r
r
VJ
Archieven in het veld
Horrorscenario's
Nog interessanter wordt het als de
dossiers in kwestie worden gevoed met
gegevens uit een of meer basis
registraties. Vanuit die basisregistraties
en basiscatalogi zo zou - en dat is zelfs
de bedoeling - een of meerdere sets
met gegevens verbindende elementen
kunnen zijn voor gegevens binnen dat
'dossier'. Dergelijke gegevens worden
zoals aangegeven authentieke
basisgegevens genoemd. Op dit
moment gebeurt dat nog niet
automatisch, maar wel tot op zekere
hoogte. Het BSN bijvoorbeeld, mag door
verschillende actoren worden ingezet ter
registratie. Waarom dan dit BSN niet
inzetten als het unieke identificatie
nummer voor een dossier, vooropgesteld
dat het een persoonsdossier betreft en
dat wet- en regelgeving dit toestaat?
Deze manier van het koppelen van
gegevens kan natuurlijk tot in het
oneindige worden doorgevoerd. Er zou
dan uiteindelijk een onbeheersbare
situatie (kunnen) ontstaan waarbij alles
aan alles is gekoppeld. Eerder werd al
gewag gemaakt van horrorscenario's.
Scenario's die reëel zijn; denk maar aan
de problemen waarmee een natuurlijke
persoon wordt geconfronteerd als hij of
zij slachtoffer is van bijvoorbeeld
identiteitsfraude. Maar, door de
koppeling kan ook opsporing worden
vergemakkelijkt, bijvoorbeeld in het
kader van opsporingsactiviteiten en
terrorismebestrijding (hoewel er ook
fouten worden gemaakt). Nogmaals, of
dit wenselijk of haalbaar is, is een ander
verhaal.
Er zou dan uiteindelijk een
onbeheersbare situatie
(kunnen) ontstaan waarbij
alles aan alles is gekoppeld
Beheer van metadata
En daarmee zijn we aangeland bij het
beheer van metadata. "De transactional
aspects", zo vervolgt Reed haar betoog,
"vragen om de ontwikkeling van
technieken die ervoor moeten zorgen
dat records gecreëerd en beheerd
worden op een zodanige wijze dat deze
karakteristieke elementen en onderdelen
van het record [structuur, vorm, inhoud
én metadata, HW] in stand worden
gehouden".8 Met andere woorden: de
omgeving waarin gegevensverwerkende
processen een rol spelen, stelt eisen aan
de gegevens zelf. Maar andersom kan
de kwaliteit van de gegevens alleen
worden vastgesteld als ook de omgeving
aan (die) kwaliteitseisen voldoet.
Betrouwbaarheid en integriteit van de
Ik betoog hier dat op gegevens in
keteninformatiesystemen de door Reed
genoemde transactional aspects van
toepassing zijn. De kwaliteitseisen die
aan de gegevens moeten worden
gesteld, doen niet onder voor de eisen
die we gewend zijn om aan documenten/
archiefstukken te stellen: betrouwbaar,
authentiek, integer en bruikbaar.11 Dat
betekent dat als we de argumenten van
Reed op die van Shepherd en Yeo
leggen - namelijk de eisen van in dit
geval niet-manipuleerbaarheid en
niet-veranderbaarheid - dat gegevens
(data) binnen keteninformatiesystemen
onder omstandigheden als archief
stukken moeten worden aangemerkt.
De kwaliteitseisen die aan
de gegevens moeten worden
gesteld, doen niet onder
voor de eisen die we gewend
zijn om aan documenten/
archiefstukken te stellen:
betrouwbaar, authentiek,
integer en bruikbaar.
werking van die wet vallen.
Voor de archivistiek is nu van belang om
te weten of losse gegevens - of beter:
gegevens (data) in (keten)informatie-
systemen - ook documenten/archief
stukken kunnen zijn. Als we kijken naar
de definitie van document/archiefstuk,
dan is het antwoord snel en eenvoudig
gegeven: nee. Toch moeten we ons de
vraag stellen. Want er zijn ontwikkelingen
die erop wijzen dat documenten (die
mogelijk als archiefstukken verder door
het leven gaan) niet meer noodzakelijk
bestaan uit een samenstel van gegevens
in onderlinge samenhang. Documenten
kunnen dan bestaan uit gegevens die
verwijzen naar andere gegevens in een
andere omgeving; bijvoorbeeld via een
uniek identificatienummer in het
document. Hierdoor is dit document
alleen te begrijpen als de betekenis en
context van dat identificatienummer
binnen die onderlinge samenhang wordt
gebracht. In de Engelstalige
archiefliteratuur is hierover, zij het in de
marge, nagedacht en geschreven. Noot
die hierbij moet worden geplaatst, is dat
daarbij niet het archiefstuk in de
Nederlandse betekenis het object van
reflectie is, maar het record. Bovendien
het record in relatie tot data. Zoals
bekend is record slecht of in ieder geval
moeilijk in het Nederlands te vertalen
en bovendien is een record niet
noodzakelijk gelijk aan een archiefstuk.6
Enkele jaren geleden schreef de
Australische archivaris Barbara Reed dat
"records anders zijn en verschillen van
andere informatiebronnen vanuit het
oogpunt van het uitvoeren of afwikkelen
van handelingen, de procesgebonden
heid (transactional aspects). Die
transactional aspects [het gaat hier dus
om de ontstaans- en gebruikscontext
van de records, HW] zijn van belang voor
het identificeren van de noodzakelijk
aanwezige karakteristieke elementen en
onderdelen van een record, wil dat
record gegarandeerd betrouwbaar en
integer7 zijn."
organisatie, in relatie tot betrouwbaar
heid en integriteit van de systemen en
de records. Maar daarmee zijn we er
nog niet. "De karakteristieke elementen
en onderdelen die aanwezig moeten zijn
om de betrouwbaarheid en integriteit
van records te kunnen vormgeven,
leiden ertoe dat records verschillen van
data, documenten en informatie, maar
gelijktijdig bestaan records uit data/
documenten/informatie. Een record
kan daardoor een verzameling data zijn,
of één document of een reeks
documenten", aldus Reed.9 Nu wil het
geval dat data in actieve informatie
systemen (current information systems)
vaak niet als records worden gezien,
terwijl dat wel het geval is met data in
workflow systemen (electronic transaction
systems). Dit in ogenschouw nemend,
stellen de Engelse archivarissen Elisabeth
Shepherd en Geoffrey Yeo vast, dat de
kennelijke "wel of niet 'recordness'
onder andere afhangt van het dynamische
karakter van de data in het proces,
respectievelijk van de wel of niet
manipuleerbaarheid en de wel of niet
veranderbaarheid (updatebility) van die
gegevens".10
nummer 2 201 1 11
