
software en hardware verwacht. "Dat
is iets waar de meeste oude rotten in
het vak op struikelen. De jongeren die
meer zijn opgegroeid met het digitale
kunnen weinig met een beschrijvende
inventaris. Maar een samenwerking
tussen beide generaties is nog
onvoldoende zichtbaar en dat is jammer,
want briljante kansen zijn vaak knap
vermomd als onoplosbare problemen."
Verwachtingen
Heikel punt
opgelost door het verbeteren van de
'communicatie' (je kunt veel met elkaar
uit eten gaan); wel door het hebben van
een strategie, een informatiebeleidsplan,
en door het goed formuleren en
doorspreken van de functionele eisen.
Teken ze desnoods uit. Hoe meer je in
de opdrachtformulering investeert des te
beter is het eindresultaat. Eerst schuren
en plamuren, daarna verven.
Archiefbewerking
Binnen de categorie archiefbewerking
ging alleen Mailprofs in op onze vraag.
Mailprofs: "De traditioneel georganiseerde
afdeling DIV (Documentaire Informatie
Voorziening) met papieren dossiers en
paternosterkasten bestaat eerdaags niet
meer. De nieuwe DIV (INF, IM) bedient
haar klanten volledig digitaal." Mailprofs
geeft niet aan wat zij van klanten
verwacht. Wel wordt gesteld dat
Mailprofs in alle stappen die nodig zijn
om bij het nieuwe DIV te komen,
ondersteuning kan bieden.
Archiefruimte: verhuur en
inrichting
jCl
Als aanbieder van een ontzurings-
methode van papier, ziet PT de trend
dat er steeds minder budget is voor
ontzuring van archieven. PT
veronderstelt dat dit komt doordat
er meer geld naar digitalisering gaat.
De verbazing hierover wordt versterkt
doordat, volgens PT, de kosten voor het
behouden van het originele exemplaar
door middel van ontzuring een fractie
zijn van de kosten voor digitalisering.
Preservation Technologies vreest dat
haar installatie niet meer commercieel
verantwoord is, doordat er zo weinig
gebruik van wordt gemaakt. Daardoor
zal ontzuren straks buiten Nederland
moeten plaatsvinden, zoals in Spanje,
Frankrijk of Polen, waar nog wel
geïnvesteerd wordt in ontzuring.
Ten aanzien van digitalisering zijn twee
inhoudelijke reacties binnengekomen.
Doxis Informatiemanagers wil
digitalisering niet apart zien. Het is direct
gerelateerd aan thema's als advisering,
bewerking en ontsluitingssystemen.
Doxis ziet ook als trend dat digitalisering
in een ruimere context wordt geplaatst.
Digitalisering houdt verband met
efficiënter werken, zaakgericht werken,
risicovermindering en het verbeteren
van elektronische dienstverlening.
Digitalisering is voor Doxis de kapstok
voor opdrachten en klantgesprekken.
Volgens Karmac willen bestuurders,
gevoed door de tijdgeest met de blik
naar voren, meer en meer dat hun
archief zichtbaar is. En dus niet weggestopt
in een dure archiefkelder. "Als de
dynamische stromen digitaal kunnen
en de archieven die erbij horen ook,
waarom die oude meuk dan niet?"
Doxis richt zich vooral op het inrichten
van processen en van digitalisering op
de buitenwereld.
Doxis beaamt dit en ziet dat veel trajecten
zich vooral afspelen op operationeel of
tactisch niveau. Voor het welslagen is
meer nodig: het moet passen binnen
het strategisch informatiebeleid en daar
moet draagvlak voor zijn. De vraag om
digitalisering moet volgens Doxis
geplaatst worden in een routekaart van
analoog naar digitaal. Op die manier
wordt duidelijk welke stappen genomen
moeten worden op de weg naar volledig
digitaal werken.
In het bovenstaande snijden Doxis en
Karmac een heikel punt aan. Achter het
beleefde motto 'de klant is koning'
schuilt een hoop ellende, namelijk dat
van een onduidelijke klantvraag.
Andersom hebben klanten vaak het idee
dat opdrachtnemers als puntje bij
paaltje komt een andere taal spreken
dan de klant. Dat wordt niet alleen
N f O R M A 1
E MANAGE
basis van de kaders voor substitutie.
Karmac heeft ook een poot in het
digitaliseren van oude archieven, vooral
ten behoeve van beschikbaarstelling.
Beide vinden ze dat de vraag naar
digitalisering niet puur operationeel
moet zijn. Opdrachtgevers doen er goed
aan hun vraag juist te formuleren en te
onderbouwen. Karmac: "Opdrachtgevers
vragen veel en alles, maar weten vaak
niet precies wat ze echt willen." De klant
is koning en Karmac kan alles. Voor een
goed resultaat raadt Karmac u aan precies
te zijn, bijvoorbeeld door te formuleren
hoe u de digitale bestanden wilt hebben;
welk pakket u wilt gebruiken; op welke
wijze u de sociaal-maatschappelijke
waarde van archieven wilt tonen aan
VADA Archieven en WAD Archiefdepots
14 2011 nummer 5
