Uitgelezen
Stichting Archiefpublicaties (2010) ISBN
978-90-71251-33-7, pp. 127, 21,50.
Integratie
Belangrijk aspect van de Rotterdamse
aanpak is het gegeven dat het GAR de
bouw van het e-depot heeft gezien als een
project van de gehele eigen organisatie en
niet van een 'afdeling e-depot' of iets
dergelijks. Opzetten van het e-depot had
en heeft impact op de gehele organisatie,
bijvoorbeeld doordat de metadataschema's
van archieven, bibliotheek en atlas met
elkaar geïntegreerd moesten worden. Ook
in de dienstverlening moest ten gevolge
van het e-depot het nodige worden
aangepast. Het leidde ook tot nieuwe
functies, zoals die van e-conservator.
Zeer in de diepte van de problemen
rond het preserveren van digitale
bestanden gaat het artikel van Mette
van Essen, de e-conservator van het
GAR. Zij beschrijft de problemen die
ontstonden bij het toegankelijk houden
van een 3D-scan van het standbeeld van
Erasmus, die was gemaakt naar aanleiding
van restauratie van het beeld in 1997.
Tien jaar later bleek 'Erasmus op een
schijfje' niet meer toegankelijk te zijn.
Het vergde een enorme puzzel om te
achterhalen hoe de bestanden waren
opgebouwd om de roterende afbeelding
van het beeld weer op scherm te krijgen,
en dan nog bleken er gaten in te vallen.
Impliciet is dit artikel een helder pleidooi
voor de open, valideerbare en gedocu
menteerde bestandsformaten die voor
Update
De nadruk ligt in de bundel op de
Rotterdamse ervaringen, maar de
ontwikkelingen bij de Justitiële
Informatiedienst, bij het Stadsarchief
Amsterdam en bij het Nationaal Archief
komen ook aan de orde. In alle gevallen
gaat het om een update van de stand
van zaken: geen enkele organisatie kan
op dit moment al zeggen dat het een
volledig en werkend e-depot heeft.
Een groot aantal aspecten rond het
e-depot, het bouwen ervan en de
verdere impact op de bouwende
organisatie, komt op toegankelijke wijze
aan de orde. In de inleidende artikelen
wordt uit de doeken gedaan waarom
een e-depot een onontkoombare
ontwikkeling is voor iedere archiefdienst.
C VS<i 1 030
P.J. Horsman en R.W. Spork (red.),
Het E-depot als avontuur
Het E-depot als avontuur. Onder die titel
is na vier jaar het tweede Archief
schoolschrift onder redactie van Peter
Horsman en René Spork verschenen.
Doel van het Archiefschoolschrift is het
in kort bestek behandelen van actuele
ontwikkelingen in de archivistiek ten
behoeve van het archiefonderwijs aan
de Hogeschool van Amsterdam en de
Universiteit van Amsterdam. Als gevolg
van de veranderingen in het archief-
onderwijs is het sinds het verschijnen
van het eerste Archiefschoolschrift in
2006 stil gebleven op dit gebied, maar
de ontwikkelingen rond de langdurige
bewaring van digitaal archief waren
voldoende aanleiding voor het uitbrengen
van deze bundel.
De titel geeft al gelijk aan dat het
bouwen en beheren van een e-depot
geen uitgewerkt concept is, waarvoor
het volgen van een handleiding volstaat.
De beslissing om een e-depot in te
richten is de start van een avontuur, van
het maken van talloze keuzes op
technisch, archivistisch en organisatorisch
gebied. Het is nog niet mogelijk een
e-depot 'van de plank' te kopen,
domweg omdat er nog geen werkend
e-depot in alle aspecten bestaat. Wel is
er al veel ervaring opgedaan bij het
ontwikkelen van het e-depot, waarvan
deze bundel een neerslag is.
De bundel bestaat voor het grootste
deel uit artikelen die eerder in dit blad
zijn verschenen. Daarnaast is speciaal
voor deze uitgave een aantal nieuwe
artikelen geschreven. Bij elkaar geven
de artikelen een beeld van de problemen
die ontstaan als een archiefinstelling
een e-depot wil bouwen. In de praktijk
is in Nederland nog nergens een volledig
werkend e-depot ingericht, al is het
Gemeentearchief Rotterdam een
behoorlijk eind op weg. De zoektocht
van Rotterdam kwam tot uiting in een
artikelenreeks die in 2008 in het
Archievenblad is verschenen, met
typerende vragen in de titels: 'Waarheen?',
'Hoe hoog kun je vliegen?', 'Hoe diep
kun je dalen?' en 'Hoeveel kun je hebben?'.
archiefbescheiden verplicht zijn gesteld
in de Archiefregeling. Ook voor opname
in een e-depot blijkt er nog veel werk te
doen om archiefbescheiden in de
'goede, geordende en toegankelijke
staat' in de digitale sfeer te krijgen.
Daarmee komt ook een ander aspect
van de Rotterdamse aanpak aan de
orde: om ervoor te zorgen dat archieven
op een goede manier in het e-depot
terecht kunnen komen, zonder een
moeizame preserverings- en bewerkings
slag, is het noodzakelijk dat de archieven
worden gevormd met het oog op
langdurige bewaring. In de praktijk
betekent dat een vergaande samen
werking van archiefdienst en zorgdrager,
die er in Rotterdam toe heeft geleid dat
het GAR de kaders stelt voor de archief
vorming bij het concern van de stad: het
Recordsmanagement Concern. In dit
opzicht blijkt de noodzaak en
vanzelfsprekendheid van het records
continuüm in de praktijk.
Het is alleen de vraag of iedere
archiefdienst zelf een e-depot moet
nummer 2 201 1 27
