enbaarheid:
als je weet
waar ik ben zoek me dan
De bestuurlijke ambitie van de trans
parante overheid versterkt onze wens
om overheidsinformatie zo snel mogelijk
openbaar te maken. Niet in de laatste
plaats omdat wij met ons e-depot voor
het concern de digitale informatie van
de overheid, eerder dan de wettelijke 20
jaar, in beheer gaan nemen. Afhankelijk
van de formele afspraken kunnen
we informatie eerder aan de burger
beschikbaar stellen en een grote rol
spelen op het terrein van de e-partici-
patie. Maar eerst zal er bij diezelfde
overheid nog een en ander moeten
verbeteren in haar digitale informatie- en
archiefbeheer. De titel van dit stuk is wel
heel navrant: er zijn nog maar weinig
digitale informatiebestanden van de
overheid die de tand des tijds kunnen
doorstaan.
Op naar de voorkant
Noten
1 Archiefwet 1995, art. 15, lid 1.
2 Archiefwet 1995, art. 13, lid 1.
3 Theo Thomassen, 'Een korte
introductie in de archivistiek' in:
Margriet van Gorsel en Jacqueline Schuurman Hess
als je weet waar ik ben zoek me dan
bij de winden van morgen bij de grijsaards de kinderen
geen blinddoek zal het je verhinderen
bij afwezigheid mijn ziel te plunderen
de grijze vruchten van vlees en vrees
in een dwaalspoor weg te werpen
en je over niets meer te verwonderen
Dichter Lucebert weet als geen ander
het continuüm van de geschiedenis
te verwoorden aan de hand van het
doorgeven van informatie. Dit conti
nuüm is het best geborgd door het
uitgangspunt van openbaarheid, "geen
blinddoek zal het je verhinderen".
Het archiefwezen heeft de openbaarheid
en de toegankelijkheid van informatie
hoog in het vaandel staan. Uiteraard met
respect voor de beperkingen op grond
van de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer, het belang van de Staat
of zijn bondgenoten en het anderszins
voorkomen van onevenredige bevoor
deling of benadeling van betrokken
natuurlijke personen of rechtspersonen,
dan wel van derden.1 In onze gemeente
(Rotterdam) betekent dit dat aan
de openbaarheid van overheidsinformatie
tijdelijke beperkingen worden gesteld
op grond van bescherming van
de persoonlijke levenssfeer. Bij parti
culiere archieven proberen wij de beper
kingen aan de openbaarheid zoveel
mogelijk te minimaliseren, maar ook dan
houden wij oog voor de bovengenoemde
gronden. Dit neemt niet weg dat beper
kingen op de openbaarheid burgers
verhinderen alle informatie direct ter
inzage te krijgen en daar zijn wij geen
voorstander van. Liever nemen wij
te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar
over zonder beperkingen. Eerder mag
ook, wanneer de archiefinstelling vindt
dat er voldoende aanleiding hiervoor
bestaat.2
want vanwaar ik ben gegaan en aangekomen
zal ook jij zijn agiel haast aalachtig
en we vloeien samen de rijke en de arme
de scherprechter en de gehangene
de engel en de ongenode gast
naar bed gaan zij beiden lichtschuw
de buit in de vuist
In Rotterdam gaan we beter anticiperen
op de toekomst, zowel in vindbaarheid
en leesbaarheid van informatie als
in snelle openbaarheid. We gaan,
gezamenlijk met de archiefvormer,
bepalen wat er aan informatie moet zijn
en wat deze informatie 'waard' is.
Op basis daarvan stellen we de inrichting
en het beheer van de informatiehuis
houding vast, "en we vloeien samen
de rijke en de arme". Op naar de voor
kant van het werkproces! We grijpen
terug op de definitie van Theo Thomassen:
"archief is procesgebonden informatie".3
Daar waar de processen worden bepaald,
de bijbehorende informatie wordt
benoemd en de systemen worden
ingericht. Wij gaan de digitale overheids
informatie beheren, zodat de duurzame
toegankelijkheid een kans krijgt. En als
wij onze zin krijgen, dan heeft dat ook
grote gevolgen voor sneller gebruik van
overheidsinformatie door de generaties
en kussen elkaar dood weer tot leven
eeuwig de tijd in het oor de klok van het oor
in schulden gedompeld in kussens gesmoord
maar waar ik in het tikken stik adem jij in mij voort
Lucebert
PJ. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M.
Thomassen (red.), Naar een nieuw
paradigma in de archivistiek
(Den Haag 1999) 11-12.
Jacqueline Schuurman Hess inspecteur
Gemeentearchief Rotterdam.
Margriet van Gorsel programmamanager
concern records management Gemeente
archief Rotterdam.
nummer 10 2010
25
