Particuliere archieven en de
nieuwe selectiemethodiek
Archieven
Het Nationaal Archief (NA) ontwikkelt sinds 2008 een nieuwe
methodiek voor waardering en selectie van archieven.1 Deze is
gestoeld op een nieuwe selectiedoelstelling van de algemene
rijksarchivaris en overgenomen door de staatssecretaris van OCW
Trendanalyse
De eerste stap van de trendanalyse houdt
in dat voor een bepaald tijdvak
samenlevingsbreed, maar wel per
maatschappelijk domein (bijvoorbeeld
Milieu, of Wonen), de meest kenmerkende
ontwikkelingen (trends) en de belangrijkste
momenten van interactie (hotspots)3
op al gevormd archief, (nog) niet op
'selectie aan de bron'. De eerste pilot was
beperkt tot trends op het domein Milieu
1976-2005, en bedoeld voor het waarderen
van de archiefbestanden van het
directoraat-generaal Milieu (Ministerie van
VROM). De uitkomsten van de tests waren
zodanig dat het instrumentarium nu wordt
ingezet bij de ontwikkeling van een
grootschalig programma bedoeld om de
waardering en selectie van de (papieren)
archieven van de rijksoverheid vanaf 1976
in versneld tempo uit te voeren.
Pilot particuliere actoren
Hylke Faber, Marije Kruize en Robbert Jan Hageman
Deze doelstelling2 gaat uit van een nauwe
inhoudelijke samenhang tussen het voor
blijvende bewaring selecteren van
overheidsarchief en het veiligstellen van
behoudenswaardige niet-overheids-
archieven (particuliere archieven). Beide
processen vullen elkaar aan en dragen
bij aan het documenteren van de
samenleving. Om werkbaar te zijn, moet
ook worden gezegd wat er van de
samenleving - van de actoren en de
processen waarmee deze actoren zich
bezighouden - gedocumenteerd dient te
worden. Bij die operationalisering spelen
twee begrippen een cruciale rol:
representativiteit en interactie.
Het instrument dat primair dient voor het
identificeren van archief binnen de nieuwe
doelstelling is de trendanalyse.
De trendanalyse is uitgedacht met het oog
op het waarderen en selecteren van archief
'aan de bron', met name in de digitale
omgeving. De analyse kan op landelijk,
maar ook op regionaal of lokaal niveau
worden uitgevoerd. In deze bijdrage gaan
we uit van een nationaal niveau.
Gezicht op Nieuw-Amsterdam, Johannes Vingboons, ca. 1665 (coll. Sp Photo/NA).
worden beschreven. In stap twee worden
in een 'doorvertaling' de belangrijkste
betrokken actoren geïdentificeerd. In de
laatste stap worden de aan die trend te
koppelen werkprocessen en activiteiten van
de geïdentificeerde actoren benoemd. Het
resultaat leidt naar de neerslag van die
processen en dus tot identificatie van voor
blijvende bewaring veilig te stellen
archiefbestanddelen.
De trendanalyse is complementair aan
de systeemanalyse. Dat instrument richt
zich niet op ontwikkelingen, maar op het
identificeren van (onderliggende)
structuren en dominante spelers op een
maatschappelijk domein.
Het NA heeft de nieuwe selectiemethodiek
door middel van onderzoekspilots op
deelgebieden praktisch uitgewerkt
en getest. Daarbij was de aandacht gericht
De nieuwe selectiedoelstelling is bedoeld
voor de hele archiefsector. Elke instelling
kan de doelstelling voor zichzelf
doorvertalen. Het NA heeft daarmee een
bescheiden begin gemaakt: uitkomsten
12 2011 nummer 3
