Nieuws
uit het
veld
Gemeentehuis
Voerendaal uitgebrand.
Papieren dossiers
verloren gegaan
Nieuwe selectie-
aanpak; meer
overheidsinformatie
sneller openbaar
Geen Landelijke
Archievendag in 2011
Verslag BRAIN
Werkconferentie
13 december
Een deel van het gemeentehuis van
Voerendaal, vlakbij Heerlen, is op 9
december jl. door een brand verwoest.
Het hele analoge dynamische archief
(in totaal bijna 75 meter papier) is
verloren gegaan.
Zo goed als alle dossiers die dateren van
vóór 1982 (inclusief de voor die datum
verleende bouwvergunningen) waren al
in Heerlen in de archiefbewaarplaats
ondergebracht. Deze zijn daarom geheel
gespaard gebleven. De servers van de
gemeente stonden niet in het
gemeentehuis, waardoor ook die
informatie in ieder geval niet verloren
gegaan is. De archieven die zich bevinden
in de archiefruimte onder het gebouw
dat nu is afgebrand zijn voornamelijk
dossiers uit de periode 1982 tot nu:
grote hoeveelheden op termijn te
vernietigen dossiers, circa 100 meter te
bewaren archief, een collectie (kadastrale)
kaarten en luchtcartografische kaarten,
de registers van de Burgerlijke Stand en
de persoonskaarten van de bevolkings
administratie. In de archiefruimte heeft
tot een hoogte van ongeveer 1,80m
water gestaan, wat wil zeggen dat
alleen de bovenste rij dozen droog is
gebleven. Verder heeft de archiefruimte
nauwelijks 'last' gehad van het vuur.
Volgens Documentenwacht is dit soort
waterschade heel goed te herstellen,
wat zou betekenen dat zeker niet alle
papieren dossiers als verloren moeten
worden beschouwd.
Welke dossiers van de overheid bewaren
we voor toekomstige generaties en
welke dossiers vernietigen we? Hoe
houdt de overheid in het digitale
tijdperk greep op de informatie
huishouding? En hoe zorgt de overheid
ervoor dat meer informatie sneller ter
beschikking komt voor de burger,
zonder dat het ten koste gaat van de
overzichtelijkheid? Het voorstel voor
een nieuwe selectieaanpak, dat door
staatssecretaris Zijlstra (Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap) en minister
Donner (Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties), naar de Tweede
Kamer is gestuurd, biedt een antwoord
op die vragen.
De overheid werkt net als de rest van
Nederland steeds minder met papier.
Het is de bedoeling dat de ministeries
over vijf jaar volledig digitaal werken.
Dat heeft verstrekkende gevolgen voor
de informatiehuishouding van het Rijk.
Anders dan bij papieren dossiers is het
bij digitale bestanden niet mogelijk om
twintig jaar te wachten met de selectie,
bewerking en overbrenging van het
materiaal aan het Nationaal Archief.
Tegen die tijd is het digitale materiaal
al voorgoed verloren. Verschillende
instanties als de Algemene Rekenkamer
en de Raad voor Cultuur wijzen al langer
op het gevaar van overheidsdementie.
In een digitale omgeving moet al bij de
creatie van overheidsdossiers worden
vastgesteld of de informatie bewaard
dient te blijven, en zo ja, hoe lang. De
nieuwe selectieaanpak biedt handvatten
om die afweging direct en systematisch
te maken. In een digitaal depot (het
e-Depot) kan het materiaal vervolgens
duurzaam worden bewaard, beheerd en
ontsloten voor ambtelijke medewerkers
en de burger. De nieuwe selectieaanpak
is minder theoretisch en volgt veel meer
de feitelijke totstandkoming van archieven
bij de afweging wat dient te worden
bewaard en wat niet. De nieuwe aanpak
moet het mogelijk maken dat de nieuwe
Archiefbewerkingsorganisatie voor het
Rijk Doc-Direkt de achterstand in 2019
heeft weggewerkt. Om zeker te weten
dat bij het wegwerken van de
achterstanden geen essentiële informatie
verloren gaat die anders bewaard zou
blijven, worden komend jaar de oude en
nieuwe aanpak naast elkaar gebruikt.
Daarna wordt de oude selectie- en
bewerkingswijze definitief vervangen.
Het voorstel voor een nieuwe selectie-
aanpak is te bekijken op www.archief.nl.
Het Nationaal Historisch Museum (NHM)
heeft besloten in 2011 geen aparte
Landelijke Archievendag te organiseren.
Omdat de Landelijke Archievendag een
activiteit van Anno was, heeft het NHM
er vorig jaar voor gekozen het wel door
te laten gaan (het was een soort erfenis).
Het NHM geeft vanaf 2011 een andere
invulling aan de week van de geschiedenis:
het wordt een MAAND van de geschiedenis.
Tijdens deze maand kunnen archieven
zelf een datum kiezen om open te gaan
en dit ook kenbaar maken via de website
en programmaboekje van het NHM.
Het Nationaal Historisch Museum is in
gesprek met BRAIN over een geheel
nieuwe invulling van de Landelijke
Archievendag in 2012. De organisatie
van een aparte archievendag zou dan
in handen komen van BRAIN. Omdat
de organisatie van BRAIN hier (nog) niet
op berekend is, wordt 2011 dus een
overgangsjaar en zal er geen landelijk
gecoördineerde archievendag plaatsvinden.
Op maandag 13 december 2010
organiseerde BRAIN in de Koninklijke
Bibliotheek/Nationaal Archief een
werkconferentie over de invoering van
het handvest dienstverlening, met
praktijkvoorbeelden van ontwikkelde
tools en diensten. Daarbij stond de
vraag centraal hoe kwaliteits
instrumenten en -diensten de eigen
8 2011 nummer 1
