- Materiële en personele hulp:
- personele hulp;
- materiële hulp;
- personele en materiële hulp.
De nieuwe matrix kon gebaseerd
worden op een database die al in 2006
in Keulen opgesteld was, waarin
gegevens opgenomen zijn over
signatuur, betekenis van het bestand,
herkomst ervan, opmerkingen over het
soort archiefstuk, over de bewaarplaats,
over de omvang in strekkende meters
en het aantal eenheden. Sindsdien
waren in deze database ook verwijzingen
naar de mogelijke inventarissen1
en duplicaatfilms opgenomen.
De inhoudelijke waarde2, de ontsluitings
graad3, de moeilijkheidsgraad van de
ontsluiting4 en de restauratie-behoefte5
werd weergegeven in cijfers. Dat een
dergelijke omvattende database - met
mathematische relaties tussen de
invoervelden - zeer waardevol is, was in
2006 al gebleken bij het vaststellen van
de toenmalige restauratiebehoefte.6
Opbouw van de matrix
Vervolgens werd genoteerd welk soort
archiefstukken (bijvoorbeeld akte,
gebonden deel, charter) het bestand
bevatte, omdat de verschillende soorten
materiaal7 specifieke behandelingen
vragen. De inhoudelijke waarde kon uit
het oudere archiefsysteem worden
gehaald.8
De inhoudelijke waarde vormde het
uitgangspunt van een eerste categorie
in het oude systeem. In de nieuwe
prioriteringsmatrix werd deze groep
uitgebreid met juridische waarde,
betekenis voor de verschillende
gebruikers9 en de na de instorting
mogelijke raadpleging.
Duplicaatverfilmingen of gedigitaliseerde
bestanden golden als raadpleegbaar.
Vervolgens werd aan zulke bestanden
een hoge negatieve waarde toegekend.
Als ze niet gedigitaliseerd of verfilmd
waren, kregen ze juist een hoge
positieve waarde.
De tweede categorie omvatte technische,
zakelijke en materiële voorwaarden voor
restauratie en de mate van urgentie.
Uitgangspunt was de aanname dat voor
alle ontsloten bestanden snelle
vooruitgang geboekt kon worden bij de
identificatie van enkele inventaris
eenheden, waardoor samenvoeging van
bestanden en digitalisering ervan
mogelijk werd.
Om het restauratieproces zo efficiënt
mogelijk vorm te geven zouden
de te behandelen bestanden daarom
zoveel mogelijk samengevoegd moeten
zijn. Absolute voorrang kregen objecten
met zich snel ontwikkelende schade.
Van prioritering naar een
functionele tabel
Het ingestorte Stadarchiv Köln (foto part. coll.).
Kenmerk 3:
- Financiering:
- kosten;
- derde geldstroom;
- eigen begroting.
Omdat elk soort archief een andere
restauratie behoeft, werd ieder bestand
met signatuur, naam, toelichting
op historische waarde, omvang
in strekkende meter en aantal
inventariseenheden geregistreerd.
Een derde categorie omvat ten slotte
de voor restauratie beschikbare
financiële en personele mogelijkheden.
Omdat giften, een derdengeldstroom
en de beschikbaarstelling van materiële
en personele middelen gericht werden
op de behandeling van enkele bestanden,
beperkt de matrix zich tot die bestanden
waarvoor alleen middelen uit de eigen
begroting en personele bezetting
beschikbaar zijn. Op aandringen van de
adviesraad werd daarom de cijfermatige
waardering van de drie financierings
mogelijkheden en de materiële c.q.
personele inzet ingevuld en vervolgens
als twee sorteringscriteria toegepast.
Door aan te sluiten bij de bestaande
database kon de toepassing voor
prioritering vrij gemakkelijk gerealiseerd
worden. Wel brachten de volgende
uitgangspunten hogere eisen aan het
systeem met zich mee:
- de waarden van de afzonderlijke
kenmerken moeten steeds
op eenvoudige wijze geactualiseerd
kunnen worden;
- omdat de weging pas gedurende
de invoer aan belang wint, moet zij
altijd aangepast kunnen worden;
- de invoer moet eenduidig zijn;
- een waardebepaling aan de hand van
verschillende gezichtspunten moet
altijd zonder veel moeite mogelijk
zijn.
Excell (2003), dat al gebruikt werd voor
de oudere database, voldoet aan deze
nummer 1 2011
23
