r
Onderzoeksbevindingen
Op basis van dit onderzoek kunnen we
geen algemene conclusies trekken over
de vraag of de routekaarten voor de
selectie, de BSD's, uiteindelijk ook
bieden wat zij beloven. Daarvoor was
het onderzoek, waarin slechts een klein
aantal inventarissen is betrokken, te
beperkt van omvang. Uit het onderzoek
rijst echter wel een beeld op van
de problematiek waarmee selecteurs
in het selectieproces te maken hebben.
In alle onderzochte inventarissen schort
het nodige aan de juistheid tussen de
archiefbeschrijving in de inventaris en
respectievelijk de selectiegrondslag aan
de ene kant en de aangetroffen stukken
aan de andere kant.
In alle onderzochte
inventarissen schort het nodige
aan de juistheid tussen de
archiefbeschrijving in de
inventaris en respectievelijk
de selectiegrondslag aan de
ene kant en de aangetroffen
stukken aan de andere kant.
Slot
door de balans tussen deze twee functies.
De resultaten van dit verkennende
onderzoek geven voldoende aanleiding
om dit onderzoek in het volgende
semester voort te zetten. Met de
resultaten van deze onderzoeken hopen
we een bijdrage te kunnen leveren aan
een betere afstemming tussen de
processen van waardering en selectie.
Noten
5 Inventaris van het archief van de
technische en fysische dienst landbouw
van het Ministerie van LNV, 1953-1995;
Inventaris van archieven van het
ministerie van Defensie (en de taak-
voorganger ministerie van Oorlog), deel
1 (1898) 1945-1996; Inventaris van het
archief van het Ministerie van Volks
gezondheid, Welzijn en Sport en taak-
voorgangers: Directie Verzetsdeelnemers,
Vervolgden en Burgeroorlogsgetroffenen,
1946-1999; Inventaris van het archief
van de Algemene Inspectie van het
Korps Rijkspolitie van het ministerie van
Justitie, 1945-1992.
de directe relatie tussen de omschrijving
van de handeling en de aangetroffen
documenten gekeken. Uiteraard kon
dit onderzoek slechts plaatsvinden
ten aanzien van de bewaard gebleven
archiefbestanddelen en niet met
betrekking tot het vernietigde materiaal.
De waarde van het onderzoek is alleen
al om die reden beperkt. Een tweede
beperking had te maken met de omvang
van het onderzoek. In totaal zijn vier
inventarissen onder de loep genomen.5
Op grond van het onderzochte materiaal
in de verschillende deelonderzoeken
stelden de onderzoekers vast dat in het
merendeel van de gevallen sprake is
van onvolkomenheden. De kwaliteits
verschillen tussen de onderzochte
inventarissen waren groot. In de
inventaris die het slechtst scoorde, was
in minder dan 10% van de onderzochte
gevallen sprake van volledige juistheid
tussen beschrijving in de inventaris, de
genoemde selectiegrondslag en de
aangetroffen documenten. In de
inventaris die het best scoorde was dit
in 45% van de onderzochte gevallen.
Opvallend is het aantal slordigheden in
de beschrijvingen ten opzichte van het
aangetroffen materiaal. In een groot
aantal gevallen kwam de datering in de
beschrijvingen niet overeen met het
aangetroffen materiaal (in een
deelonderzoek betrof dit maar liefst
35% van de onderzochte gevallen), of
had de beschrijving slechts betrekking
op een gedeelte van de aangetroffen
archiefstukken (20% van de onderzochte
gevallen). In alle deelonderzoeken werd
ook de slordige en vaak fragmentarische
opbouw van de geselecteerde bestand
delen genoemd. Dit valt met name op bij
series (bijvoorbeeld notulen of besluiten)
waar vaak grote hiaten in het aangetroffen
materiaal worden geconstateerd. De
tekortkomingen worden ernstiger als
ook de selectiegrondslag in de vorm van
de gewaardeerde handeling in de
analyse wordt betrokken. In een van
de deelonderzoeken bestond in meer
dan 10% van de onderzochte gevallen
geen relatie tussen de handeling die
de grondslag voor selectie vormde en
de aangetroffen documenten in de
omslag. In een ander deelonderzoek
werden grote vraagtekens gesteld bij
het gebruik van soms wel erg algemeen
geformuleerde handelingen. De soms
in zeer algemene bewoordingen
geformuleerde handelingen werden
frequent gebruikt, zonder dat altijd
duidelijk was of de geselecteerde
documenten wel onder het bereik van
de handeling vielen. In een van de
inventarissen was meer dan 40% van
de inventarisnummers op slechts twee
B-handelingen gebaseerd en werd van
sommige relevante B-handelingen geen
neerslag aangetroffen. Een algemeen
probleem dat in alle deelonderzoeken
werd geconstateerd, is het grote aantal
gevallen (in één deelonderzoek betrof
dit meer 80% van de onderzochte
situaties) waarin in de omslagen naast
relevante stukken ook allerlei stukken
werden aangetroffen die er op grond
van de handeling niet zouden moeten
zijn. Vaak ging het daarbij om archief
bescheiden die onder zogeheten
V-handelingen thuishoorden en op grond
daarvan vernietigd hadden moeten
worden.
Waardering en selectie zijn duidelijk
twee verschillende dingen. Dat is uit
dit verkennende onderzoek meer dan
duidelijk geworden. De kwaliteit van
waardering en selectie wordt bepaald
1 Aan dit onderzoekscollege hebben
deelgenomen: Frans van Eekelen, Sam
Hoefnagel, Anja Hansen en Nico Vriend.
2 Brian P.N. Beaven, '"But am I
getting my records?" Squaring the Circle
with Terms and Conditions Expressed in
Relation to Function and Activity',
Archival Science 5 (2005) 315-341. Deze
titel ontleende Beaven aan de wezenlijke
vraag die Ian Wilson, Librarian and
Archivist of Canada aan de managers
van de Government Records Appraisal
and Disposition Program stelde. Elders
stelde hij: "It is not enough for us simply
to do an appraisal and issue our authority
for transfer or disposal, we need equally
to ensure that the result is what we
intended. Our commitment is not to a
process but to the integrity of the official
record. Are we certain that we are
accomplishing what we set out to
accomplish?" Zie Beaven, 315.
3 Zie bijvoorbeeld de drie deel
rapportages van de Erfgoedinspectie
over het project wegwerken
achterstanden archieven.
4 Erfgoedinspectie, Inspectierapport
over het project wegwerken achter
standen archieven. Derde deelrapportage
(2009) 12.
Charles Jeurgens hoogleraar Archivistiek
aan de Universiteit van Leiden en
werkzaam bij het Nationaal Archief.
nummer 10 2010 45
