A,
Toekomstgericht en
kostenefficiënt
Referentiearchitectuur
de presentatieschil. Deze integratie kan
er echter toe leiden dat vervangen van het
een (bijvoorbeeld het beschrijvings
systeem) grote consequenties heeft voor
het andere (de website).
In de praktijk komt het echter steeds vaker
voor dat een archiefdienst verschillende
type collecties in verschillende informatie
systemen heeft beschreven. Zo wordt de
beeldbank vaak in een ander systeem
ontsloten dan de archieven. Voor een
optimale dienstverlening wil een
archiefdienst het mogelijk maken dat met
één zoekvraag gelijktijdig door verschil
lende systemen gezocht kan worden en
het resultaat op een gestructureerde
manier aan de gebruiker wordt
gepresenteerd. Er kan dan een systeem
worden ontwikkeld dat als zoekschil
werkt, zodat tegelijk gezocht kan worden
in meerdere systemen. Dit is een relatief
eenvoudige oplossing die al bij veel
archiefdiensten is toegepast. Een recent
voorbeeld van een dergelijke website is
geïntroduceerd door het Regionaal Archief
Leiden. Hierbij moet er voor worden
gewaakt dat de presentatie van de
informatie te sterk wordt geïntegreerd
met het verwerken van de zoekvraag en
het antwoord. De website kan dan niet
gemakkelijk worden aangepast.
In een derde situatie wil een archiefdienst
graag verschillende kanalen inzetten om
haar publiek te bereiken. Het is alleen
lastig om op basis van de bestaande
website een virtuele tentoonstelling
te maken, de gebruikersinteractie te
personaliseren of de data op een mobiel
platform (bijvoorbeeld de iPhone) te
presenteren in bijvoorbeeld augmented
reality. Ook het aansluiten van een nieuw
systeem is ingewikkeld, omdat
de webpagina's van elk van deze
systemen dan opnieuw moeten worden
geïntegreerd. Daarom is dit voor de lange
termijn geen goede oplossing en worden
ook hier lossere koppelingen geïntro
duceerd. En daarbij is het van belang een
onbeheersbare berg spaghetti van
koppelingen te voorkomen.
Wij durven de stelling aan dat de boven
genoemde problemen op te lossen zijn
door het maken van generieke en
eenduidige afspraken over koppelingen
tussen informatiesystemen aan de
voor- (website) en achterkant
(de collectiedatabases). Dat is bovendien
iM-tchPlffirviwn
Componenten met verschillende verantwoordelijkheden moeten losjes gekoppeld en niet te sterk
geïntegreerd worden (ill. Ivo Zandhuis).
toekomstgericht en kostenefficiënt.
Immers, elke keer dat de archiefdienst
op een andere manier zijn collectie
beschrijvingen wil gebruiken -
bijvoorbeeld via een mobiele app of
wanneer een samenwerkingsverband met
anderen wordt aangegaan - moeten nu
steeds opnieuw afspraken gemaakt
worden over de koppeling tussen het
beschrijvingssysteem en de 'voorkant',
met alle tijdsinvestering en kosten van
dien. En wanneer in de toekomst een
nieuwe website moet worden ontwikkeld,
en dat is sneller dan u zich realiseert, is
een nieuwe investering nodig voor
koppeling van de systemen. Ervaring leert
dat de kosten voor nieuwe digitale
dienstverlening voor een belangrijk deel
bestaat uit het noodzakelijk overleg over
de integratie van systemen.
Naast kostenefficiënter kan het ook beter.
Een belangrijke frustratie van online
archiefgebruikers is bijvoorbeeld dat het
vaak niet lukt om een bevredigend
antwoord te krijgen op een informatie
vraag, terwijl het antwoord wel aanwezig
is. Het zoekgedrag van archiefgebruikers
wordt sterk bepaald door de digitale
informatievaardigheden van de gebruiker,
en die is - of we het nu leuk vinden of
niet - opgegroeid met Google. De huidige
generatie is gewend geraakt dat op een
informatievraag een lijst van resultaten
wordt gepresenteerd waarin direct
zichtbaar is waar de gezochte term
voorkomt. Op een specialistische
zoekmethode zoals die bijvoorbeeld bij
archieven wordt gebruikt, is het antwoord
op de vraag een lijst met vermeldingen
van inventarissen waarin deze term
voorkomt. Daarna moet de gebruiker nog
een keer zoeken in de archiefinventaris.
De archiefgebruiker krijgt dus eerst de
context gepresenteerd en kan daarna pas
een verwijzing volgen naar dat wat hij
zoekt.
De oplossing lijkt te zijn dat een gebruiker
het object vindt dat hij zoekt, met een
verwijzing naar de context, in plaats van
andersom. Er moet daarom gemakkelijk
door de archiefdienst voor kunnen worden
gekozen om in de resultatenlijst direct een
vondst te presenteren op objectniveau.
Dat is niet alleen handig om een nieuwe
groep gebruikers te kunnen bedienen,
maar ook van belang wanneer
de mogelijkheid van een andere
presentatie gewenst is. Bijvoorbeeld
wanneer dat ene object of dossier
onderdeel uitmaakt van een online
expositie of specifieke verzameling.
Door de onderdelen van de digitale
dienstverlening minder sterk met elkaar
te integreren en 'losjes' te koppelen,
kunnen bedrijven, instellingen èn
particulieren nieuwe, innovatieve
toepassingen maken met de datadiensten
die een archiefdienst biedt. Veel kansen
dus om de meest optimale manier van
digitale dienstverlening te laten ontstaan.
Een toekomstgerichte en efficiënte
oplossing wordt gerealiseerd wanneer
nummer 3 201 1
21
