r
r
VJ
Archieven in het veld
Wij archivarissen moeten onze
invloed laten gelden op deze
ontwikkeling.
Basisregistraties in soorten en
maten
Koppeling met (basis)
registraties
Er vindt een levendige
uitwisseling van gegevens
plaats tussen registers en
databases, documenten en
dossiers.
Diversiteit in zorgdragers
'delen van gegevens', in beide gevallen
is er sprake van een of andere vorm van
'eenmalige opslag, meervoudig gebruik'.
Een uitgangspunt dat eerder in
bijvoorbeeld data warehousing is
toegepast, zij het om andere redenen
en op een geheel andere manier.
Dat de archivistiek zich bemoeit met een
vorm van keteninformatisering waarbij
het uitwisselen van dossiers centraal
staat, is helder. Beheer en beschikbaar
stellen van dossiers is immers een van
de kerntaken van een archivaris, of hij/
zij nu bij of voor een administratie, DIV
of openbaar archiefwezen werkzaam is.
Maar: hoe zit dat met de (basis)
registraties? Losse gegevens zijn immers
geen documenten en daarmee ook geen
archiefstukken, volgens de geldende
definities althans. Terwijl, zoals boven
aangegeven, de registers (registraties,
computerbestanden, databases) waar
die losse gegevens in zitten, wel als
archiefstukken (kunnen) zijn
aangemerkt.
Bovenstaande leidt tot de conclusie dat
wij, archivarissen, onze invloed moeten
laten gelden op deze ontwikkeling. Al
was het maar omdat veel documenten
die zo trouw worden beheerd, gegevens
ontrekken aan (basis)registratiesystemen.
Hierbij zijn in veel gevallen niet zozeer
de gegevens zelf opgenomen, maar
verwijst een uniek kenmerk naar andere
gegevens in genoemde registratie(s).
Met andere woorden: het register raakt
via linking of verwijzing onlosmakelijk
verbonden met het document.
Ontwikkelingen in de techniek bieden
de mogelijkheid om registers en
registraties, en daarmee bestanden en
databanken met gegevens, aan elkaar te
koppelen. Althans: voor bepaalde velden
gebruik te maken van gegevens die in
andere bestanden of databanken zijn
opgenomen. Het correct opnemen en
verwerken van gegevens is hiermee
gediend. De administratieve last verlicht,
maar de techn(olog)ische vanzelfsprekend
verzwaard.
Sinds jaar en dag bestaat er een
zogenaamde koppelingswet, en op grond
van die wet mogen actoren - onder
omstandigheden en met betrekking tot
een bepaald doel - in elkaars dossiers
over de schouder meekijken. Met de
(mogelijkheid tot) uitwisseling van
gegevens binnen en uit verschillende
registers en registraties, is dat 'meekijken'
een stuk makkelijker geworden. Immers:
gegevens uit het ene register zijn de
basis voor de structuur van het andere
register. Zo kan bijvoorbeeld een
burgerservicenummer of een uniek
nummer uit het Handelsregister, dienen
om verschillende registers en registraties
te herleiden tot een natuurlijke of
rechtspersoon. Of dat vanuit bijvoorbeeld
privacyoverwegingen wenselijk is, is een
ander verhaal3, maar de mogelijkheid
bestaat en het gebeurt, bijvoorbeeld in
het kader van opsporings- en
vervolgingsactiviteiten van justitiële
autoriteiten.
Er is dus een stelsel van basisregistraties
en basiscatalogi die met elkaar in verband
staan via bepaalde gegevens die in
meerdere administraties voorkomen:
binnen de keteninformatisering van
(basis)registraties zijn dit de zogenaamde
'authentieke basisgegevens'.
Naast het uitwisselen van gegevens uit
en in (basis)registraties zijn er ook
ontwikkelingen, zoals geschetst, waarbij
verschillende actoren samen in een
dossier werken. Voorbeelden hiervan
zijn het kinddossier, patiëntendossier,
bestuurs-, civiel- en straf(recht)dossier.
Dat sommige van die concepten een
stille dood lijken te sterven of op andere
wijze (gaan) worden ingevuld, is hier nu
niet van belang.
Daarnaast zijn er dossiers rondom
bijvoorbeeld het verlenen van
vergunningen (bijvoorbeeld in het kader
van Wabo) die als ketendossiers kunnen
en moeten worden aangemerkt. Hoe
dan ook, in alle gevallen worden
gegevens en/of documenten en/of
dossiers bijeengebracht door verschillende
actoren rondom een bepaalde zaak of
een bepaald object of subject. Er vindt
een levendige uitwisseling van
gegevens plaats tussen registers en
databases, documenten en dossiers.
Als de structuur van genoemde
ketendossiers zou worden gevisualiseerd,
dan ontstaat de indruk dat dit allemaal
verticale eenheden zijn. De werkelijkheid
is natuurlijk anders. De 'dossiers'
bestaan vaak uit decentraal beheerde
clusters van gegevens rondom een
bepaalde zaak, object of subject. De
dossiers zijn ook niet strikt verticaal, met
een top (bestuurlijke verantwoordelijke)
en een bottum (de uitvoerders);
ketendossiers zullen in veel gevallen
door elkaar heen lopen. Een gechargeerd
voorbeeld is het dossier van een
ontspoord kind (kinddossier/elektronisch
patiëntendossier) dat als volwassene in
aanraking komt met justitie door
geweldsuiting (strafrechtdossier), bij het
ontdekken van zwartrijden (dossier
civiel recht), in de tram (dossier
OV-chipkaart) en in het gevang
(strafrechtdossier) een been breekt
(elektronisch patiëntendossier).
Van die eenmalige opslag en meervoudig
gebruik van gegevens in dossiers van
verschillende actoren, bestaan dan ook
verschillende modellen. Zo zijn er
situaties waarbij iedere actor trouw zijn
'eigen' dossier heeft, waarbij min of
meer is gegarandeerd dat de inhoud van
de dossiers van andere actoren binnen
de keten (nagenoeg) gelijk is. Daarnaast
zijn er situaties waarbij verschillende
dossiers zijn ondergebracht bij één
beheerder, bijvoorbeeld binnen één
e-depot, ondanks dat centrale opslag
niet (altijd) een ideale oplossing is. In
zo'n situatie kan echter wel de ultieme
samenwerking worden gevonden als het
dossier (en daarmee ieder document)
slechts eenmalig is opgeslagen en door
alle daartoe bevoegde actoren wordt
gebruikt.
Voor dit scenario van eenmalige opslag
en meervoudig gebruik van gegevens,
documenten en dossiers in één
beheersomgeving, is eigenlijk nog
nauwelijks een archiefrechtelijke basis.
Immers: als alle stukken in een dossier
nummer 2 201 1 9
