Nieuws
uit het
veld
Jaarwerkprogramma
Erfgoedinspectie
Archieven 2011
Eindrapport en
brochure project CEST
Project 'Europeana'
van start
Andere activiteiten richten zich meer op
het scheppen van de juiste voorwaarden
om de regels te kunnen naleven. Het in
samenwerking met de beleidsdirectie
van het ministerie van OCW en andere
betrokken partijen verhelderen van de
reikwijdte van het begrip 'archief
bescheiden' valt hier bijvoorbeeld onder.
Zeker in een digitale omgeving levert de
bestaande ruimte voor meerduidigheid
problemen op. In het project speelt de
operationalisering van het begrip een
belangrijke rol. Verder blijft de inspectie
de actielijnen van het programma
'Modernisering Informatiehuishouding'
volgen. Het gaat dan met name om de
invoering van zelftoezicht bij de
ministeries, de invoering van een
nieuwe selectiemethodiek, het
wegwerken van de departementale
bewerkingsachterstanden en, last but
not least, de vernieuwing van
archiefbeleid en wetgeving.
Het project CEST wil de erfgoed
instellingen in Vlaanderen wegwijs
maken in het gebruik van standaarden
bij het creëren, beheren en toegankelijk
maken van digitale collecties. Het
project werd uitgevoerd door Packed en
eDavid en ging in februari 2010 van start.
De aansluiting bij wat internationaal als
best practice wordt bestempeld, werd
verzekerd door de afstemming op
buitenlandse, gelijkaardige projecten. In
dat verband heeft CEST samengewerkt
met DEN. De resultaten van het project
CEST zijn vertaald in een eindrapport en
een brochure, die online kunnen worden
geraadpleegd via de CESTwiki.
In januari heeft de Erfgoedinspectie het
jaarwerkprogramma voor 2011 bekend
gemaakt. Basis voor het werkplan
vormt de jaarlijkse risicoanalyse van de
Erfgoedinspectie. Wat gaat de Erfgoed
inspectie op het terrein van de
informatiehuishouding in 2011 doen?
Een belangrijk inzet van de inspectie zal
dit jaar plaatsvinden op het gebied van
het beheer van digitale archiefbescheiden.
De eisen die de Archiefwet 1995 stelt,
gelden ook voor digitaal archief.
Technische en organisatorische
beperkingen bij het beheer van de
digitale systemen die archiefbescheiden
bevatten, kunnen tot een onbetrouwbare
informatievoorziening leiden, zowel op
de korte maar zeker ook op de langere
termijn. In een digitale wereld vormt
een niet-duurzame informatie
huishouding een bedreiging voor het
functioneren van de overheid en van de
democratische rechtsstaat. Uit de
Monitor Erfgoedinspectie en de
inspecties die de afgelopen jaren zijn
uitgevoerd, komt echter nadrukkelijk
naar voren dat vele zorgdragers geen
duidelijk beeld hebben van wat
archiveren in een digitale omgeving
precies inhoudt. Vaak wordt daaronder
verstaan het archiveren in een document
management systeem, terwijl de
gegevens in de bedrijfssystemen over
het hoofd worden gezien en de normen
uit de Archiefregeling niet worden
toegepast. De Erfgoedinspectie zal in
2011 opnieuw inspecties uitvoeren naar
het beheer van digitale archiefbescheiden.
Op basis van deze inspecties zal een
rapport uitgebracht worden waarbij, in
vergelijking met de situatie beschreven
in Een dementerende overheid?, verslag
wordt gedaan van de stand van zaken
nu, en welke lessen uit dat rapport zijn
getrokken. Het rapport moet leiden tot
een verbeterde praktijk om de digitale
duurzaamheid te waarborgen.
Een volgende activiteit richt zich direct
op het beïnvloeden van het gedrag van
onder toezicht staande instellingen. Het
meerjarenprogramma 'archiefwettelijke
eisen' is hier een voorbeeld van. In een
periode van drie jaar werd een groot
aantal organisaties benaderd, met als
doel dat zij zouden beschikken over
vastgestelde beheersregels, een actueel
bestandsoverzicht en een geldende
selectielijst. Het programma zal in 2011
worden afgerond.
Het eindrapport en bijbehorende
brochure over het Vlaamse project CEST
(Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox)
zijn verschenen.
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschap vindt het belangrijk dat
het Nederlandse erfgoedveld goed
vertegenwoordigd is in Europa, en
heeft daarom een stimuleringsbijdrage
verleend aan het project 'Digitale
Collectie Nederland in Europeana'.
Europeana is de Europese portal voor
cultureel erfgoed en bevat momenteel
15 miljoen boeken, films, schilderijen
en archiefdocumenten uit ruim 1500
instellingen, afkomstig uit verschillende
landen.
Het project 'Digitale Collectie Nederland
in Europeana' wil de aanwezigheid van
Nederlands cultureel erfgoed in Europeana
vergroten. Erfgoed Nederland is de
projectleider. DEN is een van de partners,
naast de Koninklijke Bibliotheek, de
Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en
het Nederlands Instituut voor Beeld en
Geluid.
In maart 2011 vinden er verschillende
bijeenkomsten plaats in het hele land,
om de bekendheid van Europeana en de
kansen die het biedt voor ontsluiting
van digitaal erfgoed bij erfgoed
instellingen te promoten. Daarnaast
wordt er gewerkt aan de technische en
organisatorische randvoorwaarden die
het mogelijk moeten maken straks grote
hoeveelheden Nederlands erfgoed te
ontsluiten.
i PM» i i»— -
Europeana bevat momenteel 15 miljoen boeken,
films, schilderijen en archiefdocumenten.
6 2011 nummer 2
