Zijn gegevens in
keteninformatiesystemen
archiefstukken?
Archieven in het veld
Keteninformatisering. Wie heeft er niet mee te maken?
Afhankelijk van wat we onder keteninformatisering verstaan
kan er op verschillende manieren naar de ontwikkeling worden
gekeken. Ketens, ketensamenwerking, keteninformatie,
keteninformatisering en keteninformatieystemen. Kennelijk
allemaal componenten binnen het 'ketendenken'. Maar hoe staan
deze componenten in verhouding tot elkaar?
Een keten van gegevens
De noodzaak om in actie te
komen neemt toe.
\j\2
Maurice Lipsch Fotografie
Volgens hoogleraar Informatiekunde Jan
Grijpink - met als leeropdracht 'keten
informatisering' - neemt de noodzaak
om in actie te komen toe. De reden:
"Door voorschrijdende specialisatie in
productieprocessen en dienstverlening,
organisaties steeds afhankelijker
van elkaar worden."1
Keteninformatisering is een relatief
nieuw fenomeen, maar of 'ketendenken'
ook nieuw is kan worden betwijfeld.
Samenwerken tussen organisaties - en
dus het bepalen van een gemeen
schappelijk doel, een gemeenschappelijk
probleem en een gemeenschappelijke
oplossing, met de daarbij behorende
informatie(infrastructuren) - is als
zoveel, zo oud als de weg naar Rome.
Wat wel nieuw is, of althans lijkt, is dat
door de technologie het makkelijker
wordt om gegevens tussen ketenpartners
uit te wisselen en daar ligt een basis
voor keteninformatisering. Vaak betreft
het hier de uitwisseling van documenten.
Keteninformatisering doet een beetje
denken aan de omgang met proces
dossiers, zoals dat jaren geleden binnen
menig organisatie is ingericht om
'gezamenlijk' aan een zaak of proces te
(kunnen) werken.
Het verschil zit hem met name in
schaal(vergroting) en het feit dat
keteninformatisering 'over de grenzen'
van mening organisatie gaat. Naast
deze ontwikkeling van 'informatie
uitwisseling met documenten', speelt
ook de automatisering van (basis)
registraties een rol. Hierbij gaat het niet
zozeer meer om het uitwisselen van
gegevens in registraties, maar meer om
het centraal (beschikbaar) stellen van
gegevens voor het gebruik door
meerdere ketenpartners (tegelijk). Die
(basis)registraties bevatten in de regel
geen documenten, maar 'losse
gegevens' die slechts in onderlinge
samenhang (het gebruik) betekenis
krijgen. De vorm van de registraties,
dan wel registers, is geëvolueerd van
boekvorm via kaartenbakken met fiches
tot databases. In de regel accepteren we
deze registers als archiefstukken. Een
computerbestand als object is in
jurisprudentie over de Wet openbaarheid
van bestuur aangemerkt als document
in de zin van die wet, zij het onder
omstandigheden.2 Daarnaast is in
bijvoorbeeld de NEN 2082 een database
een van de vele vormen van een
informatieobject. Een archiefstuk is
aldaar een bijzonder informatieobject,
waardoor een database onder
omstandigheden als archiefstuk kan
worden aangemerkt.
Of de keteninformatisering nu wordt
gezien als het 'delen van dossiers' of het
8 2011 nummer 2
