te vullen. Voor elke categorie worden
de uitkomsten automatisch berekend,
waaruit een gezamenlijke uitkomst
voortkomt. De berekeningen vinden
plaats aan de hand van formules die
de gebruiker op deze plaats niet kan
veranderen. Als een enkele waarde
veranderd of geactualiseerd wordt,
vindt een nieuwe berekening plaats.
De actuele prioriteiten worden steeds
in aflopende volgorde weergegeven.
Op het tweede tabelblad zijn
de categorieën, de daarin opgenomen
kenmerken, de keuzemogelijkheden
en de daaraan gekoppelde weging
vastgelegd.
Dit geeft een goed overzicht over
alle onderdelen van de prioritering.
De waarden voor alle individuele
kenmerken zijn vastgelegd, geordend
en gewogen en kunnen naar inzicht
aangepast worden. Maar ook
de afzonderlijke wegingen die hier
vastgelegd zijn, kunnen naar inzicht
worden aangepast. Als op dit blad een
onderdeel wordt veranderd, geldt deze
verandering voor alle invoer bij een
kenmerk op het eerste blad, omdat
het tweede blad de formules van het
eerste blad stuurt.
Door dit systeem kan niet slechts een
weging en aangepaste rangschikking
Van aanname tot belastbare
waarden
ji;
1
Historisch document onder het puin vandaan gehaald (foto Bogusia van Slooten).
uitgangspunten. Het was niet noodzakelijk
het prioriteringssysteem te integreren met
bestaande archiefsoftware of een zelf
geprogrammeerde database.
Om te beginnen werd een tabel gevuld
met waarden en parameters.
De parameters - zoals bijvoorbeeld
de wegingen van de aan kenmerken
toegewezen waarden enerzijds en
de verhouding van enkele kenmerken tot
elkaar - werden in formules gevat.
Hierdoor was het heel gemakkelijk om
enkele waarden te veranderen en het
systeem was eenvoudig in het gebruik. Het
bleek echter dat als het nodig was een
parameter te veranderen, dit op elke
overeenkomstige plaats in het formulier
moest gebeuren, waarbij gemakkelijk
fouten gemaakt konden worden.
Dit probleem werd met het vormgeven
van twee tabelbladen opgelost. Daardoor
werd ook de transparantie van de
waarderingen verhoogd. Op het eerste
blad vindt de eigenlijke prioritering plaats
in een rij cellen, gesorteerd per categorie,
per bestand en daaronder gedifferentieerd
naar soort archiefmateriaal. Voor ieder in
te vullen veld is een keuzemenu gemaakt,
zodat gemakkelijk uit de vooraf
vastgestelde mogelijke waarden gekozen
kan worden. Het is daardoor niet mogelijk
een veld verkeerd in
van de waarde van een enkele categorie
bepaald worden, maar ook de weging
van de afzonderlijke kenmerken binnen
een categorie. Bijvoorbeeld of de amb
telijke of wetenschappelijke waarde
hetzelfde of anders gewogen wordt.
De categorieën kunnen op dezelfde
wijze ook tegen elkaar gewogen
worden. Er kan bijvoorbeeld besloten
worden dat de inhoudelijke beoordeling
van een bestand, of het gebruik,
hetzelfde of anders beoordeeld moet
worden.
De gebruikte formules zijn eenvoudige
'als-dan' bepalingen, waarmee
de waarden vastgesteld worden. Deze
worden dan binnen een categorie
berekend en de tussenstand aan
gegeven. Elke categorie krijgt op deze
manier een onderling vergelijkbaar
kengetal. Deze kengetallen worden door
een factor gewogen en dan tot eind
conclusie opgeteld. Dit zorgt ervoor dat
een nieuwe weging of waardering altijd
plaats kan vinden zonder dat formules
veranderd hoeven worden. Pas als
er meer categorieën toegevoegd
worden, of bij andere keuzewaarden,
worden aanpassingen aan de tabellen
of formules noodzakelijk
Het toekennen van cijfers en hun
weging binnen de eerste categorie
(waarde) kon alleen gebaseerd worden
op kwalitatieve kennis over
de bestanden en ervaringen met
betrekking tot het gebruik. Hierdoor
waren de eerste invoerresultaten niet
erg betrouwbaar. Dat kwam niet door
de toegekende waarde van de archief
bestanden zelf, maar door de vertaling
van die waarde naar een cijfer in het
formulier, in verhouding tot andere
waarden. Door de invulbladen een
aantal maal door te lopen, waarbij
waarden en wegingen opnieuw
beoordeeld en waar nodig veranderd
werden, werden steeds beter verde
digbare uitkomsten gerealiseerd.
Wertic
keit
Benutzung
Zustand
Sortierung
laufende Nummer
Signatur
Bestandsbezeichnung
Erlauterungen zum
Bestand
inhaltliche Wertigkeit
rechtliche Wertigkeit
Zusammenfassung
Ersatzreprographie
vorhanden
wissenschaftliche
Benutzung
,r O)
iS o l
3) 1
5 E i
ÖlC
Politik und Verwaltung
Findmittel vorhanden
Zusammenfassung
Verfügbarkeit/ 1
Identifizierungsgrad
Fortschreitende
Schadensbilder
O)
ts
t
cc
verfügbare
Reinigungstechniken
ir
O)
a
Grad der Beschadigung
Lagermöglichkeit in
Asylarchiven
Zusammenfassung
Archivalienart
Finanzierung
Sach - und Personalhilfe
Ergebnis
Prioriteriungsmatrix. Deel van Blad 1: Master
24 2011 nummer 1
