r
r
VJ
Archieven in het veld
Inbedding in het informatie- en
archiefmanagement
ICT'ers, informatiebeheerders,
archiefbeheerders, auditors
en archiefinspecteurs aller
gewesten verenigd u!
You don't eat a whale alone!
Een gevolg van dit alles is dat
gegevens(beheer) in keteninformatie
systemen, indien van overheidswege,
onder het regime van de Archiefwet
1995 zouden behoren te vallen. De
gegevens en de systemen in kwestie
moeten daarom idealiter worden gezien
als onderdelen van het archiverings
systeem. En dat archiveringssysteem is
zoals bekend het geheel van mensen,
middelen, methoden, procedures en de
informatieobjecten zelf. Bovendien is
een archiveringsysteem een bijzonder
informatiesysteem, is daar eigenlijk min
of meer onderdeel van en komt zeker
niet lineair na het informatiesysteem.
Menig e-depot (in wording) gaat al uit
van dit principe.
Moet de archivaris nu vaardigheden
ontwikkelen om dit soort gegevens en
systemen te gaan beheren? Naar mij
voorkomt niet. Maar wat wel van belang
is, is het vaststellen van de eisen
waaraan het beheer moet voldoen, wil
het geheel van gegevens, documenten
en archiefstukken in onderlinge
samenhang raadpleegbaar zijn en
blijven. In ieder geval voor de
overeengekomen duur van bewaring.
Gezien de aard van menig (basis)
registratiesysteem kan dat best wel
eens heel lang zijn, terwijl de stukken in
kwestie mogelijk uiteindelijk niet voor
overbrenging in aanmerking komen en
daarom op termijn mogelijk niet worden
opgenomen in de bewaarplaats.
ICT'ers, informatiebeheerders, archief
beheerders, auditors en archief
inspecteurs aller gewesten verenigd
u! Of, zoals een vertaling uit 1914 van
een kookboek van de Canadese Kwakuitl
Indianen bij een recept voor het
bereiden van walvis het stelt: "You
cannot eat it [de walvis dus, HW] all by
yourself! So the First step is to call for a
party and invite all your friends,
relatives and local dignitaries."12 Met
andere woorden: you don't eat a whale
alone!
Noten
1 J.H.A.M. Grijpink,
Keteninformatisering in kort bestek.
Theorie en praktijk van grootschalige
informatie-uitwisseling (Den Haag:
Uitgeverij Lemma, 2006) 10.
2 LJN: AY6317, Raad van State,
200507691/1.
3 Wie geïnteresseerd is in de
bedreigingen van het koppelen van
gegevens en de ontwikkeling van een
Orwelliaanse samenleving met
Kafkaëske trekken, vindt zonder moeite
veel materiaal. Slechts één publicatie
noem ik hier, al was het maar om de
titel: Sandro Gaycken, Constanze Kurz
(red.) 1984.exe. Gesellschaftliche,
politische und juristische Aspekte
moderner Überwachungstechnologien
(Bielefeld: Transcript Verlag, 2008).
4 De Awb zegt bij mandaat, attributie
en delegatie expliciet niets over de
verantwoordelijkheid voor een bepaalde
taak of handeling, maar lijkt impliciet
wel betrekking te hebben op de (eind)
verantwoordelijkheid sec. Dat onder die
verantwoordelijkheid de uitvoering van
taken elders worden neergelegd of
ondergebracht, bijvoorbeeld op basis
van een mandaat, is natuurlijk wel
mogelijk. Juist daarvoor biedt de Awb
een kader. Ten aanzien van het
mandateren van het beheer van
overgebrachte archieven verwijs ik
verder naar: Arnold den Teuling,
Wegwijzer voor het uitbesteden van het
beheer van overgebrachte archieven
aan een privaatrechtelijke organisatie.
('s-Gravenhage: Stichting Archief
publicaties, 2010).
5 De Stichting Reclassering Nederland
is in ieder geval overheidsorgaan in de
zin van de Archiefwet 1995 ten aanzien
van het benoemen van reclasserings-
ambtenaren. Nu zijn er bij de
reclassering niet alleen ambtenaren
werkzaam, waardoor dit argument om
de hele reclassering om reden daarvan
toch onder de Archiefwet 1995 te
brengen, niet noodzakelijk van
toepassing lijkt. Op grond van de
wetshistorie kan echter worden
beargumenteerd dat organisaties 'voor
zover zij ambtenaren in dienst hebben'
toch als overheidsorganen moeten
worden aangemerkt. Vergelijk voor dat
laatste: F.C.J. Ketelaar, Handboek
Archiefrecht (Alphen aan den Rijn:
Kluwer, 1996-heden [losbladig]), pp.
A1-11 (aflevering 2001, supplement 7).
Het blijft dus een beetje onduidelijk
welk archiefrechtelijk regime op dit
soort organisaties van toepassing is.
6 Vergelijk de definitie gegeven door
Richard Pierce-Moses: "1. A written or
printed work of a legal or official nature
that may be used as evidence or proof;
a document; 2. Data or information that
has been fixed on some medium; that
has content, context, and structure; and
that is used as an extension of human
memory or to demonstrate accountability;
3. Data or information in a fixed form
that is created or received in the course
of individual or institutional activity and
set aside (preserved) as evidence of that
activity for future reference; 4. An
instrument filed for public notice
(constructive notice) 5. Audio:
A phonograph record; 6. Computing:
A collection of related data elements
treated as a unit, such as the fields in a
row in a database table; 7. Description:
An entry describing a work in a catalog."
Richard Pierce-Moses, A Glossary of
Archival and Records Terminology
(Chicago: The Society of American
Archivists, 2005), lemma 'record':
www.archivists.org/glossary/term_
details.asp?DefinitionKey=54
(raadpleegdatum 21 januari 2011).
Peter Horsman geeft in zijn verklaring
van Engelstalige archieftermen aan dat
één van de betekenissen van een
record, zij het binnen de geautomati
seerde gegevensverwerking, slaat op
"een aantal onderling gerelateerde
gegevenselementen die samen een
eenheid vormen"; Peter Horsman,
'Engelstalige archieftermen in het
Nederlands verklaard', in: P.J. Horsman,
F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Naar
een nieuw paradigma in de archivistiek.
Jaarboek 1999 van de Stichting
Archiefpublicaties ('s-Gravenhage:
Stichting Archiefpublicaties, 1999) pp.
231-242, hier p. 239.
7 Reed gebruikt het woord
'authenticiteit' in de betekenis van
'onveranderbaar'. Omdat de definitie
van de vier kwaliteitskenmerken van
een archiefstuk uit de NEN-ISO 15489-1
(nl) hier als bekend mogen worden
verondersteld, richt ik mij op die
terminologie en gebruik daarmee in
12 2011 nummer 2
