Archieven,
open u!
We zouden kunnen stellen dat het goed gaat met de digitale ontsluiting van de Nederlandse
archiefcollectie. In hoog tempo worden de collecties van Nederlandse archiefdiensten gedigitaliseerd
en bijna elke archiefdienst beschikt inmiddels over een toegang via het internet. Ook worden er
middelen gerealiseerd waarmee de digitale dienstverlening wordt uitgebreid en archiefonderzoek
makkelijker wordt. Archieven komen daarmee binnen bereik van een groter publiek. Publiek dat
misschien niet zo gemakkelijk de drempel van een archiefdienst overstapt en dat nu eerst thuis,
via het internet, kan kennismaken met het aanbod van archieven.
De praktijk
Karin van der Heiden en Ivo Zandhuis I
Nieuwe gebruikers komen met nieuwe
vragen en er wordt dan ook steeds meer
gevraagd van de digitale dienstverlening
van archieven. Zo verwachten we
interactief met archiefwebsites te kunnen
omgaan: zelfstandig zoeken en vinden,
reproducties bestellen en stukken
reserveren, een eigen virtuele ruimte
waar gebruikers materiaal groeperen,
ernaar verwijzen, zelf materiaal toevoegen
en zelfs 'crowdsourcen'. Archiefdiensten
laten zich goed informeren over hoe ze
het beste kunnen voorzien in de infor
matiebehoefte van hun bezoekers en er
wordt hard gewerkt aan de ontwikkeling
van nieuwe functionaliteit die daarin
voorziet. Virtuele studiezalen, digitale
historische werkplaatsen of MijnArchief-
varianten zijn vormen van digitale
dienstverlening waarmee archiefdiensten
tegemoetkomen aan de wensen en
behoeften van nieuwe en grote groepen
online archiefbezoekers. Tot zover het
goede nieuws.
Want steeds vaker blijkt dat de realisatie
van die publieksvriendelijke functionaliteit
nog lang niet zo eenvoudig is. De reden
daarvoor is dat de beschrijvingssystemen
er niet op zijn ingericht om op een
flexibele manier gegevens beschikbaar te
stellen. Dat lijkt tegenstrijdig met het doel
van die systemen maar is wel te verklaren.
We zullen het nader toelichten, maar eerst
het volgende. De meeste archief-diensten
hebben ervoor gekozen om de digitale
beschrijvingen van hun collectie in beheer
onder te brengen bij een (of meerdere)
Gelukkig heeft het Regionaal Archief Leiden begrepen dat het zoeken van informatie niet alleen maar
hier (dat wil zeggen in de studiezaal) gebeurt, maar ook thuis of zelfs onderweg. Dit blijkt uit de
introductie van 'mijnRAL' op hun website (foto: Regionaal Archief Leiden/Jan Lagas).
leveranciers van gespe-cialiseerde
informatiesystemen. Dat heeft veel
voordelen, want de archiefdienst hoeft
dan niet zelf een systeem te ontwikkelen
en te onderhouden. Maar
het heeft ook nadelen: de archiefdienst
is afhankelijk van de leverancier. Gelukkig
wil de leverancier ook voorzien in
de behoefte van zijn klanten, daarom
werkt hij - vaak samen met hen - aan
de ontwikkeling van nieuwe functionaliteit
waarmee digitale dienstverlening kan
worden gerealiseerd.
In de meest eenvoudige situatie bouwt
de leverancier van de systemen waarin
de collectie is beschreven, ook de website
van een archiefdienst. De data uit het
beschrijvingssysteem kan dan direct
en eenvoudig in de website worden
opgenomen en het is een efficiënte
manier om nieuwe functionaliteit te
realiseren - die voor de korte termijn
voldoet. Ook als een aparte
websitebouwer wordt ingeschakeld voor
het ontwikkelen van de website, worden
vaak afspraken gemaakt om de data zo
eenvoudig mogelijk van het
beschrijvingssysteem in de website te
krijgen. Er wordt in beide gevallen een
goede, snelle oplossing gekozen, die
gebaseerd is op de integratie van
de beschrijvingssystemen en
20 2011 nummer 3
